Die digitale Akte
Alles drin – alles digital.
In der digitalen Akte finden Sie alle Beteiligten, Fristen und Termine. Sie können Dokumente hochladen, sofort lesen und per Klick an einen Kollegen verfügen. Während Sie in der Akte arbeiten, können Sie die Zeit dafür per Stoppuhr erfassen oder im Nachhinein hinterlegen. Beim Erzeugen der Rechnung werden alle notwendigen Informationen direkt aus der Akte gezogen. Und falls Sie es wünschen, können Sie sämtliche Daten und Dokumente der digitalen Akte jederzeit exportieren.
Auf einen Blick: Die elektronische Akte
- Definition: Eine e-Akte ist eine elektronisch erstellte und gespeicherte Sammlung von Dokumenten und Informationen. Sie ersetzt traditionelle, physische Akten und dient als zentraler Speicherort für alle relevanten Informationen zu einem bestimmten Thema oder Fall.
- Zugänglichkeit: Durch ihre digitale Natur können diese Akten von überall und zu jeder Zeit abgerufen werden.
- Such- und Filterfunktionen: Im Gegensatz zu physischen Akten ermöglichen digitale Akten eine schnelle und effiziente Suche nach spezifischen Informationen.
- Integration und Zusammenarbeit: Digitale Akten können leicht in andere Software-Systeme (z.B. Rechnungsstellung) integriert werden, was eine effizientere Verwaltung ermöglicht. Zudem erlauben sie eine bessere Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, da mehrere Personen gleichzeitig auf die Akte zugreifen und darin arbeiten können.
Beteiligte
Das ist das Deckblatt unserer digitalen Akte. Dort finden Sie die Kontaktdaten des Mandanten, der Gegenseite und von weiteren Beteiligten. Mit einem Mausklick schreiben Sie eine E-Mail an Ihren Kontakt. Oder Sie rufen ihn über das angeschlossene Festnetztelefon oder auf dem Smartphone einfach direkt an.
Management
In der Akte können Sie Vermerke erstellen und an andere Mitarbeiter verfügen. Zudem können Sie mit wenigen Klicks Termine, Wiedervorlagen und Fristen erstellen. Diese erscheinen ebenfalls auf der Agenda aller Beteiligten.
Zeiterfassung
Erstellen Sie in Legalvisio Ihre Rechnungen auf Stundenbasis, nach RVG oder pauschal. Dabei genügen wenige Klicks, um die Gebühren und erfasste Zeiten zu hinterlegen. Ihre Einnahmen und sämtliche Aufwände können Sie ebenfalls direkt im richtigen Aktenkonto buchen, um so stets den Überblick zu behalten. Mehr Information finden Sie unter Zeiterfassung und Abrechnung in einer digitalen Kanzlei.
Rechnungserstellung in der digitalen Akte
Erstellen Sie in Legalvisio Ihre Rechnungen auf Stundenbasis, gemäß RVG oder pauschal. Dabei genügen wenige Klicks, um die Gebühren und erfasste Zeiten zu hinterlegen. Ihre Einnahmen und sämtliche Aufwände können Sie ebenfalls direkt im richtigen Aktenkonto buchen, um so stets den Überblick zu behalten.
Patricia Lederer von TaxPro über Legalvisio:
„Dank Legalvisio ist unsere Kanzlei in Topform! Unsere Steuerrechts-Experten bei TaxPro GmbH vertreten Unternehmer*innen in Sachen Steuerprüfung und Finanzamt. Wir arbeiten schnell und direkt und vor allen Dingen rein digital, das muss eine Software mitmachen! Wir haben uns sofort für Legalvisio entschieden, weil es genau das ist wonach wir lange gesucht haben: Cloudbasiert, unabhängig vom Betriebssystem, eine Kanzleisoftware, die speziell für Anwaltskanzleien gemacht ist.“
Dokumentenmanagement
Eingescannte Dokumente werden in der Akte als Originale bereitgestellt. Sie können in Legalvisio alles lesen, ohne es in einem anderen Programm zu öffnen. Zum Auffinden des richtigen Dokuments gibt es eine leistungsfähige Volltextsuche, die sämtliche Begriffe auf jedem Ihrer Dokumente umfasst. Damit finden Sie sekundenschnell jedes gesuchte Schreiben.
Nutzen Sie außerdem Schlagwörter, um Dokumente schnell und einfach wiederzufinden und die integrierte Versandfunktion, um Mandanten, Gegenseite oder Dritte zu informieren.
Sie möchten in die Akte diktieren? Auch das ist kein Problem.
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, eine Spracherkennung in Legalvisio zu nutzen. Installieren Sie eine Browsererweiterung, benutzen Sie ihr eigenes Smartphone oder ein Mikrofon, um Ihr gesagtes in eine Akte zu bringen. Dabei spielt die das Endgerät und Betriebssystem keine Rolle.
Die digitale Akte im Video
Aktenübersicht vorgestellt
Neue Akte anlegen
Vorteile gegenüber papierbasierten Arbeiten
In der alltäglichen Arbeit helfen unsere digitalen Akten, den Überblick zu bewahren. Im Gegensatz zur Aktenaufbewahrung in Papierform sparen Sie als Rechtsanwalt Zeit und damit Geld. Statt lange nach dem richtigen Schreiben zu suchen, finden Sie in sekundenschnelle jedes Schreiben in unserer Anwaltssoftware. Das macht die intelligente Volltextsuche möglich.
Die digitale Mandantenverwaltung bereitet zudem der lästigen Suche nach Kontaktdaten oder Informationen für Rechnungen ein Ende. Verknüpfen Sie ganz einfach Daten, Notizen, Fristen und Termine mit den digitalen Akten. Auch das ist in Papierform nicht möglich.
Der wohl größte Vorteil der digitalen Aktenaufbewahrung als Rechtsanwalt ist die Flexibilität. Arbeiten Sie zeit- und ortsunabhängig, wann und wo sie wollen. Sie müssen auch keine Rücksicht darauf nehmen, wer gerade eine Akte besitzt. Schließlich können einmal eingescannte Dokumente von jedem Mitarbeiter zur gleichen Zeit eingesehen und bearbeitet werden.
Die einfache Mandantenverwaltung, der schnelle Zugriff auf Unterlagen und die Organisation von Fristen und Terminen – es gibt viele Gründe, auf Legalvisio und Digitalisierung zu setzen.
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