Vertragsautomatisierung – grundlegende Erklärung und Probleme

1. Einleitung

Die Geschäftswelt und gerade auch die Rechtswelt befindet sich in einem ständigen Wandel. Allein schon § 327a bis z BGB zeigen mit den vielen kleinen Buchstaben, dass aufgrund gesellschaftlicher Wandlung, auch unsere Gesetze nachziehen mussten – etwa speziell bei § 327 BGB bei digitalen Produkten. Doch der schon immer bestehende Wandel beschleunigt sich durch die Digitalisierung rasant. In dieser Zeit der Schnelligkeit und unbegrenzter digitaler Möglichkeiten sind Unternehmen und Kanzleien nun ständig auf der Suche nach innovativen Lösungen, um ihre Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Eine dieser Innovationen, die an großer Bedeutung gewinnt und die Art und Weise, wie Unternehmen Verträge verwalten und nutzen, grundlegend verändert, ist die Vertragsautomatisierung. Sie verspricht nicht nur eine bedeutende Reduzierung des Zeitaufwands, sondern auch die Reduzierung von Fehlern bei gleichzeitiger Optimierung von Geschäftsprozessen. Doch das eigentliche Potenzial dieser Technologie wird erst deutlich im Hinblick auf künstliche Intelligenz (KI) deutlich.

2. Anwendungsgebiet

Die Vertragsautomatisierung ist jedoch sehr viel mehr als ein moderner Trend rund um KI, denn sie hat in der Tat das realistische Potenzial, den Vertrag als die Grundlage des meisten Rechts und als Kern der Anwaltsarbeit in vielen Rechtsgebieten grundlegend zu verändern. In der bisherigen Arbeitswelt waren Unternehmen und Kanzleien oft mühsam damit beschäftigt, individuelle Verträge angepasst auf bestimmte Bedürfnisse zu erstellen, gegnerische Entwürfe (je nach Gebiet durchaus mehrere hundert Seiten lang) zu prüfen und eine einmal gefundenen Kompromiss stets zu monitoren. Dies ist nicht nur lästig, aufwendig, zeitintensiv und eine typische „Praktikanten-Aufgabe“, sondern es ist hoch anfällig für Fehler und Verzögerungen. Das Durchforsten von enormen Papiermengen wurde in Großkanzleien etwa in extra Daten-Räumen absolviert, von Berufseinsteigern, die so als billige Arbeitskräfte für stundenlange sehr anstrengende Arbeit mit vielen Überstunden ausgenutzt werden. In anderen Bereichen kennt man zeitraubende Genehmigungsverfahren, Ressourcen-Engpässe und Zeitnot. Gleichzeitig einen Überblick über alle Verträge zu behalten, neuste Rechtsprechung, EU-Anforderungen und technische Möglichkeiten im Blick zu behalten ist sehr anspruchsvoll. Vertragsautomatisierung stellt nicht weniger als einen Wendepunkt dar, wenn sie es nun schafft, hierbei effizient zu unterstützen.

3. Hindernisse und Probleme

Bei all den vielversprechenden Aussichten der Vertragsautomatisierung müssen Unternehmen und vor allem auch Kanzleien bei ihrem Einsatz besonders aufpassen. Es müssen rechtliche Hürden beachtet werden und Probleme teils gelöst und teils in Kauf genommen werden. Hierbei gibt es sowohl technische Probleme, als auch juristische und wirtschaftliche. Hauptproblem bei diesem Thema ist die bestehende „Fragmentierung“ von Vertragsdaten und -prozessen. Denn gerade in größeren Unternehmen liegen verschiedenste Formate, Vorlagen, Adressen, Inhalte und Zuständigkeiten an ganz unterschiedlichen Orten, Speichermedien und Abteilung. Bei Kanzleien ist dies teils weniger relevant, teilweise bei großen Mandaten aber auch noch viel schlimmer. Für eine Vertragsautomatisierung ist das eine enorme praktische Hürde, die zunächst mit einem gewissen Arbeitsaufwand ausgeräumt werden muss.

Weiteres Problem ist die Fehleranfälligkeit, jedoch vor allem die menschliche. Denn eingegebene Daten werden automatisiert verarbeitet und daher ist ihre Richtigkeit herausragend wichtig. Sonst führt das zu negativen Verkettungen, die sich dann auch noch potenzieren können. Gleichzeitig muss auch gesagt sein, dass ein einfacher Tippfehler durchaus simpel zu beheben ist – wie eben sonst auch. Dennoch ist ein gewisses Monitoring nötig, bzw. eine Aufmerksamkeit der nutzenden Mitarbeiter.

Beim Einsatz von KI entstehend schließlich spätestens die juristischen Probleme, die in ihrer einfachsten Form datenschutztechnischer Natur sind. Doch weiter gedacht bleibt Regulierung von KI, Verantwortung und Autonomie abzuwarten bleiben.

4. Die Rolle der KI

Um die Vertragsautomatisierung auf ein Level zu heben, auf dem sie tatsächlich attraktiv für Kanzleien und Unternehmen wird, hat sich KI als entscheidender Faktor erwiesen. Denn bei solch großen Datenmengen, Sortierungsaufwand und möglichst anwenderfreundlichen Tools ist Schnelligkeit und Rechenleistung zusammen mit cleverem eigenständigen Lernen entscheidend. Doch wo wird KI konkret eingesetzt?

• Vertragsklassifizerung- und erkennung
  • KI kann Verträge automatisch klassifizieren und relevante Informationen zur Einordnung extrahieren, unabhängig von ihrem Format oder ihrer Sprache. Dies bedeutet, dass Verträge in verschiedenen Dateitypen, darunter PDFs, Bilder und mehr, effizient verarbeitet werden.
• Vertragsanalyse- und Prüfung
  • KI ermöglicht es, Verträge auf wichtige Klauseln, Bedingungen und Compliance-Anforderungen zu überprüfen. Sie kann Verstöße gegen Verträge identifizieren und Unternehmen und Anwälte proaktiv über potenzielle Risiken informieren.
• Vertragserstellung
  • KI kann Vertragsvorlagen verwenden, um automatisch Verträge zu erstellen, basierend auf den spezifischen Anforderungen und Parametern eines Unternehmens. Dies beschleunigt den gesamten Vertragsprozess erheblich.
• Vertragslebenszyklusmanagement
  • KI-gestützte Lösungen ermöglichen ein umfassendes Vertragslebenszyklusmanagement. Sie können automatisch Erinnerungen für Vertragsverlängerungen, -erneuerungen und -kündigungen erstellen und den Status der Verträge in Echtzeit überwachen.

Dies ist nur eine grobe Übersicht und sie bleibt zudem auch recht oberflächlich. Die technologische Tiefe würde diesen Rahmen sprengen und ist meist für die Anwender auch nicht notwendig zu verstehen. Erst im Hinblick auf Regulierung und juristische Bewertung dieser Vorgänge ist es nötig, die Hintergründe wirklich zu durchdringen.