Vorsprung durch KI und Automatisierung

Automatisierung ist der Einsatz von Systemen, die regelhafte, repetitive Aufgaben und Prozesse voll oder teilautonom erledigen. Ein für den Kanzleibetrieb relevantes Beispiel von Automatisierung ist die sog. Workflow Automation. Hier werden Handlungsketten eines Prozesses, der üblicherweise manuell ausgeführt wird, regelhaft automatisiert. [1] Die einzelnen Schritte des Prozesses folgen üblicherweise einer wenn-dann Logik: Ist eine neue Akte angelegt, wird eine Deckungsanfrage an die Rechtsschutzversicherung gestellt. Da diese Handlungsschritte keine eigenständigen Wertungen oder Überlegungen erfordern, lassen sie sich besonders gut automatisieren.

Künstliche Intelligenz ist ein autonomes System, das Methoden einsetzt, die es einem Computer ermöglichen, solche Aufgaben zu lösen, die, wenn sie vom Menschen gelöst werden, Intelligenz erfordern. [2] Ein wesentliches Element von KI ist das sog. Deep Learning. Hier „lernt“ die KI-Software anhand der ihr präsentierten Daten, passt den Algorithmus an und entwickelt sich so selbstständig weiter. Das ermöglicht eine autonome Problemlösung.

Repetitive Prozesse sind meist sehr zeitintensiv. Vertragsanalysen, E-Discovery, Due Diligence und Digital Compliance zeichnen sich durch einen hohe Arbeitseinsatz aus. Mittels Automatisierungen und intelligenter Vertragsanalyse durch KI können diese besonders zeitintensiven Tätigkeiten deutlich effizienter gestaltet werden: so können Dokumente mit einer intelligenten Analysesoftware bearbeitet werden und die so gewonnenen Daten automatisiert in Schriftsätze einfügen.

Auch der Mandantenkontakt kann bei zumindest teilweise automatisiert werden. Eine große Rolle spielen hier Chatbots. So können in Verbindung mit einem Chatbot relevante Informationen automatisiert abgefragt werden. Mit diesen Informationen lassen sich beispielsweise das Anliegen kategorisieren und zuweisen, der Kontakt erfassen, eine Vollmacht erstellen oder auch Schriftsätze oder Verträge erstellen. Zwar ist der persönliche Kontakt mit dem Mandanten in den meisten Fällen erforderlich und erwünscht. Jedoch lassen sich große Verfahren mit einer Vielzahl von Klägern so deutlich effizienter bearbeiten. 

Ebenfalls kann standardisierbare Kommunikation mit Dritten automatisiert werden. Warum manuell Deckungsanfragen bei der Rechtsschutzversicherung des Mandanten einreichen, wenn eine solche Anfrage automatisiert versandt werden kann? Ein Workflow könnte beispielsweise die Verknüpfung des Abschlusses eines Mandantenfragebogens mit dem automatischen Versand der Deckungsanfrage an dessen Rechtsschutzversicherung sein.

Nehmen wir etwa eine Cloud Kanzleisoftware wie Legalvisio. Effizienz stand hier im Mittelpunkt der Entwicklung: Sie ist darauf spezialisiert, Prozesse und Schriftsätze zu automatisieren. Darüber hinaus können wichtige Akten und Aufgaben von überall aus eingesehen werden. All das spart Zeit, macht den alltäglichen Workflow effizienter und schafft somit mehr Raum für die eigentliche Arbeit.

Automatisierung und KI ermöglichen Dir in alltäglichen Kanzleiprozessen die Kontrolle zu behalten (oder sie wiederzuerlangen). Der Einsatz dieser Systeme hat großes Potenzial Kosten zu sparen und Abläufe zu optimieren. So können mittels Automatisierung die wichtigsten Kennzahlen der Kanzlei überwacht werden: Welche Umsätze werden gemacht? Tauchen Unregelmäßigkeiten bei Cashflow und Überweisungen auf? Eine KI kann anhand dieser Kennzahlen besonders lukrative Mandate herausfiltern oder anzeigen, auf welche Mandate zu viel Zeit verwendet wird. Ein Workflow kann automatisiert Mahnungen bei Zahlungsverzug erstellen und versenden. Mit dem sog. Contract Lifecycle Management (CLM) lassen sich laufende Verträge von ihrem Abschluss bis zu ihrem Ende automatisiert verwalten. So können Verträge sowie zugehörige Dokumente und Daten automatisiert bearbeitet werden, anstatt durch traditionelle Vertragsprozesse aufgehalten zu werden.