Scanprozess einer Kanzlei
digital und sicher
Die digitale Verfügbarkeit von allen Dokumenten ist Kernbestandteil einer modernen digitalen Kanzlei. Das beinhaltet sowohl den elektronischen Briefverkehr als auch den analogen. Wie aber implementiere ich Scan-Prozesse, die effizient sind und zugleich ihren rechtlichen Beweiswert behalten?
Im Überblick:
1. Infrastruktur
Grundvoraussetzung ist eine adäquate Scanning-Infrastruktur. Eine moderne Scan-Einheit muss über einen automatischen Dokumenteneinzug verfügen (Fachabkürzung ADF) und doppelseitig mindestens in den Formaten PDF und JPEG scannen können. Außerdem sollte die Druckersoftware eingescannte Dokumente automatisch mit einer Texterkennungssoftware bearbeiten (Fachabkürzung OCR). Damit können Sie abgespeicherte Dokumente später nach Schlagworten durchsuchen.
Empfehlenswert ist zudem die Anschaffung eines Flach-/Buchscanners für Dokumente, die nicht getrennt werden dürfen, wie beispielsweise bei notariellen besiegelten Urkunden.
2. Beweiswert und Sicherheit
Möchten Sie mit dem Scannen nach Möglichkeit gänzlich auf eine physische Archivierung der gescannten Dokumente verzichten, so spricht man vom ergänzenden Scannen. Voraussetzung für den Erhalt des Beweiswertes ist die Sicherstellung von Manipulationsfreiheit des digitalisierten Dokuments bei dessen Erfassung und dessen Archivierung. Beachten Sie hier auch mögliche verfahrensrechtliche Besonderheiten wie § 229 II ZPO.
Laut dem BSI muss ein vertrauenswürdiger, digitaler Geschäftsprozess unter anderem folgende Kriterien bei Aufzeichnungen erfüllen: Integrität, Authentizität, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit, Verkehrsfähigkeit und Vertraulichkeit.
Integrität bedeutet, dass die Daten oder Systeme nicht verändert wurden. Bei einem wirksamen Integritätsschutz werden zudem zumindest Veränderungen erkannt.
Unter der Authentizität von Daten versteht man, dass die Quelle der Daten eindeutig bestimmbar ist.
Unter der Nachvollziehbarkeit eines Vorgangs versteht man, dass alle wesentlichen Schritte des Vorgangs von einer unabhängigen Stelle nachgezeichnet werden können.
Die Verfügbarkeit von Daten, Diensten, IT-Systemen, IT- Anwendungen oder IT-Netzen ist vorhanden, wenn diese den Benutzern innerhalb akzeptabler Wartezeiten in der benötigten Form zur Verfügung stehen.
Vertraulichkeit ist die Verhinderung einer unbefugten Kenntnisnahme.
Wie Sie Ihren ergänzenden Scanprozess nach diesen Kriterien organisieren können, lesen Sie in der TR-RESISCAN des BSI. Besondere Bedeutung kommen dabei der bildlichen und inhaltliche Übereinstimmung von Papierdokument und Scanprodukt sowie der Integritätssicherung zu. Elektronisch archivierte Dokumente müssen beispielsweise je nach Schutzbedarf mit einem qualifizierten Zeitstempel und einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem qualifizierten elektronischen Siegel versehen werden. Ebenfalls empfiehlt sich eine Mitarbeiterschulung für ersetzendes Scannen und/oder eine spezielle Zertifizierung nach der TR-RESISCAN.
3. Organisation
Etablieren Sie einen standardisierten Scan-Prozess mit eindeutigen Verantwortlichkeiten. Eine lückenlose Verfahrensdokumentation ist hier erforderlich:
- Wer hat gescannt?
- Welche Dokumente wurden gescannt?
- Wie wurde gescannt?
- Welche Schritte wurden zur Qualitätssicherung vorgenommen?
Sortieren Sie Schriftverkehr und Dokumente nach ihrer Scanbarkeit: sind Heftklammern oder Notizzettel angebracht oder Dokumente untrennbar miteinander verbunden, sodass sie nicht mittels ADF eingescannt werden können? Ordnen Sie diese Dokumente den entsprechenden Scaneinheiten zu. Darüber hinaus kann in gewissen Konstellationen eine inhaltliche und bildliche Übereinstimmung von Scanprodukt und Papierdokument erforderlich sein. Hat hier beispielsweise die Farbgebung des Originals einen eigenständigen Erklärungswert, so muss das Dokument in Farbe gescannt werden.
Vermerken Sie ebenfalls, welche Dokumente nach dem Scannen vernichtet werden können und welche analog archiviert werden müssen. Es ist ebenfalls empfehlenswert, Schutzbedarfskategorien nach potenziellen Schadensfolgen zu erstellen. Scannen Sie dann diese so vorsortierten Stapel getrennt voneinander, sodass es zu keinen Verwechslungen kommt.
4. Finalisierung
Überprüfen Sie nach jedem Scan-Vorgang, ob alle Dokumente lesbar und korrekt erfasst wurden. Die Intensität der Kontrolle sollte nach der zugeordneten Schutzbedarfskategorie erfolgen. Bei Dokumenten mit geringer Schutzbedarfskategorie dürfte auch eine stichprobenartige Kontrolle genügen, während bei höher klassifizierten Dokumenten genaue Kontrollen (nach dem 4-Augen-Prinzip) erfolgen sollten. Gegebenenfalls müssen Sie die eingescannten Dokumente noch händisch in die richtige Reihenfolge bringen oder als eigenständige Dateien voneinander trennen. Nutzen Sie hier professionelle Software, wie beispielsweise Adobe Acrobat Reader.
5. Vernichtung und Archivierung
Zur Erhaltung des Beweiswertes eines gescannten Dokuments muss dieses auch geschützt vor Manipulation oder Verlust auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert werden. Die eingescannten Dateien sollten dann in einem die Integrität der Dokumente bewahrenden Dateiorganisationsprogramm bzw. Langzeitarchiv gespeichert werden. Der Einsatz von kryptografischen Verfahren kann hier notwendig sein. Um Datenverlusten vorzubeugen, sollte diese so entstandene Datenbank regelmäßig mit doppelten Backups gesichert werden.
Zur Erhaltung des Beweiswertes eines gescannten Dokuments muss dieses auch geschützt vor Manipulation oder Verlust auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert werden. Die eingescannten Dateien sollten dann in einem die Integrität der Dokumente bewahrenden Dateiorganisationsprogramm bzw. Langzeitarchiv gespeichert werden. Der Einsatz von kryptografischen Verfahren kann hier notwendig sein. Um Datenverlusten vorzubeugen, sollte diese so entstandene Datenbank regelmäßig mit doppelten Backups gesichert werden.
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Sofern nach den erhöhten Sicherheitsstandards für ersetzendes Scannen vorgegangen worden ist, können vernichtbare Dokumente abschließend der Vernichtung zugeführt werden. Auch dieser Vorgang sollte turnusmäßig fristgebunden stattfinden, damit eine ordnungsgemäße Entsorgung gewährleistet werden kann. Dabei sollten die Vernichtungszeiträume so gewählt werden, dass mögliche Fehler beim Scannen rechtzeitig korrigiert werden können. Beispielsweise empfiehlt es sich Originale in Papierform erst nach ihrer erwartungsgemäßen ersten Nutzung zu vernichten.
6. Fazit
Die Implementierung von beweiserhaltenden Scanprozessen ist arbeitsintensiv und verursacht anfangs wahrscheinlich auch Kosten. Die lang- und kurzfristigen Vorteile liegen jedoch auf der Hand: die rein digitale Verfügbarkeit von Dokumenten und der damit verbundene orts- und zeitunabhängige Zugriff auf Akten ist Kernbestandteil einer modernen digitalen Kanzlei. Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne sind die Folge: Auf teure Archive kann zu großen Teilen verzichtet werden, Stichwortsuchen und groß-angelegte Dokumentenanalysen sind möglich. Mit der frühzeitigen Implementierung moderner Scanprozesse sichern Sie die Zukunftsfähigkeit Ihrer Kanzlei und können Ihren Mandanten eine bessere und effizientere Beratung bieten!
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Als Einzelanwältin bin ich für meine Mandanten am besten per E-Mail erreichbar. Dabei ist es sehr hilfreich, dass sich sämtliche Korrespondenz ganz einfach der jeweiligen Akte zuordnen lässt.
Die häufigsten Fragen rundum den Scanprozess in einer Kanzlei
Wenn Sie weiterhin Papier-Dokumente neben den eingescannten Dokumenten nutzen möchten, gilt Ihre eingescannte Version als Ergänzung. Damit einhergehend gelten besondere Richtlinien, da manche Dokumente inhaltlich und bildlich als Scanversion und Print-Papier vorliegen – somit also doppelt. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat daher durch das TR RESISCAN (Technische Richtlinien 03138 Ersetzendes Scannen) geschaffen.
Bei dem ersetzendem beziehungsweise ergänzendem Scannen werden die Originaldokumente nur noch in der Scanversion weiterverwendet. Das Original wird vernichtet. So können Sie mit Ihrer Kanzlei alle Dokumente digital verwalten und müssen keine Papierform mehr nutzen.
Ja, absolut! Wichtig ist, dass die eingescannten Dokumente digital geschützt werden. Ist dies der Fall, so können die Originaldokumente vernichtet werden.
