Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten sowie Homeoffice sind nicht nur in der Privatwirtschaft längst verbreitet, sondern mittlerweile auch in deutsche Behörden vorgedrungen. Die damit verknüpfte Optimierung des Berufsalltags, sowohl aus Arbeitnehmer als auch aus Sicht der Arbeitgeber, hängt zwangsläufig mit der digitalen Transformation der analogen Arbeitsweisen zusammen.
Der Anwaltsberuf gehört mit Sicherheit zu denjenigen Berufen bei denen die Umstellung nicht unaufwändig, aber zugleich von enormen Nutzen sein kann. Doch wieso ist noch immer so viel Papier und Fax in Kanzleien verbreitet? Und wie gelingt der Umstieg einfach, bequem und neben dem Tagesgeschäft? Hier die Tipps der Digitalisierungsexperten!
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1. Auf einen Blick
• Für die digitale Transformation in der Kanzlei braucht es keine außergewöhnliche technische Ausstattung
• Eine grundlegende technische Infrastruktur mit einem geeigneten Scanner bilden das Fundament für die papierlose Kanzlei
• Flexibilität, Effizienzsteigerungen und Datensicherheit sind nur beispielhaft für den Mehrwert, den die digitale Kanzleiführung mit sich bringen kann
• Dennoch: Digitalisierung ist kein automatischer Erfolgsgarant. Implementierung und Wartung sowie eine Umgewöhnungszeit sollten nicht außer Acht gelassen werden
2. Wie beginne ich mit der Umstellung?
Aller Anfang ist schwer. Das gilt besonders für die Entscheidung zur Umstellung auf die papierlose Kanzlei. Wichtig ist zunächst vor allem die Organisation. Die digitale Akte muss zweifelsfrei Vorrang gegenüber dem analogen Vorgänger haben. Für sowohl externe als auch interne Kommunikation der Kanzlei darf die Papierform keine Option mehr darstellen. Das ist im Anwaltsberuf selbstverständlich nicht in allen Bereichen ohne Weiteres möglich. Vollmachten und Mandantschaften müssen bei einseitigen Erklärungen im Original vorgelegt werden können und daher im Original archiviert werden. Auch kann es vorkommen, dass der Mandant den analogen Schriftverkehr ausdrücklich wünscht. Gleichwohl können die Vorgänge, bei denen tatsächlich noch Papier benötigt wird, auf ein Minimum reduziert werden, sodass der grundlegenden Umstellung nichts mehr im Wege steht.
3. Welche technischen Voraussetzungen benötige ich?
Die weit verbreitete Vorstellung, die digitale Transformation in der Kanzlei erfordere eine außergewöhnliche technische Ausstattung ist Humbug. Die Kernelemente für digitale Kommunikation sind eine ausreichende Internetverbindung, eine Firewall mitsamt VPN-Zugang und eine Diktiersoftware. Darüber hinaus empfiehlt es sich selbstverständlich eine geeignete Kommunikationssoftware für den internen Kanzleiaustausch (hier eignen sich beispielsweise Slack oder Asana) zu nutzen.
Des Weiteren ist eine geeigneter Scanner von enormem Mehrwert. Eine moderne Scan-Einheit mit automatisiertem Dokumenteneinzug (ADF) und doppelseitiger Scan-Funktion der Formate PDF und JPEG ermöglicht die zügige und lückenlose Dokumentenerfassung. Dazu erlauben OCR-Programme, das eingescannte Dokument in eine Texterkennungssoftware einzufügen und somit abgespeicherte Dokumente nach Schlagworten zu durchsuchen.
4. Das sind die Vorteile der papierlosen Kanzlei
Die Verknüpfung verschiedenartiger Dateien und Informationen beinhaltet gleich zweierlei Vorteile: Zum einen ermöglicht die digitale Akte das Zusammenfügen unterschiedlicher Dateien, wie Videos, Bilder oder Audios. Relevante Informationen bestehen längst nicht mehr bloß aus geschriebenem Text, sondern aus unterschiedlichen Multimediadateien. Zum anderen erspart die Dokumentenverknüpfung eine Menge Zeit. So können beispielsweise einzelne Elemente der Klagezustellung, wie Klageschrift, Anlagen und Zustellungsschreiben miteinander verlinkt werden.
Wenn die Corona-Pandemie uns eines gelehrt hat, dann ist es, dass die Möglichkeit des orts- und zeitunabhängigen Arbeitens von enormer Wichtigkeit ist. Mit der papierlosen Kanzlei sind die Mitarbeiter nicht daran gebunden, zu festen Zeiten vor Ort im Büro zu sitzen. Die papierlose Kanzlei ermöglicht das weltweit verstreute Arbeiten, vom Sekretariat bis hin zu den Anwälten, egal ob als Angestellter oder als Freiberufler.
OCR ermöglicht die Volltextsuche in sämtlichen eingescannten Schriftstücken. Das stundenlange durchforsten von Akten nach der gesuchten Stelle wird damit hinfällig.
Die digitalisierten Inhalte ermöglichen überdies eine zielgerichtete Auswertung relevanter Kanzleidaten. Ob Wirtschaftlichkeit einzelner Mandate oder interner Wissenstransfer, die Papierlosigkeit hilft bei der Automatisierung und Systematisierung.
Nicht zuletzt spielt Datensicherheit eine zentrale Rolle bei der papierlosen Kanzlei. Speicherplatz ist günstig und die digitale Aktenführung mittels cloudbasierter Anwaltssoftware ermöglicht den sicheren Datenzugriff von überall und mit jedem Endgerät. Davon können Nutzer der analogen Akte nur träumen.
5. Hier tauchen noch immer Probleme auf
- Umstellung: Für die Meisten wir die Umstellung auf das papierlose Arbeiten eine gewisse Eingewöhnungszeit benötigen. Das händische Lesen und Blättern in der Akte fällt weg und die Bearbeitung von Schriftsätzen durch Anmerkungen und Unterstreichungen muss auf dem jeweiligen Endgerät erlernt werden.
- Implementierung und Wartung: Auch sind die Kosten und der Aufwand im Zusammenhang mit der Implementierung der Technik nicht zu unterschätzen. Für die Wartung ist eine externe IT-Beratung notwendig, sofern die Kanzlei nicht über eine eigene IT-Abteilung verfügt. Wird die Technik sinnvoll eingesetzt, amortisieren sich die Kosten jedoch in der Regel nach kürzester Zeit.
- Digitalisierung ≠ automatischer Erfolg: Dem Trugschluss, dass das digitale Arbeiten automatisch zum Erfolg führt, unterliegen viele Kollegen. Technologie kann einen erheblichen Beitrag zum Kanzleierfolg beitragen, allerdings nur, wenn sie zielgerichtet und sinnvoll eingesetzt wird. Ohne die richtige Organisation und Pflege der technischen Hilfsmittel ist die Digitalisierung zweifelsohne kein bedingungsloser Erfolgsgarant.
6. Fazit
Der schwierigste Schritt bei der Umstellung auf die papierlose Kanzlei ist die anfängliche Überwindung. Sind einmal die alten Glaubenssätze „Ich kann nur auf echtem Papier lesen“ oder „die Umstellung kostet mich ein Vermögen“ über Bord geworfen, überwiegen in der Regel die Vorzüge des digitalen Arbeitens. Der Wertzuwachs durch die Verknüpfung von Dateien, Volltextsuche oder remote work sind so signifikant, dass sie gegenüber den Implementierungs- und Wartungskosten prävalieren. Das digitale Arbeiten kommt damit nicht nur deiner Kanzlei zugute, sondern auch den Mandanten, die heutzutage überwiegend digital kommunizieren.
