In den letzten Jahren haben E-Discovery-Tools einen entscheidenden Beitrag zur Modernisierung und Verbesserung der Informationsbeschaffung, -Suche und -Präsentation von Rechtsanwälten geleistet. Diese durchaus innovativen Technologien haben zu einer Steigerung der Effizienz, Kostenreduzierung und einer neuen Ebene der rechtlichen Forschung und Dokumentation geführt. Sie hielten zunächst Einzug in den Großkanzleien und schwappten so aus den USA und UK immer mehr nach Deutschland, bis sie mittlerweile für einen Großteil nicht mehr wegzudenken sind. Doch wo werden sie eigentlich eingesetzt? Wie funktionieren sie und welche Probleme haben sie? Fest steht: Aktenordner voll mit ausgedruckten Whatsapp-Chats, die von zu bemitleidenden hoch ausgebildeten Staatsexamen-Absolventen durchgesucht werden müssen, gehören zum Glück der Vergangenheit an!
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1. Was ist E-Discovery?
Der Begriff „E-Discovery“ steht für „elektronische Beweisführung“ und beschreibt den Vorgang, bei dem elektronische Informationen wie E-Mails, Dokumente, Textnachrichten, soziale Medien und weitere digitale Daten in rechtlichen Verfahren gesammelt, überprüft und präsentiert werden. Dieser Prozess ist bei Fällen unentbehrlich, in denen elektronische Beweise eine entscheidende Rolle spielen – und die nehmen sehr stark zu. Die Kommunikation in Unternehmen, aber eben auch privat, läuft immer mehr auf digitaler Ebene, etwa in Chatrooms oder eben per Mail. Hierin enthaltene Beweise oder relevante Date gilt es zu filtern und auszuwerten. Für einen Anwalt alleine ist das aber aufgrund der Menge an Nachrichten vollkommen unmöglich. E-Discovery-Aufgaben sind nämlich unabhängig von Fall oder Mandant grundsätzlich zeitaufwändig, kostspielig und erfordern oft umfangreiche manuelle Arbeit. E-Discovery-Tools bieten hier eine clevere technologische Lösung und sind damit Teil der Digitalisierung im Rechtsbereich und somit Legal Tech.
2. Vorteile von E-Discovery
I. Effizienzsteigerung
E-Discovery-Tools automatisieren viele Aufgaben, die zuvor manuell durchgeführt wurden. Sie können enorme Datenmengen in kürzester Zeit analysieren und relevante Informationen extrahieren. Dies reduziert den Arbeitsaufwand erheblich und beschleunigt den gesamten Prozess.
II. Kostenreduzierung
Die Kosten für die manuelle Durchsicht von Tausenden von Dokumenten und E-Mails können ins Unvorstellbare steigen, für Anwälte bzw. die Mandanten. E-Discovery-Tools senken diese Kosten erheblich, indem sie die Arbeitszeit stark reduzieren.
III. Präzision und Konsistenz
Menschliche Fehler sind unvermeidlich, ganz besonders bei der Durchsicht großer Datensätze. E-Discovery-Tools sind präzise und konsistent, was die Qualität der gesammelten Beweise erhöht.
IV. Schnelligkeit
E-Discovery-Tools ermöglichen eine schnelle Reaktion auf Anfragen und Gerichtsanordnungen, was den juristischen Prozess beschleunigt und dabei hilft, Fristen trotz stressigem Kanzleialltag einzuhalten.
V. Skalierbarkeit
E-Discovery-Tools sind skalierbar und können an die Anforderungen eines Falles angepasst werden. Egal, ob es sich um einen kleinen Rechtsstreit oder eine komplexe Untersuchung handelt, die Tools sind flexibel einsetzbar. Gleichzeitig lässt sich die gesamte Kanzlei-Struktur skalieren, indem immer größere Aufträge angenommen werden können.
3. Wie gelingt den Tools das?
E-Discovery-Tools arbeiten auf der Grundlage von Algorithmen, maschinellem Lernen und Texterkennungstechnologien. Sie durchsuchen, indizieren und klassifizieren große Mengen elektronischer Daten, um relevante Informationen zu identifizieren. Hier sind einige der Schlüsselprozesse:
Datenextraktion: E-Discovery-Tools können Chats, E-Mails, Dateianhänge, Metadaten und andere elektronische Informationen extrahieren und kategorisieren. KI-gestützt erkennen sie den Inhalt der Daten und wissen so, nach was sie suchen müssen.
Dokumentenklassifizierung: Diese Tools können Dokumente nach Relevanz für den Fall klassifizieren, was bei der Filterung von irrelevanten Informationen hilfreich ist.
Textanalyse: Mithilfe von Textanalyse können E-Discovery-Tools relevante Schlüsselwörter und Muster in den Daten identifizieren, was dank KI sehr viel mehr ist, als eine einfache Stichwortsuche bei Word. Sinnzusammenhänge zu verstehen ist der große Vorteil moderner Anwalts-KI und hilft auch hier enorm weiter.
Datenreduktion: E-Discovery-Tools können Duplikate entfernen und irrelevante Informationen minimieren, um den Arbeitsaufwand bei der später durchzuführenden Durchsicht durch einen menschlichen Anwalt weiter zu reduzieren. Denn diese Durchsicht ist trotz Loblied auf die KI selbstverständlich notwendig und keinesfalls auf die leichte Schulter zu nehmen.
Präsentation: Die Ergebnisse werden in einem übersichtlichen Format präsentiert, das für Anwälte und Gerichte leicht verständlich ist. Also muss nicht länger ein meist gelangweilter Praktikant sich an einer Powerpoint-Präsentation versuchen, sondern in einheitlichen Formaten werden die entscheidenden „paar“ Daten (natürlich können auch das noch viele sein) aus den Millionen von durchsuchten Datensätzen dargestellt.
4. Nachteile von E-Discovery
Im Grunde ergibt sich bei den Nachteilen nichts neues: Wie bei allen digitalen Prozessen in der Rechtsbranche ist es die gleiche Handvoll an Problemen, Herausforderungen und Bedenken, die immer aufkommen. Eine zu starke Fokussierung auf technologische Lösungen kann dazu führen, dass dem Prozess entscheidende Vorteile von menschlichem Denken und der Erfahrung von Anwälten verloren geht. Gleichzeitig haben Anwälte weniger Arbeit zu leisten, was in dystopischen Vorstellungen zur Arbeitslosigkeit führen kann, zumindest aber realistisch betrachtet die Arbeitsweise ändern wird. Wer hierzu nicht bereit ist, wird mit sehr viel schnellerer Konkurrenz mithalten müssen. Schließlich sind die fast schon automatisch in den Kopf kommenden Stichwörter Datenschutz und IT-Sicherheit zu nennen.
5. Fazit
E-Discovery hat bereits Einzug gehalten. So wie schon das BeA wird es die Arbeitsweise von Rechtsanwälten digitaler machen und bringt damit große Vorteile mit sich. Kinderkrankheiten, rechtliche Hürden und die Sicherstellung eines qualitativen Niveaus werden sich entsprechend der „Unaufhaltsamkeit“ des Fortschritts im Laufe der Zeit lösen. Es ist also einerseits angebracht und wichtig, hier genau hinzusehen und kritisch auf den sensiblen Bereich des Rechts aufzupassen. Andererseits sollte nicht ein grundsätzlicher Technologie-Skeptizismus Anwälte davon abhalten, die tatsächlichen Vorteile anzuerkennen, die mit E-Discovery für sie einhergehen.
