In der Welt der Anwaltskanzleien ist Legal Tech bereits in aller Munde. Doch was bedeutet der Begriff eigentlich? Der Begriff ist aus „Legal Services“ und „Technology“ zusammengesetzt und steht für die Digitalisierung in der Juristenwelt bzw. Digitalisierung der juristischen Arbeit. Hierbei sollen Rechtsdienstleistungen sowie einzelne Arbeitsprozesse vermehrt automatisch ablaufen, um eine Qualitäts- und Effizienzsteigerung zu erzielen und dadurch auch an Kosten zu sparen.
1. Wann ist die digitale Erfassung sinnvoll?
Legal Tech-Anbieter unterstützen Firmen und deren Compliance-Abteilungen sowie Kanzleien aller Größen bei der Bewältigung von externen und internen Ermittlungen, insbesondere bei der digitalen Forensik, Dokumentenanalyse und der digitalisierten Dokumentenerfassung. Diese profitieren unter anderem auch von der Handhabbarmachung großer Informationsmengen und der schnellen Rückerlangung von Dokumenten, gerade in Wirtschaftsstrafverfahren. Wer es mit großen Mengen von Papierdokumenten zu tun hat, für den ist die digitale Erfassung umso sinnvoller. Üblicherweise betrifft das die Wirtschafts-, Umwelt- und Steuerstrafverfahren. Aber auch im Kartellrecht und bei Unternehmensinsolvenzen oder -käufen kann es zur Handhabung großer Mengen an Dokumenten kommen. Diese werden erst durch die Digitalisierung übersichtlich, handhabbar.
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2. Justiz und die Digitalisierung
Im Jahr 2017 wurde durch den Gesetzgeber die elektronische Akte eingeführt, die die Digitalisierung in der Justiz stark angestoßen hat. Die Justiz arbeitet inzwischen deutlich digitaler als zuvor und die Digitalisierung ist auch bei Staatsanwaltschaften, Behörden und Gerichten deutlich fortgeschritten. Soll es aber mal schnell gehen, hilft auch dies den betroffenen Unternehmen, Personen und ihren Verteidiger oft nicht weiter. Die schnellstmögliche Rückerlangung von Dokumenten nach einer überraschenden Durchsuchung und Beschlagnahmung kann für die Betroffenen von entscheidender Bedeutung sein. In diesen Fällen gibt es keine Zeit für die Warterei, damit die Behörde selbst hunderte oder tausende Dokumente digitalisiert. Zum einen benötigen die betroffenen Personen oder Unternehmen sowie deren juristische Berater auch selbst die Informationen aus den Dokumenten, um eine geeignete Verteidigungsstrategie zu entwickeln. Zum anderen könnten in den Dokumenten empfindliche Daten enthalten sein, ohne die das Tagesgeschäft der jeweiligen Firma in Gefahr gebracht wird. Sollten wichtige Informationen fehlen, wie Terminpläne oder Gutachten für laufende Projekte, Verträge, Kunden- und Personalakten, könnte das Unternehmen dadurch sogar arbeitsunfähig sein. Gerade in diesen zeitkritischen Situationen kommen die Vorteile von Legal Tech zum Vorschein. Dabei werden 1:1-Kopien von Datenträgern, Aktenbeständen und Papierdokumenten erstellt. Und das kann später gerade in Wirtschaftsstrafverfahren von großem Vorteil sein.(1)
3. Digitale Erfassung von Dokumenten – was ist dabei wichtig?
Zur digitalen Erfassung beschlagnahmter Dokumente werden diese durch geschultes Fachpersonal eingescannt. Dabei kommt geeignetes Equipment zum Einsatz – hauptsächlich transportable Scanner. Es können aber diverse Scangeräte verwendet werden, je nachdem ob die Dokumente großformatig, farbig, gebunden oder zweiseitig sind. Nachdem die Digitalisierung durchgeführt wurde, sollten die Dokumente in der Form wieder zusammengefügt werden, wie sie ausgehändigt wurden. Dabei darf das Personal keine beschriebenen Dokumentenrückseiten oder digital aufzunehmende farbliche Besonderheiten übersehen. Neben der Effizienz und Schnelligkeit wird auch ein großer Wert auf ein professionelles Auftreten, Diskretion und sorgfältige Arbeit gelegt. Liegen die Dokumente einmal digital vor und können sie idealerweise noch nach Daten, Wörtern oder anderen Elementen durchsucht werden oder wurden sie bereits automatisiert oder manuell verschlagwortet, könnte dies bei der Verteidigung vom entscheidenden Vorteil sein. Zudem wird auch das Risiko deutlich reduziert, dass wichtige Details aufgrund der Masse an Daten und Dokumenten übersehen werden und das Verfahren dadurch gefährdet wird.(2)
(1) https://www.legal-tech.de/legal-tech-in-wirtschaftsstrafverfahren-nutzen/
(2) https://legal-tech-verzeichnis.de/fachartikel/digitale-tools-fuer-kanzleien-und-unternehmen-in-wirtschaftsstrafverfahren/
