Die Digitalisierung betrifft heutzutage fast alle Branchen sowie Lebensbereiche, und damit natürlich auch Rechtsanwälte mit ihren Kanzleien. Eine der wichtigen Fragen bei der Umstrukturierung in das digitale Zeitalter ist, an welcher Stelle die wertvollen Daten gespeichert werden sollen: In der Cloud oder auf eigenen Servern? Welche Alternative sicherer und schneller, technisch weniger aufwändig und kostengünstiger ist, erklären wir in diesem Beitrag.
Der grundlegende Unterschied zwischen der Cloud und eigenen Servern liegt in dem Ort der gespeicherten Daten. Daten in der Cloud sind von einem Datencenter-Anbieter gemietet und die Daten sind dementsprechend über das Internet abrufbar. Eigene Server, auch „Inhouse-Server“ genannt, sind in den Kanzleiräumen oder deren Nähe untergebracht. Auf die Daten zugegriffen werden kann über das eigene Netzwerk.
Was ist sicherer und schneller?
Die Verantwortlichkeit für die jeweiligen Server ist ein wichtiger Faktor bei der Beurteilung der Sicherheit, weil sich daraus auf die jeweiligen Sicherheitsstandards schließen lässt. Bei der Cloud-Lösung ist der Anbieter verantwortlich. Wird auf einen durchschnittlich seriösen Anbieter gesetzt, so sind die Standards hoch und werden immer wieder durch externe Fachkräfte nachgeprüft. So sind Cloud-Anbieter grundsätzlich weniger angreifbar. Sie fahren den sogenannten Zero-Trust-Ansatz. Nutzer müssen sich dafür regelmäßig zuerst identifizieren, bevor sie sich einloggen können. Der Login gibt dann nur Zugriff auf die jeweils benötigten Dateien, wodurch Hacker allein die auf den jeweiligen Nutzer limitierten Dateien erhaschen können. Seriöse Cloudanbieter wie Amazon Web Service, Google Cloud oder Microsoft Azure weisen einen gewissen Grundstock an Sicherheitsvorkehrungen wie Klima- und Brandschutzanlagen, Zugangskontrollen, Notstromversorgungen und entsprechende Backups auf.
Vor Ort gehostete Systeme werden oft durch einen einzelnen Login für Mitarbeiter oder auch Hackerangrifffe freigegeben. Bei eigenen Servern muss die Kanzlei also eine individuelle Sicherheitslösung finden. Diese Lösung kann unter Umständen weniger anfällig sein als die von Cloud-Servern, jedoch muss der Grundstock erst einmal selbst aufgebaut werden. Außerdem sind am besten Fachleute im eigenen Haus, die notfalls direkt ansprechbar sind. Wenn es zu einem Systemausfall kommt, so ist die Cloudlösung im Durchschnitt zuverlässiger. Denn die Cloud-Anbieter haben bereits viel Erfahrung, Notstromaggregate und Backups parat, welche ein souveränes Krisenmanagement mit sofortiger Intervention erlauben. Die zentrale Lösung von Problemen macht die Cloud bei Ausfällen wesentlich effizienter.
Was die Geschwindigkeit anbelangt, so könnte man denken, dass mit eigenen Servern schneller gearbeitet werden kann wegen der kürzeren Wege hin zum Server. Jedoch gilt das nur für Anbieter, bei denen es gerade nicht um die Speicherung und Verarbeitung großer Datenmengen geht. So bielspielsweise die sogenannten personal clouds, auf denen Daten von einzelnen Individuen gespeichert werden. Unter den Business-Cloud-Anbietern liegen die Unterschiede heutzutage nur noch im Millisekunden-Bereich. Etwas weiter gedacht ermöglichen Cloud-Lösungen sogar ein schnelleres, da effizienteres Arbeiten. Denn auf die Daten kann von überall zugegriffen werden und es wird kein mit den lokalen Servern synchronisiertes System oder Fernwartungstool eingesetzt werden müssen, wie das bei Inhouse-Servern im Falle des Homeoffice ist.
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Was erzeugt geringeren technischen Aufwand?
Die Implementierung der internen Daten in Cloud-Server ist schnell möglich. Wichtig ist eine ausreichende Internetverbindung, die anfängliche Festsetzung über den benötigten Speicherplatz kann jedoch auch über die Zeit noch angepasst werden. Bezüglich der Setups gibt es bei Cloud-Servern lediglich einen kleinen Handlungsspielraum. Veränderungen im genutzten Speicherplatz sind schnell möglich, andere Konfiguationen sind je nach Datencenter-Anbieter jedoch bereits vorgegeben und damit nicht veränderlich. Die Cloudlösung bietet jedoch den technischen Vorteil, dass die Anbieter sich um jegliche Upgrades und andere Sicherheitsthemen kümmern. Inhouse-Server dagegen können je nach Belieben konfiguriert werden, ihre Installation dauert natürlich wegen der Planung, des Einbauens und Einstellens auf die jeweiligen Anforderungen des Unternehmens wesentlich länger. Auch werden eigene Fachleute im Haus benötigt, die sich u.A. um die Installatino der neusten Upgrades kümmern können. Bei der Anschaffung ist es wichtig, sich der Dimension des zukünftig benötigten Speicherplatzes bewusst zu sein, um ggf. die Möglichkeit offen zu halten, den eigenen Server später auszubauen, was eine gewisse planerische Inflexibilität mit sich bringt.
Was ist kostengünstiger?
Wird die Cloud genutzt, so sind die Kosten vorher kalkulierbar, denn es wird zumeist nach Speicherplatz, Leistung und Anzahl der User bezahlt. Zu Beginn sind die Kosten daher meist sehr überschaubar. Auch der Grundstock muss nicht selbst finanziert werden. Jedoch wachsen die Kosten mit der Zeit durch steigende Nutzung an. Bei eigenen Servern sind die Kosten zu Beginn sehr hoch wegen der Anschaffungskosten. Langfristig müssen natürlich die Betriebs- und Instandhaltungskosten eingeplant werden, was vor der Anschaffung beispielsweise durch erhöhte Strompreise nicht zuverlässig kalkulierbar ist
Welche Lösung ist für Kanzleien besser geeignet?
Was ist sicherer und schneller? Die Sicherheitsstandards und das Krisenmanagement bei Cloud-Anbietern ist bei eigenen Servern kaum zu übertreffen. Durch die hohe Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit hängen Cloud-Anbieter von der Arbeitsgeschwindigkeit nur minimal hinterher.
Was erzeugt geringeren technischen Aufwand? Auch hier schneidet die Cloud besser ab, weil der technische Aufwand sozusagen outgesourct wird. Leidglich der geringe Konfigurationsspielraum kann als Nachteil gesehen werden.
Was ist kostengünstiger? Langfristig gesehen halten sich die Alternativen wohl die Waage. Denn wachsen die Kosten bei Cloud-Anbietern relativ zum genutzten Speicherplatz, so müssen die Betriebs- und Instandhaltungskosten bei eigenen Servern mit einberechnet werden.
Unser Fazit: Die Cloudlösung ist vor allem mit Blick auf die Zukunft die bessere Wahl. Dafür sprechen Flexibilität, Zuverlässigkeit, Sicherheit, Unabhängigkeit, Kalkulierbarkeit und Schnelligkeit der Technologie.
