Feature News: Wie die digitale Vorakte Anwälten Arbeit abnimmt

Langeweile als Anwalt? Nein, der ganze Arbeitstag ist meist strikt durchgetaktet und es ergeben sich eher Überstunden. Um sich selbst zu entlasten und vor allem auch den Umsatz zu steigern ist es daher besonders wichtig, möglichst viel Zeit an unnötigen Stellen zu sparen. In Großkanzleien stehen dem Anwalt hierfür Sekretariate zur Verfügung, die Aufgaben wie Mandantenkontakt und Aktenmanagement übernehmen, doch das können sich kleinere Kanzleien wohl selten leisten. Hier kommt die Funktion „Vorakte“ bei Legalvisio ins Spiel: Mit unserer Kanzleisoftware lässt sich nicht nur der interne Arbeitsflow effizienter gestalten, sondern auch in der Zusammenarbeit mit dem Mandanten viel Zeit sparen!

1. Worum geht es?

Zeit sparen bedeutet in der Kanzleiarbeit automatisch mehr Umsatz. Der wichtigste Schritt hierzu ist zunächst überhaupt eine Kanzleisoftware, um mit digitaler Unterstützung Automationen nutzen zu können. Doch nicht jede Kanzleisoftware ist aus so der Sicht eines Anwalts entwickelt worden und durchdringt den typischen Arbeitsalltag so clever wie Legalvisio. Ein praktisches Beispiel hierfür ist die sogenannte Vorakte: Ein digitales Tool, mit dem Mandanten bereits vor dem ersten Gespräch ihre Akte selbst anlegen können. Das spart nicht nur Zeit für den Anwalt, sondern verschlankt auch die Abläufe und minimiert Fehlerquellen.

2. Was ist die Vorakte?

Die Vorakte ist eine digitale Eingabemaske, die es Mandanten ermöglicht, ihre wichtigsten Informationen bereits vorab zusammenzustellen. Dazu gehört u.a. die Beschreibung des Sachverhalts, alle Angaben zur Person des Mandanten, Uploadmöglichkeit für relevante Gutachten als Anhang, Abfrage der Rechtsschutzversicherung und erste Angaben zum Gegner. Ob bequem von zu Hause aus oder direkt auf einem Tablet in der Kanzlei — die Vorakte ist, wie für Legalvisio typisch, flexibel einsetzbar und für beide Seiten ein Gewinn. Heutzutage achten Mandanten eben auch genau auf diese intuitiven und möglichst effizienten Arbeitsweisen. Und für den Anwalt ist jedes Outsourcen ein Zeitgewinn, den er in die eigentlich von ihm geforderte Mandatsarbeit stecken kann. Nur so lässt es sich im digitalen Zeitalter konkurrenzfähig schnell arbeiten.

3. Was kann die Vorakte?

Zunächst erstellt der Anwalt einen Link, der auch für andere Mandanten beliebig verwendet werden kann, da Legalvisio clever die einzelnen Akten voneinander trennt. Der Anwalt kann hierbei einstellen, wieviele Vorakten erstellt werden können und bis wann der Link geöffnet ist. Diesen Link schickt er sodann an den neuen Mandanten, welcher nun die entsprechenden Angaben macht und die Vorakte dann speichert. Dies sieht wiederum der Anwalt und kann sie nun ansehen und bearbeiten (etwa bzgl. des ausgewählten Rechtsgebiets). Mit dem Klick auf „Konvertieren“ wird dann aus der Vorakte direkt die klassische digitale Akte von Legalvisio, mit der sofort gearbeitet werden kann. Einfach, oder? So kann mit nur wenigen Sekunden Arbeit für den Anwalt die gesamte Akte fertig gemacht werden.

4. Wie setze ich die Vorakte ein?

Ebenso wie bei der zuletzt vorgestellten Sortier-Funktion „Meine Akten“ ist es uns bei Legalvisio ein Anliegen, dass der Anwalt durch unsere Kanzlei nicht an seinen Computer auf dem Schreibtisch gebunden ist. Legalvisio ist cloudbasiert und somit jederzeit und überall auf allen Geräten einsetzbar. Zunächst kann dem mandant einfach der Link nach Hause geschickt werden, wenn schon telefonisch/per Mail Kontakt bestand. Ähnlich wie beim Arzt im Wartezimmer könnte aber der Mandant auch einfach auf einem Tablet oder seinem eigenen Mobilgerät beim Warten auf den ersten Termin die Vorakte ausfüllen. Beim Arztbesuch würde schließlich auch niemand auf die Idee kommen, die knappe Zeit des Arztes mit dem diktierten Ausfüllen eines Patientenbogens zu verschwenden, wenn doch der Patient/Mandant das selbst erledigen kann.