Jeder Anwalt in einer analogen Kanzlei kennt die sich stapelnden Aktenberge, das Chaos, die ständige Suche nach Informationen und Kontaktdaten. Nicht nur ist man bei der Arbeit an die physische Akte gebunden und muss sie immer bei sich haben, auch ihre Verwaltung, die Suche nach konkreten Dokumenten, die Weiterleitung derselben bringen einen erheblichen Aufwand mit sich. Eine Lösung für diese Unannehmlichkeiten findet sich in der digitalen Akte. Diese ist auf verschiedenen Ebenen der Organisation relevant: Management der Dokumente und des Kalenders, Kommunikation der Beteiligten und Zeiterfassung.
1. Kanzleimanagement
Die digitale Akte revolutioniert die Arbeit an Fällen für den individuellen Anwalt und die gesamte Kanzlei. Zuerst einmal wird die Organisation der Akten optimiert. Anstatt unübersichtlicher Aktenstapel und losen Papierstapeln bildet die digitale Akte eine logische Bündelung einer Vielzahl von strukturiert angelegten, übersichtlichen Dokumenten. Neben der Gliederung in die einzelnen Dokumente, welche die Suche nach einem bestimmten Schreiben bereits erleichtert, kann man mit der automatischen Volltextsuche nach Stichworten suchen und in wenigen Sekunden die gesuchten Dateien und Stellen im Dokument finden. Ein weiterer großer Vorteil ist die durch die digitale Akte gewonnene Flexibilität. Bei analogen Akten kann immer nur der Besitzer der Akte an derselben arbeiten. Die Notwendigkeit der physischen Akte hindert Kanzleien an interaktivem Arbeiten und kostet viel Zeit und Geld. Mit der digitalen Akte können verschiedene Mitarbeiter parallel auf eine Akte zugreifen. Dies ist bei Cloud-basierten Systemen sogar komplett zeit- und ortsunabhängig möglich. Wenn ein Dokument oder eine Datei an anderer Stelle als in der digitalen Akte benötigt wird, kann es letztlich jederzeit exportiert und verschoben werden.
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2. Kommunikation
Alle beteiligten Personen, die Mandanten, die Gegenseite und weitere Beteiligte, werden inklusive ihrer Kontaktdaten auf dem Deckblatt der digitalen Akte gesammelt. Anstatt mühsam nach Mailadressen, Telefonnummern oder Adressen zu suchen, kann man mit nur einem Mausklick die hinterlegte E-Mail kontaktieren oder über ein verbundenes Telefon die hinterlegte Nummer anrufen. Nicht nur die Kommunikation mit kanzleiexternen Beteiligten, auch die interne Kommunikation und Zusammenarbeit kann erheblich erleichtert werden. Durch den parallelen Zugriff auf eine Akte besteht die Möglichkeit Vermerke und Kommentare zu erstellen und diese an andere Mitarbeiter zu verfügen. Darüber hinaus können in der digitalen Akte Termine, Wiedervorlagen und Fristen erstellt werden. Diese erscheinen in den Agenden aller Beteiligten und verhindern, dass wichtige Fristen untergehen, vergessen oder missverstanden werden.
3. Zeiterfassung und Rechnungserstellung
Ein weiterer Vorteil der digitalen Akte ist die automatische Zeiterfassung und automatisierte Rechnungsstellung. Die Zeit, die man in einer Akte verbringt, kann man automatisch erfassen lassen oder manuell einfügen. Egal, ob nach Stundenbasis, RGV oder pauschal abgerechnet wird, die anfallenden Gebühren können hinterlegt werden. Durch die Zeiterfassung, die hinterlegten Gebühren und hinterlegten Kontaktdaten funktioniert die Rechnungserstellung dann einfach auf einen Klick. Nicht nur die Erstellung der Rechnung wird damit vereinfacht, auch können die Einnahmen und sämtliche Aufwände im entsprechenden Aktenkonto hinterlegt werden und sind somit leicht wiederzufinden. Insgesamt werden durch die digitale Akte alle Informationen, Dokumente und Abläufe an einem Ort übersichtlich gesammelt, sodass man stets den Überblick behalten kann und alles schnell und einfach zugänglich ist.
