Was ist der Ärger aller Kanzleien? Der Papierkram natürlich! Könnte Legal Tech hier endlich Entlastung bringen? Die Mandatsakquise allein ist schwer genug, ganz zu schweigen von der Betreuung, endlosen Gerichtsterminen und Schriftsätzen der Gegenseite. Doch wenn das alles an einem meist viel zu langen Arbeitstag geschafft ist, dann kommt auch noch die Bürokratie dazu. Deutschland ist hierfür bekannt und es mag auch gute Gründe für eine gewisse Regulierung geben. Nichtsdestotrotz bleibt es oft eine lästige Aufgabe, die zeitintensiv ist und dennoch kein Geld in die Kanzleikasse spült. Doch nun könnte Erleichterung in Sicht sein: Auf einem Spitzentreffen unter der Leitung des bayrischen Justizministers mit prominenter Besetzung ging es unter anderem um die Chancen von Legal Tech (und KI) bei der Reduzierung des Bürokratie-Aufwands in der Rechtspraxis. Was ist dran? Wie kann eine Kanzleisoftware konkret gegen Bürokratie helfen?

1. Hintergrund
Legal Tech ist ein Sammelbegriff für Technologien, die darauf abzielen, juristische Aufgaben effizienter, zugänglicher und/oder kostengünstiger zu machen. Technologie bzw. Digitalisierung beschreibt hierbei eben solche technologische Hilfe, die später weiter erklärt wird. Es kann aber schon so simpel anfangen wie mit einer Word-Datei und so weit gehen wie KI-gestützte Dokumentenanalyse. Oft genannte Beispiele von Anwendungen sind: Vertragsmanagement-Software, automatisierte Rechtsberatungsdienste, digitale Plattformen für Anwaltskanzleien oder Kanzlei-Software. Diese „Tools“ (also Werkzeuge) nutzen auf technischer Seite Algorithmen, KI oder Programme anderer Anbieter. Grundsätzlich soll die juristische Aufgabe durch maschinelle, digitale und Tech-Unterstützung erleichtert werden.
2. Bürokratie-Aufwand in Kanzleien
Bürokratie stellt für Kanzleien in vielen Bereichen eine erhebliche Belastung im Arbeitsablauf dar. Der hohe administrative Aufwand durch formale Anforderungen wie die Einhaltung von Fristen, die Dokumentationspflichten und das Ausfüllen zahlreicher Formulare bindet wertvolle Zeit und personelle Ressourcen. Insbesondere die Pflicht zur genauen Aktenführung und Archivierung sorgt dafür, dass Anwälte und Mitarbeiter viel Zeit mit organisatorischen Aufgaben statt mit der eigentlichen juristischen Arbeit verbringen. Hinzu kommt, dass sich gesetzliche Vorgaben, wie Datenschutz- oder Compliance-Richtlinien, stetig verändern und Kanzleien dazu zwingen, ihre Prozesse regelmäßig anzupassen. Dies führt nicht nur zu zusätzlichem Aufwand, sondern erhöht auch das Risiko von Fehlern und Versäumnissen, die schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen können.


3. Hilfe durch Technik
Legal Tech, insbesondere spezialisierte Kanzleisoftware, kann erheblich dazu beitragen, den bürokratischen Aufwand in Kanzleien zu reduzieren. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie Fristenkontrolle, Dokumentenerstellung und Aktenverwaltung werden zeitintensive Prozesse effizienter gestaltet. Moderne Kanzleisoftware ermöglicht eine zentrale und digitale Verwaltung von Mandanteninformationen, Dokumenten und Korrespondenzen, wodurch der manuelle Aufwand für die Aktenführung minimiert wird. Zudem sorgen intelligente Funktionen wie automatische Erinnerungen und Fristenüberwachung dafür, dass wichtige Termine nicht übersehen werden. Bei Legalvisio gibt es all diese Funktionen selbstverständlich und intuitiv anwenderfreundlich – hier eine Übersicht!
4. Weitergehende Entlastung
Nicht zwingend zu Bürokratie, wohl aber zu Papierkram zählt zudem die betriebswirtschaftliche Seite einer Kanzleiführung. In der juristischen Ausbildung kommt dies kaum oder gar nicht vor und so ist es für Kanzleigründer oft ein Learning-by-doing-Prozess, der wiederum viel Zeit in Anspruch nimmt. Und selbst bei langjähriger Erfahrung kostet die Überwachung der Finanzen, die Mahnungen und die Bewertung nach Wirtschaftlichkeit der einzelnen Mandate wertvolle Zeit, die in die eigentlich juristische Arbeit gesteckt werden könnte.
Kanzleisoftware wie Legalvisio kann dies automatisch erfassen: Erzielte Umsätze in aufbereiteter Auswertung, offene Forderungen und automatische Mahnungen und unlukrative Akten werden auf einen Blick dargestellt und sparen kostbare Zeit. Hier eine Übersicht dazu!


5. Fazit
Legal Tech hat es sich gerade zur Aufgabe gemacht, allerlei Aufgaben, die neben dem eigentlichen juristischen Denken stattfinden zu übernehmen. Dies können repetitive To-Dos wie das Anlegen von Akten sein, aber auch automatische Schriftsätze. Doch vor allem im organisatorischen allgemeinen Büro-Alltag gibt es zahlreiche Entlastungen, die eine Kanzleisoftware mit sich bringt. Nicht nur fällt so ein sehr nerviger Teil der Arbeit weg, sondern es bringt auch eine zeitliche Ersparnis mit sich, die wiederum in direkt abrechenbare Zeit umgewandelt werden kann und so pures Geld bedeutet.