Der Umstieg oder die Einbindung einer neuen Legal Tech Plattform ist aufwendig und risikobehaftet. Wird er richtig umgesetzt, steht am Ende des Prozesses jedoch eine effizientere, gewinnbringende und moderne Lösung. Anfangs stellen sich oft jedoch folgende Fragen: „Habe ich die richtige Wahl bei der Software getroffen?“, „Wie implementiere ich die neue Plattform in meine Arbeitsprozesse?“, „Kann ich mein Kostenrisiko begrenzen?“ All diese Fragen und Unsicherheiten können im schlechtesten Fall gar vom Einsatz moderner Softwarelösungen abhalten. Wie der Umstieg auf eine Legal Tech Plattform gelingt, zeigen wir Dir in diesem Beitrag Schritt-für-Schritt.
Auf einen Blick:
Der Umstieg auf eine Legal Tech Plattform ist zeit- und kostenintensiv und sollte daher gut geplant werden. Folgende Schritte sollten bei der Umsetzung beachtet werden:
- Zuweisung zu einem interdisziplinären Team
- Genaue Bedarfsanalyse und intensiver Vergleich mit Anbietern
- Terminierte Umsetzung der Migration auf Plattform
- Beachtung von besonderen Sicherheitsaspekten
I. Der Umstieg ist Teamwork
Die Beauftragung eines designierten Teams für die Umstellung auf eine Legal Tech Plattform sollte am Anfang eines solchen Entscheidungsprozesses stehen. Je nach Größe der Kanzlei oder des Unternehmens ist eine interdisziplinäre Besetzung von Juristen, IT-Fachleuten und Entscheidungsbefugten für Finanzen ideal. Auf die Auswahl eines Legal Tech Produkts sollten besonders diejenigen Einfluss haben, die später mit dem Produkt arbeiten werden.
II. Arbeitsweise und Marktanalyse
Setze innerhalb des Teams schon so früh wie möglich fixe Deadlines und Erwartungshorizonte, um die Integration neuer Plattformen zügig umzusetzen. Nach der anfänglichen Ermittlung von Bedürfnissen sollten diese dann mit den Verfügbarkeiten am Markt abgeglichen werden. Danach erfolgt die Prüfung der Angebote, verbunden mit Demoterminen und der Klärung von Finanzierungsfragen. Abschließend ist es empfehlenswert, den endgültigen „Umzug“ für alle Beteiligten (verbunden mit Schulungen am neuen Produkt) verbindlich zu terminieren.
Bei der Prüfung der Angebote sollte auf eine hohe Detailtiefe und den genauen Abgleich mit den zuvor formulierten Bedürfnissen nicht verzichtet werden. Nichts wäre ärgerlicher, als erst nach der erfolgreichen Implementation einer neuen Plattform deren Schwächen zu realisieren. Lassen Sie sich bei Demoterminen nicht nur die Funktionen der Software vorführen. Nutzen Sie eigene use-cases und überprüfen Sie so die Kompatibilität mit den eigenen Ansprüchen. Außerdem sollte neben der Sicherheit einer Softwarelösung (Zertifizierungen sind hier gute Anhaltspunkte) auch die Kompatibilität mit bestehenden Systemen eine entscheidende Rolle spielen. Quellen für Angebote sind neben dem vielfältigen Informationsangebot von Fachzeitschriften und Internetauftritten vor allem Erfahrungsberichte anderer Anwälte oder auch der Besuch von Informationsmessen. Besonders ein ehrlicher Erfahrungsbericht kann hier helfen, hinter die vollmundigen Versprechen der Anbieter zu blicken und den wirklichen Nutzen der Softwarelösung und mögliche Probleme zu erkennen.
Bei der Auswahl eines Anbieters ist auch der Kundensupport zu berücksichtigen. Von dessen Qualität ist die erfolgreiche Implementierung der Software entscheidend abhängig. Faktoren wie die Erreichbarkeit des Supports, die Möglichkeit einer telefonischen Kontaktaufnahme oder die Entsendung von Technikern sind genauso relevant wie die Kostengestaltung für Supportanfragen. Da der Wechsel zu einer Legal Tech Plattform mit einigem Aufwand und Kosten verbunden ist, sollte überdies ein besonderes Augenmerk auf die Zukunftsfähigkeit der Software und die erwartbare Beständigkeit des Anbieters am Markt gelegt werden.
III. Die Umsetzung
Nach der erfolgreichen Auswahl des Legal Tech Produktes sollte auch dessen Implementation besonnen und geplant durchgeführt werden, um Reibungspunkte zu vermeiden. Hier empfiehlt sich ebenfalls die Zuweisung an ein designiertes Team aus denjenigen, in deren Arbeitsprozess das Produkt integriert wird. Durch ihre Nähe zu den etablierten Abläufen können die Mitglieder des Teams die relevanten Zeitpläne für die Umsetzung aufstellen und insbesondere bei der Migration von Bestandsdaten auf eine neue Plattform wichtige Vorarbeit leisten.
Sofern eine solche Migration erforderlich ist, empfiehlt sich zunächst die Durchführung einer Bestandsaufnahme: Wie viele Daten müssen migriert werden? Welche Sicherheitsaspekte müssen bedacht werden (je nach Sensibilität ist hier eine Schutzbedarfsanalyse nötig)? Welche Unterstützung bietet der Anbieter? Nach dieser Analyse sollte die Teamgröße der mit der Migration beauftragten Mitarbeiter ermittelt und ein klarer Zeitrahmen festgelegt werden.
Weitere, hilfreiche Infos über die Migration einer Software finden Sie hier: Software-Migration.
Abschließend sollte die Tauglichkeit der Software im Tagesgeschäft für einige Wochen überprüft und ggf. angepasst werden. Erst nach der Sicherstellung reibungsloser Abläufe sollten die alten Softwarelösungen oder Arbeitsprozesse abgebaut und die noch vorhandenen Daten vernichtet werden (sofern erforderlich).
IV. Fazit
Die Implementation neuer digitaler Lösungen für die eigene Kanzlei erfordert Zeit, Mut und Umsetzungswillen. Ein halbherziger Digitalisierungsprozess kann zu keinem erfolgreichen Ergebnis führen. Eine klare Definition der eigenen Erwartungen an eine digitale Lösung ist zwingend erforderlich für eine erfolgreiche Auswahl und Umstellung. Sobald die Umstellung auf eine Legal Tech Plattform jedoch erfolgt ist, zeigen sich die Ergebnisse dieses Prozesses sofort in einer optimierten Kosten- und Zeiteffizienz, der Vermeidung repetitiver Aufgaben und der damit verbundenen Möglichkeit, sich den Bedürfnissen der Mandantschaft noch intensiver zu widmen.
