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Kanzleisoftware verstehen – Legalvisio im Überblick

Ob Funktionen, Datenschutz oder Preise, hier finden Sie die wichtigsten Antworten, um fundiert zu entscheiden, wie Legalvisio Ihre Kanzlei digital weiterbringt.

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Häufig gestellte Fragen:

Legalvisio ist eine cloudbasierte Kanzleisoftware, die alle wesentlichen Arbeitsabläufe einer Kanzlei in einem System vereint. Sie bildet die gesamte Mandatsbearbeitung digital ab – von der Aktenführung über Fristen, Dokumente, Zeiterfassung und Rechnungsstellung bis hin zu Finanzauswertungen und Kommunikation.

Da Legalvisio vollständig webbasiert ist, entfällt jede lokale Installation. Kanzleien können sofort starten und von jedem Gerät aus sicher auf ihre Akten zugreifen. Die Software wird zentral aktualisiert, sodass keine manuellen Updates oder Wartungsaufwände anfallen.

Legalvisio richtet sich an Einzelanwältinnen und Einzelanwälte, kleine und mittelgroße Kanzleien sowie Rechtsabteilungen, die ihre Abläufe effizient digitalisieren möchten. Der modulare Aufbau ermöglicht, dass Kanzleien genau die Funktionen nutzen, die sie benötigen – von der digitalen Aktenverwaltung bis zu umfassendem Controlling. Durch die flexible Lizenzstruktur ist Legalvisio sowohl für wachsende Teams als auch für spezialisierte Einzelkanzleien wirtschaftlich sinnvoll einsetzbar.

Legalvisio ist ein deutsches Legal-Tech-Unternehmen mit Sitz in Bonn und entwickelt die gleichnamige Cloud-Kanzleisoftware. Die Legalvisio GmbH ist außerdem seit 2023 ein Tochterunternehmen der Scopevisio AG.

Unser Team besteht aus Juristinnen, Juristen, ReFas, IT-Spezialist:innen und Produktentwickler:innen. Unser Ziel ist es, den Kanzleialltag zu vereinfachen und moderne Arbeitsweisen in der rechtsberatenden Branche zu fördern – mit einer Software, die juristische Anforderungen versteht und technische Komplexität reduziert.

Legalvisio setzt bewusst auf eine Cloudarchitektur, um Kanzleien maximale Flexibilität, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit zu bieten.
Als Tochterunternehmen der Scopevisio AG, einem der führenden deutschen Anbieter cloudbasierter Unternehmenssoftware, profitiert Legalvisio vom etablierten Technologie-Stack, der Erfahrung in Cloud-Infrastruktur und den hohen Sicherheitsstandards der Unternehmensgruppe.

Damit können Kanzleien jederzeit und ortsunabhängig arbeiten, ohne eigene Server oder IT-Wartung betreiben zu müssen.
Alle technischen Aufgaben – von Wartung über Updates bis zur Datensicherung – werden automatisch und zentral durchgeführt.
Das Ergebnis ist ein stabiles, hochverfügbares System mit automatischen Sicherheitsupdates, verlässlicher Datensicherung und flexibler Skalierbarkeit, wenn Teams wachsen oder sich Arbeitsweisen verändern.

Legalvisio benötigt lediglich einen modernen Webbrowser in der aktuellsten Version (z. B. Chrome, Firefox, Edge, Safari) und eine stabile Internetverbindung. Die Software ist plattformunabhängig und funktioniert auf Windows- und macOS-Geräten sowie auf mobilen Geräten aller Art. Da alle Daten in der Cloud liegen, muss keine zusätzliche Software installiert oder gewartet werden.

Alle Updates werden automatisch eingespielt. Neue Funktionen, Verbesserungen und Sicherheitsaktualisierungen stehen unmittelbar nach Veröffentlichung zur Verfügung, ohne dass der Kanzleibetrieb unterbrochen wird. So arbeiten Sie und Ihre Mitarbeitenden jederzeit mit der neuesten Version.

Sollte eine Neuerung doch zu einer geplanten Unterbrechung unserer Dienste führen, werden wir Sie vorher darüber informieren und auf Wunsch einen Termin zum Update mit Ihnen vereinbaren.

Legalvisio wird in redundanten Rechenzentren betrieben, die rund um die Uhr überwacht werden. Gespiegelte Systeme stellen sicher, dass selbst bei technischen Störungen kein Datenverlust entsteht und Ausfälle minimiert werden.

Unsere Dienste sind daher auf eine 99%ige Verfügbarkeit p.a. ausgelegt, um einen verlässlichen Zugriff zu garantieren.

Ja. Durch das responsive Design kann Legalvisio auf Tablets und Smartphones verwendet werden. Alle Funktionen, inklusive Aktenzugriff, Zeiterfassung, Dokumentenanzeige und beA-Integration stehen Ihnen mobil zur Verfügung. Das erlaubt ortsunabhängiges Arbeiten beispielsweise im Homeoffice, beim Mandantentermin oder unterwegs.

Legalvisio deckt sämtliche Aufgabenbereiche einer modernen Kanzlei ab. Dazu gehören:

Kommunikation wird in Legalvisio aktenzentriert abgebildet. E-Mails, Notizen, Kommentare, beA Nachrichten und interne Nachrichten werden direkt in der jeweiligen Akte gespeichert. Dadurch ist der gesamte Kommunikationsverlauf vollständig dokumentiert, nachvollziehbar und für alle Berechtigten einsehbar.

Die digitale Akte bildet das Herzstück von Legalvisio. Jede Akte enthält sämtliche Informationen zu einem Mandat – von Kontaktdaten über Schriftverkehr bis zu Fristen und Abrechnungen. E-Mails, Dokumente und Zeiterfassungen können sowohl automatisch als auch manuell der Akte zugeordnet werden. Damit entfällt die Ablage in verschiedenen Programmen und alle Beteiligten können gleichzeitig an denselben Vorgängen arbeiten. Dadurch werden Übergaben und Abstimmungen erheblich vereinfacht.

Legalvisio bietet zwei Add-ins für Microsoft 365 an: eines für Word und eines für Outlook. Beide ermöglichen, Dokumente und E-Mails direkt aus der jeweiligen Anwendung mit Legalvisio ohne Umwege über Downloads oder manuelles Hochladen zu verknüpfen.

Mit dem Word-Add-in können Schriftsätze, Verträge oder Vorlagen während des Schreibens direkt in die passende digitale Akte gespeichert werden. Die Zuordnung zur Akte erfolgt automatisch; Versionierung, Autor, Erstellungsdatum werden als Metadaten übernommen. So arbeiten Sie weiterhin in Ihrer gewohnten Word-Umgebung, behalten aber gleichzeitig eine zentrale, revisionssichere Dokumentenstruktur in Legalvisio. Doppelte Ablagen oder Dateichaos werden dadurch zuverlässig vermieden.

Das Outlook-Add-in ermöglicht es, E-Mails und Anhänge mit einem Klick in die zugehörige Akte zu speichern. Der Betreff oder die E-Mail-Adresse wird automatisch als Suchkriterium verwendet, um die passende Akte vorzuschlagen. Auch hier werden Absender, Datum und Anhänge automatisch als Metadaten hinterlegt. Dadurch ist der Schriftverkehr eines Mandats vollständig dokumentiert

Legalvisio verfügt über eine vollständig integrierte beA-Anbindung, die die Funktionalität des offiziellen beA-Clients direkt in der Kanzleisoftware abbildet. Sie können beA-Nachrichten empfangen, öffnen, erstellen und versenden, ohne die beA-Weboberfläche separat nutzen zu müssen. Der gesamte Nachrichtenverkehr findet direkt in Legalvisio statt.

Die Verbindung zum beA erfolgt ausschließlich über Ihre beA-Zertifikatsdatei. Legalvisio speichert keine Zertifikate, Passwörter, PINs oder Nachrichteninhalte. Bei jedem beA-Login wird eine sichere, temporäre Verbindung zur beA-Infrastruktur hergestellt, über die die aktuellen Daten abgerufen und anschließend wieder geschlossen werden. Dadurch bleiben Authentifizierungsdaten und Nachrichten stets unter der alleinigen Kontrolle Ihrer Kanzlei.

Legalvisio legt dabei besonderen Wert auf Datensicherheit und Datenschutzkonformität: Die Kommunikation ist verschlüsselt, alle Übertragungen erfolgen über sichere Protokolle, und sensible Inhalte verbleiben ausschließlich in den Systemen der Bundesrechtsanwaltskammer.

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) in Legalvisio ist weit mehr als eine digitale Ablage: Es bildet den gesamten Lebenszyklus von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur Archivierung und dem Versand eines juristischen Dokuments ab.

Dokumente können kommentiert, verschlagwortet und verfügungsreif weitergegeben werden. Aus ihnen heraus lassen sich unmittelbar Fristen oder Aufgaben anlegen, etwa zur Gegenzeichnung, Prüfung oder Einreichung. Über die integrierte Vorschaufunktion können Inhalte angezeigt und geprüft und werden, ohne dass ein Download erforderlich ist.

Das DMS ist vollständig in die digitale Akte eingebettet, sodass jedes Dokument automatisch zugeordnet und dauerhaft revisionssicher gespeichert wird. Zugriffsrechte werden über ein rollenbasiertes Berechtigungssystem verwaltet, das sicherstellt, dass vertrauliche Informationen nur befugten Personen zugänglich sind.

Das DMS in Legalvisio wird von unserem Dienstleister CenterDevice ausschließlich auf Servern in Deutschland betrieben. Die Lösung ist nach dem C5-Standard des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) testiert und sichert damit nachweislich die Vertraulichkeit, Integrität und Nachvollziehbarkeit der Dokumentenverarbeitung.

Fristen und Verfügungen können in Legalvisio sowohl direkt an einem Dokument als auch in der jeweiligen Aktenübersicht angelegt werden. Sie lassen sich den zuständigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern zuordnen und erscheinen anschließend automatisch in deren Agenda- und Kalenderansichten. Auf diese Weise behalten alle Beteiligten ihre offenen Aufgaben und Fristen stets im Blick.
Entsprechende Erinnerungsfunktionen und Statusanzeigen unterstützen die termingerechte Bearbeitung und sorgen dafür, dass alles korrekt und geprüft ist und keine Frist übersehen wird.

Ihre Bearbeitungszeit kann direkt in der Akte oder über eine Start-/Stopp-Funktion erfasst werden. Alle Zeiteinträge werden nach stoppen der Erfassung  automatisch dem Mandat zugeordnet und können anschließend in Rechnungen überführt werden. So entsteht eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeit, die Abrechnungsfehler vermeidet und Transparenz gegenüber Ihren Mandant:innen schafft.

Sollte die Zeiterfassung in der Akte von Ihnen generell oder situativ nicht genutzt werden, lassen sich Zeiten natürlich auch manuell in der jeweiligen Akte eintragen und zur Abrechnung nutzen.

Legalvisio unterstützt die gleichzeitige Bearbeitung von Akten durch mehrere Personen. Rollen- und Rechtekonzepte steuern, wer welche Daten sehen oder bearbeiten darf. So bleibt die Zusammenarbeit effizient, ohne Kompromisse bei Vertraulichkeit und Datenschutz eingehen zu müssen.

Die Einrichtung von Legalvisio kann – je nach Umfang und gewünschter Konfiguration – innerhalb eines Tages abgeschlossen werden.
In der Regel erfolgt die Abstimmung mit unseren Digitalisierungsberaterinnen und -beratern, um gemeinsam festzulegen, wie schnell Legalvisio für Sie einsatzbereit sein soll und welche individuellen Anpassungen notwendig sind.

Sofern keine Datenmigration erforderlich ist, steht das System in der Regel zeitnah nach Vertragsabschluss zur Verfügung.
Wenn bestehende Daten aus einem Altsystem übernommen werden sollen, kann sich der  Zeitraum abhängig von Datenmenge und technischer Vorbereitung entsprechend verlängern.

Da Legalvisio vollständig cloudbasiert arbeitet, ist keine Installation auf Kanzleirechnern erforderlich. Nach Abschluss der Einrichtung können Sie sofort im System arbeiten.

Nachdem Legalvisio für Ihre Kanzlei aufgesetzt wurde, konfigurieren wir das System entlang der zuvor abgestimmten Kanzleistrukturen und Arbeitsabläufe. Dabei legen wir besonderen Wert darauf, dass Prozesse, Rollen und Berechtigungen exakt zu Ihrer Organisation passen.

Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, vereinbaren wir einen Übergabetermin, in dem wir gemeinsam die Einrichtung prüfen und direkt mit dem Onboarding in die Basisfunktionen starten. Je nach Wunsch kann auch bereits nach Fertigstellung der Konfiguration mit der Arbeit in Legalvisio begonnen werden. Das Onboarding findet dann begleitend im laufenden Betrieb statt. So stellen wir sicher, dass Legalvisio von Anfang an optimal auf Ihre Kanzlei zugeschnitten ist und Sie ohne Verzögerung produktiv arbeiten können.

Nach der Einführung begleitet Legalvisio seine Kundinnen und Kunden mit dem sogenannten Counsel Lifetime Service (CLS). Dieser Service umfasst je nach gebuchtem Paket regelmäßige Schulungen, technischen Support, Hilfestellung bei der Prozessoptimierung und die kontinuierliche Begleitung bei Software-Updates. Unser Ziel ist es dabei, dass Sie dauerhaft effizient arbeiten und neue Funktionen optimal nutzen können.

Unser Support-Team steht Ihnen werktags von 9:00 bis 17:00 Uhr per E-Mail, Telefon oder über das Kundenportal zur Verfügung.
Kundinnen und Kunden des CLS Plus-Servicepakets können zusätzlich per Videokonferenz nach Terminabsprache mit unseren Digitalisierungsberater:innen in Kontakt treten.

In den meisten Fällen beantworten wir Anfragen sofort oder noch am selben Tag. Sollte unsere Hotline einmal nicht direkt erreichbar sein, melden wir uns spätestens am folgenden Werktag zurück. Unser Ziel ist es, jedes Anliegen schnell, persönlich und zuverlässig zu lösen.

Darüber hinaus steht eine umfangreiche Online-Wissensdatenbank mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Antworten auf häufige Fragen zur Verfügung. Diese ist für Sie jederzeit abrufbar und wird kontinuierlich aktualisiert.

Ja. Kanzleien können Online-Schulungen oder persönliche Workshops sowohl bei unseren Digitalisierungsberater:innen als auch bei unserem Support-Team buchen. Dabei werden je nach Bedarf Anwender:innen, Administratoren oder das gesamte Kanzleiteam geschult. Die Schulungen sind praxisorientiert und nach Ihren Anforderungen aufgebaut und zeigen konkrete Workflows, die auf die Arbeitsweise der Kanzlei abgestimmt sind.

Legalvisio ist ein abonnementbasiertes SaaS-Produkt. Das bedeutet, Kanzleien zahlen eine monatliche (oder auf Wunsch jährliche) Nutzungsgebühr pro Nutzerin oder Nutzer. Updates, Support und Datensicherung sind bereits im Preis enthalten. So bleibt der Aufwand für Wartung und IT-Administration kalkulierbar.

Datenmigrationen und Teilmigrationen sowie Bedarfsprogrammierung, API-User, inaktive Nutzer:innen und Speicherplatz ab 200GB sind zusätzlich kostenpflichtig. Hier geht es zu unserer Preisübersicht.

Bei Legalvisio können Sie zwischen den Lizenztypen Flex und Professional wählen.
Die Lizentypen unterscheiden sich ausschließlich in der Vertragslaufzeit:

  • Flex ermöglicht eine monatliche Laufzeit und automatischer Verlängerung,

  • Professional bietet eine jährliche Laufzeit und automatischer Verlängerung mit entsprechendem Preisvorteil.

Beide Lizenztypen umfassen den Basisfunktionsumfang von Legalvisio mit allen zentralen Modulen: digitale Akte, Dokumentenmanagement (DMS), beA-Integration, Fristen- und Terminverwaltung, Aufgabenmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung.

Zukünftig wird Legalvisio zusätzlich optionale, kostenpflichtige Add-ons anbieten, wie beispielsweise das elektronische Mahnverfahren, die Zwangsvollstreckung und ein Mandantenportal. Diese erweitern den bestehenden Funktionsumfang gezielt um spezialisierte Arbeitsbereiche.

Zu jeder Lizenz wird automatisch der Counsel Lifetime Service (CLS) Basis gebucht. Dieser ist verpflichtend und kann nicht abgewählt werden, denn er umfasst regelmäßige Updates, technischen Support und Zugang zur Wissensdatenbank.

Auf Wunsch kann der Service jederzeit auf CLS Plus erweitert werden. In dieser Variante profitieren Kanzleien zusätzlich von persönlicher Begleitung durch unsere Digitalisierungsberater:innen, erweiterten Schulungsangeboten und Support per Videokonferenz.

Sowohl der Wechsel von Flex zu Professional als auch ein Upgrade von CLS Basis zu CLS Plus ist jederzeit und ohne Unterbrechung Ihres Kanzleibetriebs möglich.

Interessierte Kanzleien können eine unverbindliche Online-Demo buchen. Dabei zeigen unserer Digitalisierungsberater:innen die Software im Live-Betrieb, erläutert Workflows und beantwortet Fragen zu Kanzleiprozessen, Datenschutz oder Migration. Unverbindliche Testmöglichkeiten, können ebenfalls im Demo-Termin angefragt werden.

Für den ausführlichen Test während des alltäglichen Kanzleibetriebs empfehlen wir Ihnen unser Starterangebot.

Ja. Legalvisio bietet spezielle Angebote an, die auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Für Kanzleigründer:innen und Berufseinsteiger:innen gibt es das Gründerangebot, das den Start in die digitale Kanzleiorganisation erleichtert und besonders attraktive Einstiegskonditionen bietet.

Darüber hinaus steht Kanzleien, die Legalvisio zunächst im täglichen Einsatz umfassend testen möchten, das Starterangebot zur Verfügung. Damit können alle Basisfunktionen von Legalvisio im realen Kanzleialltag ausprobiert werden.

Die Kündigung Ihrer Legalvisio-Lizenz richtet sich nach dem gewählten Lizenztyp.

  • Flex-Lizenz: Laufzeit einen Monat, Kündigungsfrist 14 Tage zum Ende des Monats.

  • Professional-Lizenz: Laufzeit ein Jahr, Kündigungsfrist sechs Monate zum Ende der Vertragslaufzeit.

Ohne fristgerechte Kündigung verlängert sich das Vertragsverhältnis automatisch um die ursprünglich vereinbarte Laufzeit. Die Kündigung hat laut Legalvisio AGB schriftlich und gerne elektronisch zu erfolgen. Hier geht es zu unseren AGB.

Legalvisio speichert sämtliche Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland. Die Rechenzentren sind ISO-27001-zertifiziert und erfüllen damit die strengen Anforderungen an Informationssicherheit und Datenschutz. Das Hosting erfolgt unter Einhaltung der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dadurch bleibt die Kontrolle über die Daten vollständig in deutscher Rechtsordnung.

Alle Datenübertragungen zwischen Benutzer und Server erfolgen über verschlüsselte Verbindungen (TLS/SSL). Zugriffe werden durch Sie über ein rollenbasiertes Berechtigungssystem gesteuert, und jeder Benutzer erhält nur Zugriff auf die Daten, die für seine Arbeit erforderlich sind.

Zudem werden automatische Backups erstellt, die in getrennten Systemen aufbewahrt werden. So sind die Daten selbst im unwahrscheinlichen Fall eines Serverausfalls oder Fehlers jederzeit wiederherstellbar.

Der Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue (C5) ist ein Prüfstandard des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Er definiert Anforderungen an Informationssicherheit, Datenschutz und Nachvollziehbarkeit in Cloud-Systemen.

Legalvisio arbeitet mit einem DMS-Dienstleister zusammen, dessen Cloud-Infrastruktur C5-testiert ist. Damit werden die Anforderungen an Datensicherheit und Compliance für die Verarbeitung und Speicherung Ihrer Dokumente nachweisbar erfüllt.

Legalvisio legt großen Wert auf organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz. Mitarbeitende werden regelmäßig zum Thema Datenschutz geschult, interne Prozesse werden dokumentiert und revisionssicher umgesetzt. Der Zugriff auf Daten durch Legalvisio selbst ist ausgeschlossen, es sei denn, Sie oder Ihre Kanzlei erteilen ausdrücklich eine Freigabe für Supportzwecke.

Backups erfolgen automatisiert und mehrmals täglich. Dabei werden sämtliche Mandats- und Benutzerdaten auf getrennten Servern gespiegelt. Wiederherstellungen können daher im Bedarfsfall auch kurzfristig durchgeführt werden, sodass die Unterbrechung im Kanzleibetrieb minimiert wird.

Stella Marie Clemens
Digitalisierungsberaterin bei Legalvisio

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Wir beantworten gerne all Ihre Fragen in einem unverbindlichen Erstgespräch, oder schreiben Sie unseren Digitalisierungsberatern eine Mail unter: stella.clemens@legalvisio.de

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