Die Kanzlei der Zukunft: Prägende Veränderungen

Wie sieht die „Kanzlei der Zukunft“ aus? Diese Frage behandelt ein aktuelles und relevantes Thema, das große Auswirkungen auf Rechtsanwaltskanzleien und juristische Dienstleister hat. Denn sie stehen vor zahlreichen Herausforderungen und Veränderungen, die ihre Arbeitsweise grundlegend beeinflussen. Diese Veränderungen werden von verschiedenen Hauptfaktoren vorangetrieben, die sowohl die Rechtsbranche als auch die Wirtschaft insgesamt betreffen und teils schon lange im Gange sind – teilweise wird die „Kanzlei der Zukunft“ aber auch durch Vorgänge beeinflusst, die selbst noch Zukunftsvisionen sind.

Die Zukunft der Kanzlei wird beeinflusst durch Trends auf Arbeitnehmerseite, durch gesellschaftliche Tendenzen und wirtschaftliche Prozesse. Konkret sind es die Automatisierung von Prozessen, die Nutzung von Künstlicher Intelligenz und die Einführung von Legal Tech-Plattformen, die disruptiv die Richtung verändern werden, in die sich Kanzleien entwickeln. Auch die Globalisierung, eine veränderte Mandanten-Kultur und schließlich regulatorische bzw. gesetzgeberische Neuerungen haben direkte Einflüsse auf die „Kanzlei der Zukunft“.

Die meisten Anwälte sind sich einig und bewusst darüber, dass die fortschreitende technologische Entwicklung ihre Arbeit beeinflussen wird. Doch es geht darüber hinaus und wird sich auf den generellen Aufbau und die Aufgaben der Zukunft der Kanzlei auswirken – daher ist es auch trotz Buzzword und Sättigung durch die ChatGPT- bzw. KI-News-Flut wichtig, einen Blick hierauf zu werfen.

Legal Tech, abgeleitet von „Legal Technology“, bezieht sich auf den Einsatz von Technologie und insbesondere von Informationstechnologie (IT) in der rechtlichen Branche. Es umfasst Software, Plattformen und Anwendungen, die entwickelt wurden, um Anwälten und juristischen Dienstleistern bei ihrer Arbeit zu helfen, Prozesse zu optimieren und den Zugang zu Rechtsdienstleistungen zu verbessern.

Künstliche Intelligenz (KI) spielt als Teil dessen ebenfalls eine bedeutende Rolle in der Kanzlei der Zukunft. KI-Systeme können große Mengen von juristischen Dokumenten durchsuchen und analysieren, um relevante Informationen zu extrahieren. Sie können bei der Vertragsanalyse, der Rechtsforschung und sogar bei der Vorhersage von Rechtsentscheidungen hilfreich sein.

Hauptanliegen von Legal Tech ist die Digitalisierung der Kanzlei an sich. Das bedeutet, dass viele manuelle Prozesse und Dokumentenverwaltungsaufgaben durch digitale Systeme, wie eine Anwaltssoftware, ersetzt werden. Es führt zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und Produktivität: Anwälte können schnell auf relevante Informationen zugreifen, Dokumente elektronisch verwalten und zeitraubende Aufgaben automatisieren. Dies trägt dazu bei, in der Kanzlei der Zukunft Kosten zu senken und die Qualität der Dienstleistungen zu verbessern. Die konkrete Arbeit der Anwälte wird hierdurch beeinflusst, die Strukturen der Kanzlei werden digitaler, aber bleiben in ähnlicher Weise bestehen.

Datenschutz und Cybersecurity erlangt durch die voranschreitende Digitalisierung der Rechtsbranche eine enorme Bedeutung für die Kanzlei der Zukunft.

• Datenschutz und Compliance: Legal Tech-Anwendungen verarbeiten oft vertrauliche Informationen, die unter das Anwaltsgeheimnis fallen oder aber persönliche Daten von Mandanten sind. Kanzleien müssen stets und unbedingt sicherstellen, dass sie die Datenschutzgesetze und -vorschriften einhalten. Eine lästige Angelegenheit, wobei Kanzleien dies im Regelfall an die Legal-Tech-Anbieter outsourcen können, von etwaigen Haftungsfragen abgesehen.
• Risiko von Datenschutzverletzungen: Jedoch rührt ein oft viel größeres Problem eher daher, dass viele Kanzleien sich selbst an der Digitalisierung versuchen – meist neben dem laufenden Betrieb. Dies wird die Kanzlei der Zukunft womöglich nicht mehr machen, sondern eine eigenständige Abteilung oder verantwortliche Person nur für die technische Komponente der Mandatsarbeit haben.
• Sicherheit von Kommunikation und Kollaboration: Die Kommunikation zwischen Anwälten und Mandanten erfolgt vermehrt über digitale Kanäle. Hierbei ist die Sicherheit von E-Mails und anderen digitalen Kommunikationsformen von großer Bedeutung.
  Verschlüsselung und sichere Kommunikationsmethoden sind unerlässlich, aber auch Strom- und Internetversorgung. Home-Office-Tendenzen sind hier eine Mischung aus technologischer Entwicklung und Trends der Arbeitnehmer.
• Authentifizierung und Zugangskontrolle: Der Zugriff auf Legal Tech-Systeme und -Daten sollte auf autorisierte Benutzer beschränkt sein. Eine strenge Zugangskontrolle und eine sichere Authentifizierung sind notwendig, um unbefugten Zugriff oder Hacking via Phishing-Mails zu verhindern. Die Kanzlei der Zukunft kann nicht mehr nur darauf setzen, dass die Mitarbeiter kurz eingeführt werden, sondern Briefings und regelmäßige Schulungen werden unerlässlich sein.
• Cybersecurity: Wenn heutzutage einige Kanzleien noch einen eigenen Serverraum mit eigenen Systemen pflegen, wird dies in der Kanzlei der Zukunft nicht mehr zu finden sein. Die Digitalisierung wird zu einer Arbeitsrevolution 4.0 führen und die Verflechtung von Technik und Arbeit unzertrennlich verstärken. Cybersecurity ist gerade bei steigenden Hacker-Angriffen und wachsender technologischer Angriffsfläche in der Kanzlei der Zukunft eine Grundlage für erfolgreiche Arbeit.

Allein der Faktor „Legal Tech“ führt schon zu einer veränderten Mandantenerwartung und das ist verständlich und richtig. Wenn Kanzlei A ihre Arbeit durch technologische Unterstützung in 50% der Zeit schafft, dann fordert ein Mandant von der konservativen Kanzlei B entweder auch den Einsatz von Legal Tech oder aber er möchte auch nur die Hälfte zahlen – schließlich wird länger gearbeitet als es eigentlich nach aktuellem Stand der Technik erforderlich ist.

Gleichzeitig muss die Kanzlei der Zukunft sich also gegen immer schnellere Konkurrenz behaupten und aber auch über den festgefahrenen Kanzlei-Tellerrand schauen. Welche Geschäftsmodelle aus der freien Wirtschaft kommen bei Mandanten eventuell besser an? Damit werden Rechtsdienstleister als Konkurrenten auf dem Markt problematischer, was dazu führen kann, dass sich die Kanzlei der Zukunft auf bestimmte Kernbereiche beschränken muss oder aber durch die speziellen Gesetze für den Beruf geschützt werden.

Die Generation Z ist im Verruf, weniger leistungsbereit zu sein und die Funktionsfähigkeit Deutschlands zu gefährden. Fakt ist, dass die Kanzlei der Zukunft sich neben gesellschaftlichen Trends wie Überalterung und Fachkräftemangel auch speziell an die sich ändernden Prioritäten der Arbeitnehmer der Zukunft anpassen muss. Wenn es immer weniger Bewerber für immer mehr vakante Stellen gibt, dann verschiebt sich die Verhandlungsposition hin zu einer Generation, die nicht dazu bereit ist, für Gehalt ihre Freizeit zu verkaufen. Teilzeitmodelle, Gleitzeit und Homeoffice oder aber eine radikal veränderte Erwartung an Leistung wird tiefgreifend den Arbeitsalltag und die Leistungsfähigkeit der Kanzlei der Zukunft bestimmen. Die dennoch hohe Arbeitslast kann dann wiederrum nur mithilfe von Legal Tech, bzw. einer Kanzleiautomatisierung, bewältigt werden, sodass sich die Faktoren teilweise ergänzen und nur zusammen eine zukunftsfähige Art einer Kanzlei formen können.