Die Digitalisierung von Prozessen findet bei immer mehr Kanzleien und Organisationen Anklang. Dabei spielt die Automatisierung der Dokumentenerstellung eine wichtige Rolle. Im folgenden Artikel zeigen wir Dir, was Dokumentenautomatisierung ist, was die Herausforderungen und Vorteile sind und wie dies in der Praxis aussehen kann.
1. Was ist die Dokumentautomatisierung?
Die Automatisierung von Dokumenten (engl. Document Automation) ist ein Prozess, bei dem Technologie und Software verwendet werden, um die Erstellung, Vorbereitung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten zu automatisieren[1]. Durch die Dokumentautomatisierung entfallen gedruckte PDF-Dokumente und E-Mail-Erinnerungen, das Scannen und Drucken von Dokumenten sowie viele andere häufig zeitaufwendige Arbeitsprozesse in Verbindung mit den Dokumenten.
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2. Herausforderungen bei der Umsetzung der Dokumentautomatisierung
Wie jeder Wandel in einem Unternehmen hat auch die Dokumentautomatisierung ihre Hürden[2]. Zum einen sind es technische Herausforderungen und zum anderen menschliche.
3. Was sind die Vorteile der Automatisierung?
Von der Dokumentautomatisierung können Unternehmen jeder Größe profitieren. Dabei gilt: Je größer die Firma, umso mehr Vorteile springen heraus. In erster Linie können die Dokumente schneller und einfacher generiert sowie bearbeitet werden. Zudem ist der Zugriff auf die Dokumente bequemer und die Mitarbeiter können ihre Zeit auf wertvollere Aufgaben fokussieren. Die Verwendung intelligenter Vorlagen für die Erstellung von Dokumenten erhöht die Compliance und Effizienz, da potenzielle Ungenauigkeiten reduziert werden. Durch die Gewährleistung der Konsistenz mit genauen Daten und der Geschäftslogik können Firmen ihre Dokumente sicher bereitstellen. [3]
4. Praxisbeispiel LAWLIFT
Mit LAWLIFT können Prozesse der Vorbereitung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten einfacher und schneller gestaltet werden. LAWLIFT ist eine Plattform für die Automatisierung von Dokumenten. Wer einmal mit den automatisierten Dokumenten mithilfe von LAWLIFT gearbeitet hat, wird schnell einen Anreiz für die weitere Nutzung finden. So werden die Mitarbeiter in der Lage sein, selbst komplexe Dokumente innerhalb weniger Minuten aufzubereiten, anstatt Stunden dafür zu benötigen. Der gesamte Automatisierungsprozess mit LAWLIFT ist simpel: Das Dokument wird in Echtzeit erstellt, während ein Fragenkatalog beantwortet wird. Mit LAWLIFT können die Unternehmen deutlich schneller die Anforderungen ihrer eigenen Kunden erfüllen. Gleichzeitig hilft die Software dabei, in einem schnelllebigen Arbeitsalltag eine Qualität auf höchstem Niveau sicherzustellen. Intelligente Vorlagen machen es möglich, auf eine einfache Art und Weise auch die komplexesten Dokumente zu erstellen. Dank des KI-gestützten-Workflows können im Handumdrehen sogar zweisprachige Vorlagen umgesetzt werden.[4]
[1] https://www.handel.digital/wissensblog/so-gehts-automatisierung-von-dokumenten-amp-digitalen-prozessen-im-hr-bereich-4am3j
[2] https://connective.eu/de/5-herausforderungen-bei-dokumentenautomatisierung/
[3] https://weissenberg-group.de/document-automation-mehr-als-nur-die-digitalisierung-von-dokumenten/
[3] https://de.lawlift.com
