Digitalisierung der Kanzlei
Vom analogen zum digitalen Anwalt
Papierkram, analoge Kalender und lästige beA-Anbindungen – auch heute noch kennen viele Anwälte das aus ihrem Alltag. Doch die Digitalisierung macht vor Kanzleien keinen Halt. Im Gegenteil: Der „digitale Anwalt“ ist der Anwalt von morgen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie die Digitalisierung der Kanzlei funktioniert und warum sie so wichtig ist.
Digitalisierung – mehr als nur ein Mindset
Gerade in Kanzleien müssen die Kommunikation und die Datenverarbeitung reibungslos funktionieren. Doch ob man möchte oder nicht: Viele Unterlagen, Aufträge und Schreiben sind immer noch auf Papier. Bis sich das Gerichtswesen dahingehend vollständig geändert hat, wird es noch eine Weile dauern. Doch die eigene Kanzlei lässt sich trotzdem schon digitalisieren.
Wer ein digitaler Anwalt werden will, dem geht es meist um Effizienz und eine bessere Zusammenarbeit. Kein Wunder: Sind alle wichtigen Unterlagen, Termine und Fristen digital gespeichert, haben Anwälte wie Mitarbeiter von überall aus auf die Dokumente Zugriff. Das macht die Arbeit schneller, bequemer und effektiver. Darüber hinaus erleichtert die Digitalisierung die Zusammenarbeit der Anwälte und macht es möglich, Aufgaben und Fälle zu erledigen, ohne den Überblick zu verlieren.
Im ersten Schritt der Digitalisierung der Kanzlei sollten Sie den Status quo bestimmen: Wo stehen Sie überhaupt? Welche Anforderungen en Sie an eine digitale Arbeitsweise? Erledigen Sie bestimmte Arbeiten bereits digital? Gerade für die Standardisierung von Tätigkeiten, die besonders zeitintensiv sind, ist die Digitalisierung einer Kanzlei ideal. Wer will schon lange in Akten nach Telefonnummern und Daten schauen, wenn dies ganz einfach am Smartphone oder Laptop möglich wäre?
Egal ob Großkanzlei oder Einzelanwalt – die vollständige Digitalisierung der Kanzlei ist nur eine Frage der Zeit und auf lange Sicht unabdingbar. Statt sich jedoch nun etliche Programmierer ins Haus zu holen, lohnt sich ein Blick auf den Softwaremarkt. Anwaltssoftware und Kanzleimanagement Systeme können die Digitalisierung von Kanzleien erheblich beschleunigen und vereinfachen.
Schritt für Schritt zur digitalen Kanzlei
Unabhängig davon, ob Sie selbstständiger Anwalt sind oder in einer größeren Kanzlei arbeiten: lieber früher als später sollten Sie sich Gedanken um eine Digitalisierung Ihrer Kanzlei machen. Um Ihnen Prozess zur digitalen Kanzlei so einfach wie möglich zu machen, hilft Ihnen die folgende Anleitung.
1. Status quo Ihrer Kanzlei analysieren
In jedem Digitalisierungsschritt ist es wichtig, Ihr gesamtes Team mit einzubinden. Daher besprechen Sie als Kanzlei, welche Tätigkeiten bereits jetzt recht viel Zeit beanspruchen, jedoch sehr wiederholend sind. Klären Sie ab, welche Aufgaben aktuell von Anwälten erledigt werden, die eventuell automatisiert oder von anderen Mitarbeitern übernommen werden können. Überprüfen Sie Ihre internen Arbeitsabläufe: Wo kann Zeit effektiver genutzt werden?
Neben internen Prozessen sollten Sie auch abklären, ob es externe Aufgaben gibt, die digital und automatisch ablaufen könnten. Verschicken Sie regelmäßig Updates an Ihre Mandanten? Leiten Sie wichtige Infos an Ihre Mandanten weiter? Kommunikation intern wie auch extern kann mithilfe digitaler Prozesse zeitsparend ablaufen – so dass Sie sich auf die Lösung wichtiger Mandatenfälle konzentrieren können, und nicht ewig mit der Kommunikation beschäftigt sein müssen.
2. Grundbasis für den digitalen Anwalt schaffen
Nachdem Sie mit Ihrem Team abgeklärt haben, wie es in Ihrer Kanzlei aktuell aussieht, können Sie das Grundgerüst für eine digitale Kanzlei schaffen. Klären Sie intern ab, welche Tools Sie bereits nutzen, um darauf aufbauen zu können. Es kann sinnvoll sein, bestehende Tools durch eine neue Kanzlei-Software zu ersetzen. Daher ist es wichtig zu wissen, was Sie in Ihrer Kanzlei aktuell nutzen und in welchem Umfang, um dann einen nahtlosen Übergang zu schaffen.
Integrieren Sie stetig Ihre Mitarbeiter – denn ohne die Unterstützung und Umsetzung des Teams kann eine digitale Kanzlei nicht funktionieren. Arbeiten Sie als Team zusammen: Nutzen Sie den Digitalisierungsprozess der Kanzlei um gemeinsam Aufgaben, wie beispielsweise das Einscannen aller Mandatenakten, als eine Kanzleieinheit umzusetzen. Besprechen Sie, welche Tätigkeiten Sie schlussendlich digitalisieren möchten – und welche weiterhin so umgesetzt werden, wie aktuell bereits getan.
3. Durch eine geeignete Anwaltssoftware die Digitalisierung beschleunigen
Mithilfe einer passenden Anwaltssoftware lassen sich die zuvor festgelegten Digitalisierungsschritte deutlich beschleunigen, statt sie mühsam mit einzelnen, unverbundenen Tools umzusetzen. Wichtig bei der Auswahl ist vor allem, dass die Software cloudbasiert funktioniert: So sind Akten, Termine und Kontakte von jedem Gerät und Standort aus erreichbar, ohne dass ein eigener Kanzlei-Server oder aufwendige IT-Wartung notwendig wird.
Ebenso entscheidend ist, dass sich bestehende Arbeitsweisen möglichst nahtlos in die neue Software überführen lassen – etwa bereits genutzte Vorlagen, Kontaktdaten oder Abrechnungsprozesse. Und da in einer Kanzlei sensible Mandanten- und Aktendaten verarbeitet werden, sollte auch die Datensicherheit von Anfang an mitgedacht werden: durch verschlüsselte Übertragung, klar vergebene Zugriffsrechte und eine Software, die den Anforderungen einer Anwaltskanzlei tatsächlich gerecht wird – nicht nur einem allgemeinen Büro-Tool.
Warum sich eine Anwaltssoftware lohnt
Systeme wie Legalvisio verknüpfen Dokumente, Mandanten und Termine und machen die Arbeit von Anwälten sehr effizient. Über die Tools können Sie Briefe, beA-Nachrichten oder E-Mails unmittelbar aus der Software heraus verschicken – ohne Medienbruch zwischen digitaler Akte und externem Versand.. Ordnen Sie zudem Akten, Dokumente und Mandanten-Daten ganz einfach digital und zentral. Darüber hinaus behalten Sie Fristen, Termine und wichtige Zahlen immer im Blick. Vom Kalender bis zur internen Kanzlei-Organisation – eine Anwaltssoftware kann all das.
Wer jetzt denkt, dass für diese Vorteile erhebliche Installationskosten auf ihn zukommen, der irrt. Legalvisio ist mit wenigen Klicks eingerichtet und braucht dank cloudbasierter Lösungen keine bestimmte Hardware oder Software. Auch die Handhabung des Systems ist einfach. Quasi jeder Mitarbeiter kann sich leicht in die Funktionen hineinarbeiten.
Legalvisio unterstützt Sie bei der digitalen Aktenverwaltung, der Zeiterfassung, der Buchhaltung, dem Prozessmanagement und der Organisation. Die Anwaltssoftware ist also ein echter Allrounder für jeden digitalen Anwalt. Die Software wurde zudem von Anwälten für Anwälte entwickelt. Zeitgemäße Funktionen wie die Dublettenprüfung von Mandanten oder eine smarte Akten-Sortierung erleichtern die alltäglichen Prozesse.
Für die Digitalisierung einer Kanzlei ist eine Anwaltssoftware wie Legalvisio also unabdingbar. Buchen Sie jetzt eine kostenlose Demo und lassen Sie sich von den Vorteilen des Systems überzeugen.
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Typische Fragen
Ihre Arbeit wird schneller, bequemer und effektiver: kaum noch lange Laufwege, dafür eine gute Verfügbarkeit von Daten – dort, wo Sie sie benötigen – und eine lückenlose Informationsdichte.
Jede Kanzlei, die ihre Aufgaben und Dokumente zentral verfügbar machen will, benötigt ein solches Tool. Cloudbasierte Tools lassen sich in jedem Browser und auf jedem Gerät aufrufen. Sie sind damit die beste Lösung dafür.
Es lohnt sich, direkt auf ein cloudbasiertes System zu setzen. Dadurch können Mitarbeiter wie Anwälte von überall aus auf die Dokumente und Daten zugreifen.
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