Von der digitalen Kanzlei wird heutzutage viel gesprochen. Es scheint so, als würden nur noch Roboter herumlaufen und die KI mit riesigen Datenmengen füttern. Solche Bilder können abschrecken und gerade technik-unerfahrenen Anwälten die Lust auf das Ausprobieren verderben. Daher hier die zusammengefassten und aus Sicht der Anwalts-Software ergänzten Schritt-für-Schritt-Essentials von Kanzleimanagerin Ulrike Smit aus dem Interview mit Legal-tech.de, damit die Umstellung von Papier auf digital reibungslos abläuft.
Was macht eine Kanzleimanagerin eigentlich?
Im Interview mit Legal-tech.de verrät Ulrike Smit die Hauptaufgaben einer Kanzleimnagerin:
- Das Team begleiten
- Die organisatorischen Abläufe der Kanzlei bündeln und
- diese stets zu Aktualisieren
Ulrike Smit konkret war hierbei in der Kanzlei für die Digitalisierung zuständig und verrät weiter, welche Voraussetzungen geschaffen werden müssen, damit nicht nur jeder abgeholt wird, sondern damit sich der kurzzeitige Aufwand und die Kosten auch wirklich lohnen.
Keine Angst vor der Digitalisierung
Die erste Voraussetzung, die stimmen muss, ist die Einstellung der Beteiligten gegenüber dem in Angriff zu nehmenden Umbau der Kanzlei. Hier ist nicht nur eine gewisse Bereitschaft der Kanzleiführung gefordert, sondern es braucht womöglich eine positive Grundeinstellung Aller. Hier hilft es natürlich, wenn man ohnehin eine gewisse Neugier auf Prozessoptimierung hat und dem rasanten technischen Wandel nicht nur mit Argwohn zuschaut, sondern seine vielen Vorteile wenigstens anerkennt. Ein gewisses Springen über den eigenen Schatten ist hier aber wahrscheinlich notwendig.
Hierzu zählt natürlich auch die Bereitschaft, etwas Geld in die Hand zu nehmen. Es ist nicht so, dass die Digitalisierung alleine mit der Willenskraft erreicht werden kann – es wird die entsprechende Hard- und Software benötigt. Die Kosten, vor denen man sich nun aber vielleicht ängstigt, halten sich dann aber nach Ulrike Smit doch mehr im Rahmen, als oft befürchtet und angenommen. Wie immer bei Legal Tech gilt, dass es als eine Investition in die Zukunft anzusehen ist, die mittelfristig krisenfester macht, Material- und Raumkosten und langfristig enorm viel Zeit spart. Dies zu erkennen und sich darauf einzulassen ist der erste große Schritt.
Sich vertraut machen
Als nächstes steht das Problem an, dass der Markt mittlerweile riesig ist und es eine Vielzahl an Legal-Tech-Anbietern gibt. Sich hier einen Überblick zu verschaffen, sich zu belesen und ein grobes Verständnis zu erlangen ist der Schlüssel dazu, seine natürliche Scheu gegenüber dem Neuen abzulegen. Informieren Sie sich zu angeblichen Gefahren, Mythen und überbewerteten Hypes. Gerade am Anfang mag das nicht leicht fallen, weshalb seriöse Sammlungen von Informationen durch erfahrene Beteiligte (am besten aus erster Hand) wie etwa auf Blogs wie diesem oder aber Newsletter zum Thema eine gute Möglichkeit bieten.
Arbeitsprozesse sortieren
Nun geht es ans wirklich Eingemachte:
Es müssen nun sämtliche Arbeitsvorgänge im Kanzleigeschehen ins Auge genommen werden. Diese zu erkennen kann manchmal leichter und manchmal schwerer sein. Ein Tipp von Ulrike Smit: Die Prozesse definieren und schriftlich festhalten, am Besten in einem Kanzlei-Tagebuch. So ergibt sich ein Schema an Abläufen, welches dann aus der Perspektive der Digitalisierung betrachtet werden können. Daraufhin werden sie sozusagen digital nachgestellt, umgewandelt und angepasst. Hierbei können sich Vorgänge selbstverständlich auch vereinfachen, gebündelt werden oder gar ganz wegfallen – gerade das ist ja der Sinn der Digitalisierung. Für so gut wie alles gibt es technische Möglichkeiten und wenn diese etwa zentral in einem System zusammengefasst sind (wie etwa bei Legalvisio) lässt sich das gesamte Programm deutlich schlanker und effizienter gestalten.
Hier ist es wichtig, gerade in der Umbauphase, wirklich alles zu hinterfragen. Auftretende Probleme sollten offen kommuniziert werden und alle Beteiligten in den Prozess miteinbezogen. Anfängliche Ungewöhnungsschwierigkeiten ergeben sich hier zudem oft mit etwas Zeit und Arbeit mit dem nun neuen System.
Digitalisierung hört nie auf
Das hört sich nun für manche sicher schlimm an, wenn sie doch auf die Digitalisierung an sich schon gar keine Lust haben. Doch es ist wahr, dass ein solcher Umbau niemals wirklich abgeschlossen ist – und das ist auch gut so. Es ist eine Optimierung und jede weitere Verbesserung sollte hier willkommen sein. So entwickeln sich im Laufe der Zeit viele Dinge und nach und nach wird es immer leichter fallen, wieder neue Entwicklungen einzubauen und sich zu Nutze zu machen. Hier nicht zu schnell den Mut zu verlieren, ist nach Kanzleimanagerin Ulrike Smit für Kanzleien mittel- bis langfristig sogar überlebenswichtig. Daher ist es besser, je früher man sich nun mit dem Thema vertraut macht.
Konkrete Vorteile von Legal Tech in der Kanzlei
Ulrike Smit zeigt zudem noch einige konkrete Vorteile dieses Digitalisierngsprozesses auf:
- Schnelleres und effizienteres Arbeiten (samt Familienfreundlichkeit/Work-Life-Balance)
- Flexibilität (Homeoffice in Pandemien ohne zu Zucken)
- Physische Arbeitsplätze einsparen und keine Gebundenheit an Orte (etwa Umzug oder zweiter Standort)
- Kein Heraussuchen von Informationen im Papier-Chaos sondern schneller und geordneter Zugriff auf digitale Informationen jederzeit und von überall
