Interne Kommunikation in einer Kanzlei
In vielen Kanzleien bestand die interne Kommunikation vor Beginn der Corona-Pandemie hauptsächlich aus E-Mails. Seit Beginn der Corona-Pandemie ist dieser Weg der Kommunikation jedoch nicht mehr ausreichend. Durch Home-Office ist es nun schwieriger, mit Kollegen zu kommunizieren und Informationen auszutauschen. E-Mails sind als alleiniges Mittel für die Kommunikation innerhalb der Kanzlei nicht mehr zeitgemäß. Doch wie genau gelingt eine gute Zusammenarbeit trotz mobilem Arbeiten genau?
Neben dem internen Versand von E-Mails nutzen wir in unserer Kanzlei inzwischen weitere Tools, die eine effektive Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden fördern. Hierzu gehören Tools für Videokonferenzen, Messaging-Apps und Projektmanagement-Tools.
Videokonferenzen
Die Zeiten, in der sich wirklich alle Kollegen im Büro befanden, sind mit großer Wahrscheinlichkeit vorbei. Entweder findet ein Meeting vollständig online statt oder in hybrider Form im Büro und einige Mitarbeitende werden aus dem Home-Office zugeschaltet. Für die Durchführung dieser Meetings ist es essenziell, dass die Teilnehmenden einander im Video sehen können. Anbieter wie Microsoft Teams oder Zoom, bei denen auch gleichzeitig Abstimmungen abgehalten werden können, eignen sich daher hervorragend für Konferenzen.
Für hybride Konferenzen – also solche, an denen Mitarbeitende aus dem Büro und aus dem Home-Office zugeschaltet sind – ist es empfehlenswert, einen Meeting-Raum mit einem günstigen PC, einer Kamera und einem hochwertigen Mikrofon auszustatten. Der Ton ist hierbei wichtiger als das Bild. So kann mit einfachen Mitteln ein hybrides Meeting stattfinden.
Eine Anleitung, wie Sie Ihre Kanzlei digitalisieren können, finden Sie hier: Digitalisierung einer Kanzlei
Messaging-Apps
Des Weiteren sollte ein unternehmensweiter Chatroom oder eine Messaging-App eingerichtet werden: Dies ist eine großartige Möglichkeit, mit allen gleichzeitig zu kommunizieren. Diese Chatrooms können genutzt werden, um Neuigkeiten auszutauschen oder Fragen zu stellen.
Hervorragend dafür eignet sich beispielsweise der webbasierte Nachrichten-Dienstleister Slack, der einen Wissensaustausch innerhalb unterschiedlicher Arbeitsgruppen ermöglicht. Anders als beim E-Mail-Verkehr werden alle Unterhaltungen in einem durchsuchbaren Archiv gespeichert, sodass sich niemand Sorgen machen muss, dass Informationen verloren gehen. In Slack findet die Kommunikation entweder über Privat- bzw. Gruppenchats statt oder Gruppen, welche z. B. nach Themen oder Aufgabenbereichen geordnet sein können. In diesen können darüber hinaus Dateien hochgeladen werden oder Drittanbieter-Apps wie z. B. Outlook oder Google Kalender integriert werden.
Slack ist ebenfalls auf mobilen Geräten verfügbar und kann über die App auch unterwegs genutzt werden. Das macht es einfacher als je zuvor, mit Kollegen auf Reisen oder im Homeoffice ohne Internetverbindung zusammenzuarbeiten. Sollten hierbei Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes bestehen, kann Mattermost eine Alternative hierzu bieten. Die Funktionen von Mattermost ähneln denen von Slack, jedoch ist es möglich, das Programm auf einem eigenen Server zu hosten. Somit ist es möglich, sich für Server in einem deutschen Rechenzentrum zu entscheiden oder sogar seine ganz eigenen zu benutzten. Unabhängig davon für welches Programm man sich entscheiden ist es vor allem für größere Teams essenziell, dass jedes Profil ein Bild hat.
Projektmanagement-Tools
Projektmanagement-Tools sind ideal, um Arbeitsabläufe zu organisieren und den Überblick über Aufgaben zu behalten. Sie schaffen einen Überblick und machen die Arbeit sowohl im Team als auch mit externen Partnern und Kunden einfacher. Es geht nicht nur um Projektmanagement, sondern auch um die Verteilung von Arbeitseinheiten innerhalb des Teams.
Asana ist hierbei ein gutes Tool, um Aufgaben zu verwalten und den Überblick über den Workflow zu behalten. Asana arbeitetet hierbei vor allem auf der visuellen Ebene. Man kann Karten erstellen, die die einzelnen Aufgaben optisch strukturiert und übersichtlich darstellen. Diese Karten können auf dem Board verschoben werden, sodass Sie immer einen schnellen Überblick über Ihren Projektstatus haben. Den verschiedenen Aufgaben können außerdem Fotos und Kommentare angehängt werden.
Zusätzlich dazu bietet Asana die Möglichkeit, Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben zu erstellen. Asana bietet zudem eine mobile App, mit der man auch unterwegs über seine Projekte auf dem Laufenden bleiben kann.
Eine Alternative zu Asana kann hierbei Trello darstellen. Trello ist sehr anschaulich und einfach zu bedienen. Es können Karten erstellen werden, die die einzelnen Aufgaben darstellen. Diese Karten können auf dem Board verschoben werden, sodass Du immer einen schnellen Überblick über Ihren Projektstatus haben. Auch die mobile App bietet großartige Funktionen wie z. B. die Möglichkeit, den Karten Kommentare oder Fotos hinzuzufügen.
Ist das Intranet noch aktuell?
In der Theorie vereinfacht ein Kanzlei-Intranet die interne Kommunikation und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter, ob im Büro oder im Home-Office, immer auf dem Laufenden sind. Hierdurch ist die produktive Zusammenarbeit von Kanzleimitarbeitern an allen Arbeitsplätzen sichergestellt und das wiederum beschleunigt die Arbeit.
In der Praxis funktioniert dies jedoch nur, wenn das Intranet gut gepflegt ist. Ein Intranet, das nicht auf dem neuesten Stand ist, wird schnell zu einem Informationsfriedhof. Du solltest prüfen, wie intensiv das Intranet tatsächlich genutzt wird und ob es verbessert werden kann, zum Beispiel durch die Einbindung moderner Social-Media-Elemente wie Likes oder Kommentare, um den Austausch
dynamischer zu gestalten. Wenn Du dich für ein Intranet entscheidest, dann muss dafür gesorgt werden, dass es regelmäßig gepflegt wird und die Zuständigkeiten hierfür klar verteilt sind.
Fazit
Eine digitale interne Kommunikation in Kanzleien bringt viele Vorteile mit sich bringt. Bei der endgültigen Umsetzung kommt es vor allem darauf an, was Du und Dein Team bevorzugen. Mit keinem der oben genannten Tools kannst Du etwas falsch machen. Das Wichtigste ist, dass Du eine Kommunikationsmethode finden, die für Dich und Dein Team funktioniert.
