„Ja. Das ist die kurze, aber richtige Antwort auf die Frage in der Überschrift. In einer modernen, digital arbeitenden Kanzlei ist eine funktionierende Kanzleisoftware unerlässlich. Das ist aber einfacher gesagt als getan, denn der Weg von der Papier-Akte bis zur digitalen Kanzlei ist aufwendig und erfordert das gemeinsame Engagement aller Mitarbeiter. Das Ergebnis entlohnt Sie allerdings um ein Vielfaches für all Ihre Mühen.“ Dies ist entnommen aus meinem Buch „Legal Tech – Die digitale Transformation in der Anwaltskanzlei“ (2018 erschienen im Rheinwerk Verlag, zu erwerben beim Rheinwerk Verlag oder auf Amazon). In einem vorigen Beitrag haben wir Ihnen bereits Ausschnitte der Einführung gezeigt – heute steigen wir direkt in die Thematik ein rund um die Frage: Wie gehe ich vor beim Digitalisieren mit Cloud-Software?
1. Einleitung
Eine gute Kanzleisoftware digitalisiert nicht nur Ihre Papier-Akten. Nahezu alle Anbieter werben mit umfangreichen Funktionen, die vor allem administrative Prozesse vereinfachen oder ganz automatisieren sollen. Neben der Aktenverwaltung sind daher Produkte wie Kalender und Arbeitszeiterfassung standardmäßig im Gesamtpaket enthalten. Auch eine Buchhaltungssoftware wird immer häufiger angebunden, weshalb eine moderne Kanzleisoftware die Tätigkeiten aller Mitarbeiter in irgendeiner Weise beeinflusst.
Zusätzlich dazu ermöglichen viele Anbieter auch die Kombination ihrer Software mit
Drittsoftware. So ist es etwa üblich, die Anwendungen von Microsoft Office mit der
eigenen virtuellen Kanzlei zu verknüpfen, um beispielsweise in Microsoft Word verfasste Schriftsätze unmittelbar der elektronischen Akte hinzuzufügen.
Der administrative Teil der Software wird in der Regel durch eine Reihe von Anwendungen zur Kommunikation ergänzt. Neben der internen Kommunikation mit Kollegen, die über die Kanzleisoftware erfolgt, betrifft das auch die Kommunikation
nach außen, also mit Mandanten, Gerichten oder der Gegenseite.
Mit einer funktionierenden und eingespielten Kanzleisoftware erschaffen Sie eine
digitale Kopie Ihrer Kanzlei, deren Mehrwert außer Frage steht. Das hat sich auch
längst herumgesprochen, denn die Arbeit mit einer Kanzleisoftware ist in Deutschland nichts Ungewöhnliches mehr.
2. Wo fange ich an und worauf muss ich achten?
Die Einrichtung einer Kanzleisoftware sowie die gesamte Digitalisierung einer Kanzlei ist – ungeachtet ob die Kanzlei schon existiert oder sich in der Neugründung befindet – ein Prozess. Auf diesen Prozess müssen sich sämtliche Mitarbeiter
einlassen. Dabei sollte niemand zurückgelassen werden, da die Führungsebene dringend auf das Feedback ihrer Beschäftigten angewiesen ist. Alte Arbeitsschritte bedürfen einer Revision und mitunter der Anpassung; neue Arbeitsschritte müssen erlernt werden. Je intuitiver das Arbeiten in der digitalen Kanzlei ist, desto größer sind die Vorteile.
Der Prozess der Digitalisierung ist schleichend. Wer innerhalb der ersten paar Tage
nach Implementierung neuer Software die große Erleuchtung erwartet, der wird enttäuscht werden. Wer die Modernisierung der Kanzlei übereilt vorantreibt, der wird
langfristig mit Problemen kämpfen.
Der übliche Vorgang bei der Einrichtung einer Kanzleisoftware sieht daher so aus,
dass Papier-Akten noch einige Zeit nebenher verwendet werden und nur sukzessive
durch ihre digitalen Pendants abgelöst werden. Das bedeutet gerade in der Anfangsphase unter Umständen etwas mehr bzw. sogar doppelten Aufwand. Um alle Mitarbeiter an das neue System zu gewöhnen, bestimmte Arbeitsschritte zu etablieren und möglicherweise irreversible Fehler zu vermeiden, ist dieses Vorgehen aber unvermeidbar.
3. Nicht nur Software
Bisher war viel die Rede von Software. Unbestritten liegt der Fokus des Legal-Tech Markts auf Software – ohne die entsprechende Hardware gerät die Digitalisierung der Kanzlei allerdings schnell ins Stocken. Machen Sie sich daher darauf gefasst, neue
Ausrüstung anschaffen zu müssen. Dass funktionierende und halbwegs moderne
Computer erforderlich sind, ist evident. Angemessen große Bildschirme, bestenfalls
sogar zwei pro Arbeitsplatz, erleichtern die Arbeit mit elektronischen Akten ungemein und sollten deshalb in die Budgetplanungen einbezogen werden.
Darüber hinaus ist ein leistungsstarker Scanner (je nach Kanzleigröße auch mehrere)
unbedingt erforderlich. Insbesondere in der Übergangszeit von analog auf digital
werden Sie Unmengen an Papier scannen müssen. Sie kennen Ihre eigenen Akten am
besten: Jedes einzelne Blatt muss eingescannt, benannt, verschlagwortet und zusammen mit den anderen Blättern der jeweiligen Akte korrekt abgespeichert werden. Wie viel Zeit und wie viele Mitarbeiter können Sie für diese Arbeit entbehren? Die Anschaffung eines auf die Aktendigitalisierung spezialisierten Hochleistungsscanners ist auf lange Sicht definitiv wirtschaftlicher. Denn auch dann, wenn die Digitalisierung Ihrer Kanzlei abgeschlossen ist, werden Sie den Scanner noch brauchen – seltener zwar, aber immer wieder einmal. Bedrucktes Papier wird schließlich auch in zehn Jahren noch in der Kanzlei eingehen.
4. Cloud oder Offline?
Wenn Sie sich das Vorstehende bewusst gemacht haben, abschätzen können, was auf
Sie bzw. Ihre Kanzlei zukommen wird, und sich den Umstieg auf das digitale Arbeiten
zutrauen, dann können Sie den Prozess der Digitalisierung damit einleiten, sich konkret mit den verschiedenen Möglichkeiten auf dem Markt auseinanderzusetzen.
Bevor wir allerdings einen Blick auf die verschiedenen Kanzleisoftware-Produkte
werfen, bedarf es einer generellen Weichenstellung: Wollen Sie eine Cloud- oder eine
Offline-Lösung?
Letztere entspricht dem derzeitigen Standard: Die meisten Kanzleisoftwares arbeiten mit stationären Servern innerhalb der Kanzlei und ermöglichen keinen oder nur
einen begrenzten Zugriff von außerhalb. Offline- bzw. Desktop-Lösungen funktionieren in einem geschlossenen internen Netzwerk und sind nicht zwingend auf eine Internetverbindung angewiesen. Die Software wird in der Regel auf den einzelnen Arbeitsrechnern installiert und kann zentral, etwa von der eigenen IT, verwaltet werden.
Natürlich ist es jeder Kanzlei selbst überlassen, die für sie richtige Wahl zu treffen. Dennoch ist es in der Regel so, dass große Kanzleien Offline-Lösungen favorisieren, während Cloud-Lösungen primär von kleinen und mittleren Kanzleien gewählt werden.
Das liegt hauptsächlich daran, dass Offline-Lösungen mit großem finanziellen und
zeitlichen Aufwand verbunden sind. Cloud-Lösungen können auch ohne große Investitionen zunächst erst einmal ausprobiert werden und haben daher keine mit Offline-Lösungen vergleichbare Bindungswirkung.
5. Digitalisierungsprozess mit einer Cloud-Lösung
Wenn Sie sich für eine Cloud-Lösung entscheiden, gestaltet sich der Prozess der Digitalisierung ein wenig anders als bei einer Offline-Lösung. Zwar werden Sie auch in diesem Fall nicht auf die eigene IT-Abteilung verzichten können. Die Wartung und das Updaten der Kanzleisoftware erfolgt jedoch herstellerseitig.
Bei einer Cloud-Lösung befindet sich die eigentliche Software in der Cloud, also auf
externen Servern und nicht in Ihrer Kanzlei. Dasselbe gilt für den Großteil der Daten.
Je nach Art der Kanzleisoftware erfolgt der Zugriff entweder über eine Anwendung
auf Ihrem Rechner oder aber vollständig über den Internetbrowser – so als ob Sie eine Internetseite aufrufen würden.
Bedenken bestehen häufig hinsichtlich der Datensicherheit – immerhin werden
wichtige und sensible Daten außerhalb der eigenen vier Wände bei einem völlig
Fremden gespeichert. Solange Sie sich auf dem deutschen Markt bewegen, sind diese Sorgen gleichwohl unbegründet: Die gängigen Cloud-Lösungen für deutsche Kanzleien speichern die Daten innerhalb Deutschlands, in spezialisierten und zertifizierten Rechenzentren. Die dortigen Sicherheitsbestimmungen sind entsprechend hoch, sämtliche Verarbeitungsvorgänge richten sich nach geltendem Datenschutzrecht und stehen unter Beobachtung der zuständigen Aufsichtsbehörden. Im Zweifel sind die Daten in einer solchen Cloud besser aufgehoben als in Kanzleiräumlichkeiten.
6. Übersicht zur Reihe des
Legal-Tech-Buchs:
Diese Blogartikel sind entnommen aus meinem Buch „Legal Tech – Die digitale Transformation in der Anwaltskanzlei“, 2018 erschienen im Rheinwerk Verlag, zu erwerben beim Rheinwerk Verlag oder auf Amazon.
- zweiter Beitrag: Kanzlei-Software,
- dritter Beitrag: Cloud-Computing,
- vierter Beitrag: Digitale Work-Flows/Sekretariat,
- fünfter Beitrag: Praxis-Special: Leitfaden.
