Serie: Hinter den Kulissen · Teil 1 von 3
Wie Ihre Kanzleidaten sicher bei Legalvisio ankommen
Teil 1: Die Vorbereitung
Wenn eine Kanzlei sich entscheidet, von Kanzlei Manager zu Legalvisio zu wechseln, beginnt für uns weit mehr als nur ein technischer Vorgang. Es geht um Akten, die teilweise seit Jahrzehnten gewachsen sind. Um Mandantenbeziehungen, Fristen, Dokumente, Zahlungen und Forderungen – kurz: um die digitale Grundlage einer ganzen Kanzlei.
In diesem ersten Teil nehmen wir Sie mit in die Phase, die von außen oft unsichtbar bleibt, aber über Erfolg oder Frust am Migrationstag entscheidet: die Vorbereitung.
Warum die Vorbereitung der wichtigste Schritt ist
Eine Datenmigration ist kein Knopfdruck. Bevor auch nur ein einziges Dokument den Weg von Ihrem Kanzlei-Rechner in die Legalvisio-Cloud findet, müssen zahlreiche Voraussetzungen erfüllt sein.
✓ Schritt 1 – Datenumfang verstehen
Relevant sind drei zentrale Speicherorte:
- Ordner KMTXT (Textverarbeitung)
- Ordner Elektronische_Akte (PDF-Dokumentenpool)
- Verzeichnis kmw\mahn_dat (Mahnwesen)
✓ Schritt 2 – Speicherplatz prüfen
Faustregel: Der benötigte Speicher für die Migrationsdaten entspricht etwa der Größe der kompletten KM-Installation. Reicht der Platz nicht, hilft eine externe Festplatte.
✓ Schritt 3 – Upload-Geschwindigkeit testen
Ein Speedtest (z. B. via speedtest.net) vorab zeigt, wie lange die Übertragung realistisch dauern wird.
✓ Schritt 4 – Rechner „wachhalten“
Windows-Update und Energiesparmodus am Migrationstag deaktivieren, damit die Übertragung nicht unterbrochen wird.
✓ Schritt 5 – Registry-Berechtigungen
Der Eintrag „Btrieve Technologies“ muss auf Vollzugriff gesetzt sein — meist automatisch der Fall bei Nutzung der Zwangsvollstreckungsformulare.
Stammdaten auf Vollständigkeit prüfen
Der arbeitsintensivste, aber wichtigste Teil der Vorbereitung:
- Sachbearbeiter: Vorname, Name und eindeutige, kleingeschriebene E-Mail-Adresse sind Pflicht.
- Kanzlei-Stammdaten: Anrede, Name und vollständige Anschrift.
- Benutzerverwaltung: Alte, nicht mehr benötigte Konten vorab entfernen.
💡 Praxistipp
Fehlt bei einem Sachbearbeiter nur der Vorname, sollte dieser lieber erst nach der Migration in Legalvisio ergänzt werden – eine Änderung im Kanzlei Manager kann sonst zu Abweichungen bei bereits hinterlegten Akten führen.
Sonderfall: Mehrere Kanzlei-Manager-Instanzen
Bei Bürogemeinschaften mit mehreren KM-Instanzen, die zu einer Legalvisio-Instanz zusammengeführt werden sollen, gilt zusätzlich:
- Jede Instanz braucht einen eigenen Registernummernkreis
- Keine doppelten Registernummern über Instanzen hinweg
- EDA-Dateien dürfen keine identischen Bezeichnungen tragen
- Sachbearbeiterlisten müssen eindeutig abgeglichen sein
⚠️ Wichtig
Liegen für die betroffenen Instanzen unterschiedliche Steuernummern vor, ist eine Zusammenführung grundsätzlich nicht möglich.
Was am Ende alles mitwandert
Für Wartungskunden, die bereits vor Dezember 2026 vertraglich mit uns verbunden waren, ist die Migration kostenfrei. Inhaltlich umfasst sie:
- Alle Akten inkl. sämtlicher Adressdaten
- Alle Dokumente (Schreiben, Rechnungen, Zwangsvollstreckung, EDA-Dateien) inkl. Verschlagwortung
- Termine, Fristen, Wiedervorlagen
- Noch nicht abgerechnete Zeiterfassungsbuchungen
- Alle Forderungsdaten
- Alle zu einer Akte erfassten Zahlungen
- Sachkonten als PDF zur jederzeitigen Einsicht
Und dann beginnt die eigentliche Reise
Sobald all diese Vorbereitungen abgeschlossen sind, ist der Weg frei für den nächsten Schritt: die Erstellung der Migrationsdaten, die Übertragung zum Legalvisio-Server und die Einspielung in Ihre individuelle Kunden-Instanz.
Genau diese Geschichte erzählen wir Ihnen im zweiten Teil dieser Serie. Im dritten Teil folgt die Nachbereitung: von der Migrationsakte 1/70 bis zur Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Bleiben Sie dran für Teil 2 & 3 dieser Serie 🚀
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