Konkrete Tipps und Tricks zum erstellen eines kanzleiweit einheitlichen Workflows zum Umgang mit Akten: Gerade im Trubel von Kanzleien ist es wichtig, stets den Überblick zu behalten. Hierzu zählen Fristen, Arbeitsabläufe, das Delegieren von Aufgaben und das parallele Bearbeiten von mehreren Mandaten zugleich. Dank moderner Technik können heute Akten problemlos von einem Anwalt zum anderen Anwalt oder auch sonst beliebig umhergeschoben werden – die digitale Akte bietet mit diesen Tricks die Vorlage für ein einheitliches System, sodass mehrere Menschen an einer Akte arbeiten können und sich stets zurecht finden. Das spart lästiges Blättern und viel Zeit, die mit der eigentlichen juristischen Arbeit verbracht werden kann, anstatt sich um Fristen zu kümmern. Der Schritt von Papier zu digital ist dabei vor allem einer im Kopf – die eigentliche Übertragung in die digitale Akte ist simpel und die Arbeit mit ihr ist intuitiv.
1. Anlegen der Akte
Der erste Schritt ist selbstverständlich und doch gibt es hier schon einige Dinge zu beachten. Zunächst sollte es das klare Ziel jeder Kanzlei sein, ihre Akten digital zu führen. Die Vorteile werden im späteren Verlauf des Aktenmanagements deutlich. Heutzutage noch Papierakten anzulegen ist zwar noch immer verbreitet, doch verpasst eine Kanzlei damit den Effizienz-Boost, den es mittlerweile schon in allen anderen Branchen-Digitalisierungen gegeben hat. Oftmals scheint der Umstieg schwer und unnötig, sodass doch wieder zur gewohnten Papier-Akte gegriffen wird.
2. Der Aufbau der Akte
Unabhängig davon, ob die Akte bereits digital oder noch analog angelegt wird – sie sollte stets dem gleichen Muster folgen. Meist entwickeln sich diese Muster im Laufe der Zeit ohnehin und sie bringen den großen Vorteil mit sich, dass durch die Einheitlichkeit jeder Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt sich in jeder Akte zurechtfinden kann. Daher sollten die Anwälte sich zu Beginn zusammensetzen und ihre Aktenmuster vergleichen. Sobald sich auf eine Vorlage geeinigt wurde muss diese unbedingt eingehalten werden.
3. Aufgaben delegieren
Beim Bearbeiten einer Akte ist selten nur eine Person alleine beteiligt. Für das Mandat müssen Termine vereinbart werden, die Korrespondenz mit dem Gericht, dem Mandant und etwaigen weiteren Beschäftigten steht an und es müssen allgemeine organisatorische Aufgaben erfüllt werden. Die Arbeitszeit des Anwalts sollte sich hierbei wohl meist auf die eigentlich juristische Tätigkeit fokussieren, sodass er parallel nebeneinander mehrere Mandate betreuen kann. Das Delegieren bei einer E-Akte ist sehr komfortabel, da hier in die Akte genaue Markierungen und Kommentare erstellt werden könne. Das oben beschriebene einheitliche System erlaubt einen unkomplizierten Wechsel des Bearbeiters ohne Übergabe-Gespräche. Die Aufgaben werden zudem übersichtlich aufgelistet und alle an der Akte Arbeitenden behalten den Überblick, wer wann was zu erledigen hat.
4. Fristen nicht verpassen
Nichts ist ärgerlicher, als wenn eigentlich problemlos einzuhaltende Fristen verpasst werden, weil sie aus den Augen verloren werden. Oftmals wird vergessen, wer denn gerade für welchen Schritt zuständig ist und in dem Chaos wird auch die Frist nicht beachtet. Durch klare Zuweisungen, die jeweils abgehakt und für alle sichtbar sind, passiert dies nicht mehr. Dennoch sollte stets auf Fristen aufgepasst werden, denn besonders in stressigen Phasen, wo die Arbeit am besten laufen muss, geraten sie gerne in Vergessenheit. Doch auch speziell für Fristen gibt es bei der digitalen Akte eine Funktion: Sie lassen sich automatisch einstellen und sobald das Datum zu nah rückt und die Aufgabe bzw. das Mandat noch nicht abgeschlossen ist, gibt es eine Erinnerung. Zudem lassen sich alle Fristen in einer Übersicht im Auge behalten, was zum nächsten Schritt führt.
5. Leitungsmanagement der verschiedenen Mandate & Akten
Um Fehler zu vermeiden, aber auch um die Wirtschaftlichkeit von Mandaten im Blick zu behalten lohnt es sich, in regelmäßigen Abständen das gesamte Kanzleigeschehen aus der Vogelperspektive zu betrachten. Bei papiergeführten Kanzleien bedeutet dies wohl, dass eine Person etwa zur Feierabendszeit herumläuft und sich von den Mitarbeitern auf den neuesten Stand bringen lässt, bzw. die Akten durchliest. Am besten wäre es natürlich, wenn alle Mitarbeiter diesen Stand hätten und hierbei kann ein morgendliches Meeting helfen. Der gemeinsame Start in den Tag versetzt alle in die Lage, die aktuellen Verläufe der Akten zu kennen und so Ressourcen, Fragen und Anliegen passend zuzuordnen.
6. Kommunikation
Die Kommunikation mit Mandanten wird heutzutage immer digitaler und mit dem BEA zeigt auch die Justiz, dass sie dies so möchte. Dies sollte auch bei papiergeführten Kanzleien so gehandhabt werden, auch wenn das einen zusätzlichen Aufwand bedeutet. Andersherum gibt es immer noch Dokumente, die in Papierform notwendig sind und deshalb ist ein simpler, automatischer und schneller Scanprozess wie bei Legalvisio wichtig, bis irgendwann vielleicht die gesamte Kommunikation digital abläuft.
Die zahlreichen Korrespondenzen mit Mandanten, Gerichten und Dritten sollte stets in der Akte festgehalten werden. Während bei der digitalen Akte sogar E-Mails direkt in die Akte möglich sind heißt das natürlich einen gewissen Aufwand bei Papierakten. Die sorgfältige Pflege von Akten lohnt sich jedoch für die spätere Nachbereitung, Verwirrungen aufzuklären oder als Gedächtnisstütze und Entlastung.
7. Aufbewahrung der Akten
Die dementsprechend umfangreichen Akten müssen aber ja auch irgendwo verstaut werden. Die Unterbringung aktueller sowie abgeschlossener Akten sollte dabei ebenso einem festen Muster folgen wie die Akten selbst. Papierberge oder unübersichtliche Stapel in Schränken bergen die Gefahr, in einigen Monaten viel Zeit zu verschwenden, wenn auf Informationen aus erledigten Mandaten zurückgegriffen werden muss. Eine sichere Verwahrung ist zudem nicht nur aus Datenschutz-Gründen sinnvoll sondern auch für das Vertrauen der Kunden, um deren sensible Daten es sich handelt.
8. Routine-Arbeiten beschleunigen
Bei der Arbeit mit Mandaten gibt es stets sich wiederholende Aufgaben. Dabei kann es sich um routinemäßig zu verschickende Anschreiben handeln oder aber um stets ähnliche Schriftsätze oder E-Mails. Hier kann enorm viel Zeit gespart werden, wenn stets das gleiche Muster benutzt wird. Zudem ergibt sich hier erneut der Vorteil, dass die Einheitlichkeit in der Kanzlei die Zusammenarbeit stark vereinfacht. Bei eindeutigen Akten können die entsprechenden Muster-Formulare bereits beim Erstellen hinzugelegt werden, sodass später Zeit gespart wird. Die E-Akte bietet die Möglichkeit, automatisch etwa Zahlungserinnerungen oder andere Anschreiben zu versenden, sodass sich hierum nicht mehr gekümmert werden muss. Auch sind Muster und Vorlagen für die typischen Schreiben hinterlegt und direkt bereit zur Verwendung.
