Vom Aufsetzen eines Vertrages bis hin zur postalischen Versendung vergeht oft eine Menge Zeit und Aufwand. Noch immer verschicken 60 % der Unternehmen und Organisationen ihre Verträge in Papierform. Um sich, die zum Teil aufwändigen und lästigen Arbeitsschritte zu sparen, haben bereits unterschiedliche Start-Ups digitale Vertragsmanagement-Tools erstellt und somit überflüssigem Papierkram den Kampf angesagt. Doch werden die Unternehmen den Kampf gegen das Papier gewinnen oder ist die herkömmliche Methode des Vertragsmanagement ihren Aufwand wert?
Was bedeutet digitales Vertragsmanagement?
Digitales Vertragsmanagement ermöglicht es, mittels Cloud- und KI-Software die analogen Methoden des Vertragsmanagements zu überwinden. Dabei umfasst der Digitalisierungsprozess sämtliche Phasen des Vertragslebenszyklus, von der Vertragserstellung, bis hin zur Vertragsänderung und -archivierung. Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass Abläufe in erhöhter Prozessgeschwindigkeit und lückenklos nachvollziehbar erfolgen können.
1. Durch Cloud-Software zu mehr Unabhängigkeit
Moderne Vertragsmanagement-Systeme arbeiten cloudbasiert, das heißt Unterlagen werden zentral und passwortgeschützt in einem Datenraum abgelegt. Der Speicherraum der Cloud ermöglicht es allen intern und extern Befugten unabhängig von Ort, Zeit oder des verwendeten Endgeräts auf die Daten zuzugreifen. Darüber hinaus erfasst die Software sämtliche Änderungen, Kommentare oder Ähnliches und ermöglicht es so, jederzeit kollaborativ an den Dokumenten zu arbeiten. Durch die zentrale Speicherung auf der Cloud erübrigt sich zudem die Horrorvorstellung, dass der Vertrag einmal gänzlich abhandenkommt.
Die Cloud als Speichermedium hat sich in der privaten Wirtschaft und selbst in der Verwaltung so bewährt, dass es etwa für Kanzleien auch besondere Modelle gibt, die an die Sensibilität der Daten angepasst sind. Die Angst vor einem Hacker-Angriff ist sehr verständlich, sollte aber gerade bei der Entscheidung hin zur Cloud helfen: Während es kleine und mittelständische Kanzleien einfach nicht leisten können, zeit- und investitionstechnisch stets auf dem aktuellen Stand der Cybersicherheit zu bleiben, wird dies bei externen Anbietern gewährleistet.
2. Fristenmanagement, Sortierung und Überblick
Auch die Vorstellung einer Fristversäumnis treibt vielen Anwälten den Angstschweiß auf die Stirn. Wenn es schlecht läuft, war die ganze Arbeit umsonst. Digitales Vertragsmanagement hilft dabei sämtliche Fristen im Überblick zu haben. Ein gutes Vertragsmanagement System ermöglicht es, Fristentermine bei Vertragserfassung automatisiert (durch KI) zu erfassen und auszuwerten und daraufhin strukturiert in einem Fristenkalender aufzulisten. Sollte das nicht reichen, können Erinnerungs-Emails oder Push-Benachrichtigungen eine doppelte Absicherung für das Einhalten von Fristen sein.
Gleichzeitig bringt die digitale Aufbewahrung viel Bequemlichkeit bei der Suche nach bestimmten Informationen mit sich. Durchsuchen Sie einfach alle digitalen Akten nach einem Key-Word, lassen sich ihre Mandate nach bestimmten Kriterien sortieren oder lassen sich bei der automatisierten Abrechnung helfen! Lästige Büro(kratie)-Aufgaben gibt wohl jeder Anwalt gern ab. Und die Software arbeitet Tag und Nacht, ohne krank zu werden.
3. Rechtliche Herausforderungen
Trotz der signifikanten Vorteile, die digitales Vertragsmanagement mit sich bringen kann gilt es einige rechtliche Hürden zu beachten. Die, durch das Vertragsmanagement-Tool ermöglichten, digitalen Signaturen sind einerseits eine großartige Möglichkeit, um Zeit zu sparen, andererseits gibt es hohe Anforderungen an sie. Die digitale Unterschrift muss eindeutig, fälschungssicher und überprüfbar sein, um juristischen Bestand haben zu können. Unterschieden wird deswegen zwischen einfacher (EES), fortgeschrittener (FES) und qualifizierter elektronischer Signatur (QES). Um den vertragsrechtlichen Anforderungen der europäischen Union zu genügen (eIDAS-Verordnung) muss der Standard der QES Signatur eingehalten werden. (Mehr zur digitalen Unterschrift in Kanzleien gibt’s hier!)
Ebenfalls muss beim digitalen Vertragsmanagement dem Anwendungsbereich der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Rechnung getragen werden. Hierbei sind insbesondere Datensicherheit und -transparenz sowie Zweckgebundenheit der Daten wichtige Aspekte, die es bei der Verarbeitung zu beachten gilt.
Nicht zuletzt spielen die Verwaltungsanweisungen des Bundesfinanzministeriums eine zu beachtende Rolle. Konkreter gesagt sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einzuhalten. Nach den Grundsätzen, die ebenfalls den Schutz personenbezogener Daten verfolgen, müssen sämtliche Informationen, die einen Vertrag betreffen, nachvollziehbar, unveränderbar, verfügbar und elektronisch lesbar archiviert werden.
Fazit
Bei den modernen Herausforderungen einer Kanzlei oder eines Unternehmens stoßen herkömmliche, analoge Arbeitsmethoden immer häufiger an ihre Grenzen. Die Digitalisierung im Bereich des Vertragsmanagement sorgt für erhöhte Produktivität, schafft Transparenz und ermöglicht kollaboratives Arbeiten. Sind die datenschutzrechtlichen Hürden einmal überwunden steht dem automatisierten Workflow und der ressourcenschonenden Papierlosigkeit des Arbeitens nichts mehr im Weg. Unsere Prognose lautet daher: Digitales Vertragsmanagement wird mittel- und langfristig den Kampf gegen den Papierkram gewinnen. Und das klingt doch nach einem angenehmen Arbeitsalltag, oder?
