Eine digitale Akte ist eine elektronische Version einer Akte, die früher in Papierform vorhanden war. Die digitale Akte enthält alle Dokumente und Informationen, die für eine bestimmte Angelegenheit oder einen bestimmten Fall relevant sind, und ist in der Regel in einem speziellen Aktenordner oder einem speziellen Verzeichnis auf einem Computer oder Server gespeichert.

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist hingegen eine spezielle Software-Lösung, die verwendet wird, um Dokumente und Informationen in einem Unternehmen oder einer Organisation zu organisieren, zu speichern und zu verwalten. Ein DMS ermöglicht es, Dokumente und Informationen systematisch zu erfassen, zu speichern, zu kategorisieren, zu indexieren, zu durchsuchen und zu teilen. Es bietet auch Funktionen zur Versionierung, Kommentierung, Freigabe und Sicherung von Dokumenten.

Im Gegensatz zur digitalen Akte ist ein DMS also nicht nur auf die Verwaltung von Akten beschränkt, sondern kann für die Verwaltung aller Arten von Dokumenten und Informationen verwendet werden, unabhängig davon, ob sie in einer Akte organisiert sind oder nicht.