Die Digitalisierung macht vor Anwaltskanzleien keinen Halt. Vielmehr ermöglicht sie moderne Arbeitsweisen, Flexibilität, Fortschritt und steigert die Wettbewerbsfähigkeit einer Kanzlei enorm. Natürlich bringt die Digitalisierung einer bisher analog funktionierenden Kanzlei Kosten und Umgewöhnung mit sich, aber wer sich diesen Hürden stellt, investiert nachhaltig in die Zukunft seiner Kanzlei! Im Folgenden findest du einige Tipps, wie du deine Kanzlei durch Digitalisierung zukunftsfähig machen kannst.
1. Bestandsaufnahme
Bevor der Digitalisierungsprozess losgehen kann, sollte eine Bestandsaufnahme der bestehenden Arbeitsvorgänge und Prozesse durchgeführt werden. Dabei sollte ein Augenmerk daraufgelegt werden, welche Prozesse bereits digitalisiert sind und bei welchen Prozessen es ein besonderes Potenzial zur Digitalisierung gibt. Insbesondere repetitive und zeitaufwendige Prozesse müssen hinterfragt sowie Kommunikationswege und Dokumentenverwaltung analysiert werden.
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2. Die richtige Softwarelösung
Auf Grundlage der Bestandsaufnahme sollte im nächsten Schritt nach einer passenden Softwarelösung gesucht werden. Zum einen ist dabei ratsam, auf eine intuitive Benutzeroberfläche zu achten, andererseits sollte die Software mit den bisher verwendeten Systemen kompatibel sein. Grade das Dokumentenmanagement und die interne und externe Kommunikation können durch die richtige Software erheblich erleichtert werden. Große Unterschiede finden sich auch in der Kundenbetreuung durch die Anbieter. Bei der Einführung eines neuen Systems ist es empfehlenswert, auf eine gute Erreichbarkeit und Unterstützung zu achten.
3. Datenschutz und Sicherheit
Ein Thema, das keine Kanzlei bei der Wahl ihrer Kanzleisoftware vernachlässigen sollte, ist Datenschutz. Die Sicherheit im Umgang mit sensiblen Mandantendaten sollte neben der Funktionalität der Hauptanspruch an eine Software sein. Zum einen muss die Verwaltung der Daten nach den GoBD zweifellos möglich sein, zum anderen sollte ein Blick auf die Standorte der vom Anbieter verwendeten Server geworfen werden. Zu empfehlen sind Server in Deutschland oder der Schweiz.
4. Integration der Mitarbeiter
Bei der Einführung einer neuen Kanzleisoftware ist es wichtig, alle Mitarbeiter von Anfang an mitzunehmen. Nicht nur sollte das Vorhaben vor der Umsetzung mit ihnen diskutiert werden und insbesondere die Vorteile des neuen Systems erläutert werden, auch sollten sie im Umgang mit der Software an die Hand genommen und geschult werden.
5. Einsatz der Software
Um den Kanzleialltag wirklich zu digitalisieren, sollte von Beginn an eine durchdachte Verwaltungsstruktur für Dokumente eingeführt werden. Analoge Akten sollten schnellstmöglich digitalisiert und neue Akten umgehend in digitaler Form angelegt werden. Auch die Bereiche Kommunikation und Zeiterfassung können mit Einführung der neuen Software sofort umgestellt werden. Eine digitalisierte Kanzlei bietet Potenzial für Flexibilität, Effizient und Aktivität. Eine einzigartige Chance, interne Abläufe zu optimieren, externe Kommunikation zu erleichtern und die Mandantenbindung zu stärken.
