Papierkram, analoge Kalender und Fax – auch heute noch kennen viele Anwälte das aus ihrem Alltag. Doch die Digitalisierung macht vor Kanzleien keinen Halt. Im Gegenteil: Der „digitale Anwalt“ ist der Anwalt von morgen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie die Digitalisierung der Kanzlei funktioniert und warum sie so wichtig ist.
Gerade in Kanzleien müssen die Kommunikation und die Datenverarbeitung reibungslos funktionieren. Doch ob man möchte oder nicht: Viele Unterlagen, Aufträge und Schreiben sind immer noch auf Papier. Bis sich das Gerichtswesen dahingehend vollständig geändert hat, wird es noch eine Weile dauern. Doch die eigene Kanzlei lässt sich trotzdem schon digitalisieren.
Wer ein digitaler Anwalt werden will, dem geht es meist um Effizienz und eine bessere Zusammenarbeit. Kein Wunder: Sind alle wichtigen Unterlagen, Termine und Fristen digital gespeichert, haben Anwälte wie Mitarbeiter von überall aus auf die Dokumente Zugriff. Das macht die Arbeit schneller, bequemer und effektiver. Darüber hinaus erleichtert die Digitalisierung die Zusammenarbeit der Anwälte und macht es möglich, Aufgaben und Fälle zu erledigen, ohne den Überblick zu verlieren.
Im ersten Schritt der Digitalisierung der Kanzlei sollten Sie den Status quo bestimmen: Wo stehen Sie überhaupt? Welche Anforderungen haben Sie an sich? Erledigen Sie bestimmte Arbeiten bereits digital? Gerade für die Standardisierung von Tätigkeiten, die besonders zeitintensiv sind, ist die Digitalisierung einer Kanzlei ideal. Wer will schon lange in Akten nach Telefonnummern und Daten schauen, wenn dies ganz einfach am Smartphone oder Laptop möglich wäre?
Egal ob Großkanzlei oder Einzelanwalt – die vollständige Digitalisierung der Kanzlei ist nur eine Frage der Zeit und auf lange Sicht unabdingbar. Statt sich jedoch nun etliche Programmierer ins Haus zu holen, lohnt sich ein Blick auf den Softwaremarkt. Anwaltssoftware und Kanzleimanagement Systeme können die Digitalisierung von Kanzleien erheblich beschleunigen und vereinfachen.
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1. Schritt: Status quo Ihrer Kanzlei analysieren
In jedem Digitalisierungsschritt ist es wichtig, Ihr gesamtes Team mit einzubinden. Daher besprechen Sie als Kanzlei, welche Tätigkeiten bereits jetzt recht viel Zeit beanspruchen, jedoch sehr wiederholend sind. Klären Sie ab, welche Aufgaben aktuell von Anwälten erledigt werden, die eventuell automatisiert oder von anderen Mitarbeitern übernommen werden können. Überprüfen Sie Ihre internen Arbeitsabläufe: Wo kann Zeit effektiver genutzt werden?
Neben internen Prozessen sollten Sie auch abklären, ob es externe Aufgaben gibt, die digital und automatisch ablaufen könnten. Verschicken Sie regelmäßig Updates an Ihre Mandanten? Leiten Sie wichtige Infos an Ihre Mandanten weiter? Kommunikation intern wie auch extern kann mithilfe digitaler Prozesse zeitsparend ablaufen – so dass Sie sich auf die Lösung wichtiger Mandatsfälle konzentrieren können, und nicht ewig mit der Kommunikation beschäftigt sein müssen.
2. Schritt: Grundbasis für den digitalen Anwalt schaffen
Nachdem Sie mit Ihrem Team abgeklärt haben, wie es in Ihrer Kanzlei aktuell aussieht, können Sie das Grundgerüst für eine digitale Kanzlei schaffen. Klären Sie intern ab, welche Tools Sie bereits nutzen, um darauf aufbauen zu können. Es kann sinnvoll sein, bestehende Tools durch eine neue Kanzlei-Software zu ersetzen. Daher ist es wichtig zu wissen, was Sie in Ihrer Kanzlei aktuell nutzen und in welchem Umfang, um dann einen nahtlosen Übergang zu schaffen.
Integrieren Sie stetig Ihre Mitarbeiter – denn ohne die Unterstützung und Umsetzung des Teams kann eine digitale Kanzlei nicht funktionieren. Arbeiten Sie als Team zusammen: Nutzen Sie den Digitalisierungsprozess der Kanzlei um gemeinsam Aufgaben, wie beispielsweise das Einscannen aller Mandantenakten, als eine Kanzleieinheit umzusetzen. Besprechen Sie, welche Tätigkeiten Sie schlussendlich digitalisieren möchten – und welche weiterhin so umgesetzt werden, wie aktuell bereits getan.
Fazit: Einfach mal ausprobieren!
Wer jetzt denkt, dass für diese Vorteile erhebliche Installationskosten auf ihn zukommen, der irrt. Legalvisio ist mit wenigen Klicks installiert und braucht dank cloudbasierter Lösungen keine bestimmte Hardware oder Software. Auch die Handhabung des Systems ist einfach. Quasi jeder Mitarbeiter kann sich leicht in die Funktionen hineinarbeiten.
Legalvisio unterstützt Sie bei der digitalen Aktenverwaltung, der Zeiterfassung, der Buchhaltung, dem Prozessmanagement und der Organisation. Die Anwaltssoftware ist also ein echter Allrounder für jeden digitalen Anwalt. Die Software wurde zudem von Anwälten für Anwälte entwickeln. Zeitgemäße Funktionen wie die Dublettenprüfung von Mandanten oder eine smarte Akten-Sortierung erleichtern die alltäglichen Prozesse.
Für die Digitalisierung einer Kanzlei ist eine Anwaltssoftware wie Legalvisio also unabdinglich. Buchen Sie jetzt eine kostenlose Demo und lassen Sie sich von den Vorteilen des Systems überzeugen.
