Zeiterfassung und Abrechnung
Digitalisierung der Kanzlei
Durch die Digitalisierung kann man klassische Arbeitsprozesse optimieren. Diese Optimierung ist eine einmalige Chance, Zeit einzusparen, Kosten zu senken und Fehler zu vermeiden. Die Bereiche Zeiterfassung und Abrechnung enthalten viele monotone und repetitive Tätigkeiten und eignen sich damit optimal zur Digitalisierung und zum Auslagern an eine Software.
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1. Softwaregestützte Zeiterfassung
Manuelle Zeiterfassung fordert viel Aufwand. Man muss konstant dokumentieren, wann und wie lange man mit welchem Mandanten oder Fall arbeitet, Pausen erfassen und alles übersichtlich und transparent festhalten. So sehr man sich bemüht, dieses System ist fehleranfällig und fordert ständige Aufmerksamkeit. Die digitale Zeiterfassung hingegen ist so einfach wie das Abstempeln einer Karte. Durch das einfache Klicken auf das Stoppuhrsymbol wird die Arbeitszeit gestoppt. Diese Arbeitszeit kann dabei an einen Kunden, ein Projekt oder eine Leistung gekoppelt und damit direkt an Ort und Stelle dokumentiert werden. Einzelne Einträge lassen sich eindeutig zuordnen, Verwirrung und Schätzungen lassen sich vermeiden und die Basis für später digitalisiert erstellte Rechnungen wird geschaffen.
Alle wichtigen Infos im Überblick: Digitalisierung einer Kanzlei
2. Digitale Abrechnung
Der auf die digitale Zeiterfassung folgende Schritt ist die digitale Abrechnung. Im Idealfall werden die erfassten Zeitdaten nach erfolgter Zuordnung und Prüfung automatisch in die Rechnung für den jeweiligen Kunden übertragen. Dabei sind in der Software die auf eine bestimmte Leistung oder einen Auftrag entfallenden Abrechnungsdaten vollständig hinterlegt, sodass kein zusätzlicher Aufwand mehr durch einen Mitarbeiter benötigt wird, um die Kundenrechnung zu erstellen und zu senden. Damit der gesamte Prozess unter der Verantwortung und der Aufsicht eines kompetenten Mitarbeiters stattfindet, wird die Zuordnung zu einem Rechnungsbearbeiter sichergestellt. Für einen professionellen Auftritt gegenüber den Kanzleikunden sorgen individuelle Rechnungslayouts. Dabei können die Rechnungen per E-Mail direkt aus der Software versendet oder bei Bedarf auch einfach ausgedruckt werden.
3. Vermeiden von Fehlern
Jeder manuelle Arbeitsschritt birgt die Gefahr von Fehlern. Dies ist insbesondere der Fall bei monotonen und repetitiven Tätigkeiten wie der Zeiterfassung und Abrechnung. Eine digitale Softwarelösung kann sowohl die Arbeitszeit der Mitarbeiter als auch den Tages- oder Stundensatz erfassen, alles dem betreffenden Mandanten zuordnen und in Rechnung stellen. Zusätzlich dazu können im Idealfall auch die Honorare der externen und die Stundenverrechnungssätze der internen Mitarbeiter in der digitalen Softwarelösung hinterlegt werden, um auf Knopfdruck den Deckungsbeitrag verfügbar zu machen. Ohne eine Softwarelösung würden all diese Zwischenschritte manuell von Mitarbeitern durchgeführt werden. Dadurch besteht auch bei jedem dieser Zwischenschritte das Potenzial für Fehler, beispielsweise beim Übertragen von Daten, beim Zuordnen von Stundensätzen oder Mandanten, beim Tippen von Zahlen und anderem.
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Legalvisio ist für mich das Netflix unter den Anwaltsprogrammen. Innovativ, qualitativ verlässlich, benutzerfreundlich und flexibel.
Als Einzelanwältin bin ich für meine Mandanten am besten per E-Mail erreichbar. Dabei ist es sehr hilfreich, dass sich sämtliche Korrespondenz ganz einfach der jeweiligen Akte zuordnen lässt.
4. Fazit
Wie in anderen Bereichen bietet die Digitalisierung auch bei der Zeiterfassung und Abrechnung riesige Chancen zur Optimierung der Kanzleiprozesse. Es überrascht daher auch nicht, dass immer mehr Kanzleien auf digitale Lösungen umsteigen und neu gegründete Kanzleien und junge Unternehmer von Beginn an von Softwarelösungen Gebrauch machen. Die digitalisierte Zeiterfassung und Abrechnung sparen in erster Linie Zeit und Aufwand, reduzieren aber auch Rückfragen und Fehlerquellen. Darüber hinaus sorgen sie für einen schnelleren Geldeingang und mehr Liquidität. Dabei profitiert die Kanzlei nicht nur direkt von den genannten Vorteilen, sondern hat auch mehr Zeit, um sich auf ihr Tagesgeschäft zu fokussieren. Mit Blick in die Zukunft lässt sich sagen, dass Wettbewerbsfähigkeit ohne Bereitschaft zur Digitalisierung nicht mehr möglich sein wird.
Häufig gestellte Fragen
Durch die Digitalisierung dieser Arbeitsprozesse kann eine Kanzlei Zeit und Kosten sparen sowie Fehler vermeiden. Repetitive Arbeitsprozesse kosten viel Aufwand, Konzentration und sind sehr fehleranfällig. Gleichzeitig lassen sie sich sehr gut von Software übernehmen und digitalisieren. Damit können die Mitarbeiter der Kanzlei ihre Zeit und Energie auf wichtigere Aufgaben konzentrieren und Fehler vermieden werden.
Die digitale Zeiterfassung ist so einfach wie das Abstempeln einer Karte. Durch das einfache Klicken auf das Stoppuhrsymbol wird die Arbeitszeit gestoppt. Diese Arbeitszeit kann dabei an einen Kunden, ein Projekt oder eine Leistung gekoppelt und damit direkt an Ort und Stelle dokumentiert werden.
Die erfassten Zeitdaten werden nach erfolgter Zuordnung und Prüfung automatisch in die Rechnung für den jeweiligen Kunden übertragen. Dabei sind in der Software die auf eine bestimmte Leistung oder einen Auftrag entfallenden Abrechnungsdaten vollständig hinterlegt, sodass kein zusätzlicher Aufwand mehr durch einen Mitarbeiter benötigt wird, um die Kundenrechnung zu erstellen und zu senden. Damit der gesamte Prozess unter der Verantwortung und der Aufsicht eines kompetenten Mitarbeiters stattfindet, wird die Zuordnung zu einem Rechnungsbearbeiter sichergestellt.