Mit Beginn des neuen Jahres ist der Stichtag zur verpflichtenden Verwendung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA) überschritten. Das bietet Anlass, sich auch mit dem Stand der Digitalisierung in der eigenen Kanzlei auseinanderzusetzen. Die verpflichtende Einführung von beA hat gezeigt: die Digitalisierung hat nicht vor dem anwaltlichen Tätigkeitsfeld Halt gemacht, sie hat längst begonnen.
Was ist eine digitalisierte Kanzlei? Digitalisierung in der Kanzlei bedeutet die Implementierung papierloser, umfassend vernetzter Arbeitsabläufe, die ortsunabhängig, wenn möglich automatisiert und damit vor allem effizient ablaufen. Daher möchte dieser Beitrag Ihnen eine Checkliste zur Hand geben, anhand derer Sie überprüfen können, ob Sie und Ihre Kanzlei „fit für 2022“ sind.
.
1. Verwende ich schon digitalisierte Akten und eine digitale Infrastruktur?
Analoge Akten sind noch ein sehr geläufiges Bild in den meisten Kanzleien sind. Jedoch sollte das Ziel einer digitalisierten Kanzlei die langfristige Umstellung auf eine papierlose Aktenhandhabung sein. Dies erfordert für viele einen längeren Prozess der Umgewöhnung, die Vorteile liegen jedoch auf der Hand: So lassen sich nicht nur digitale Arbeitsprozesse einfacher integrieren, auch die Aktenorganisation sowie die Dokumentation fallen leichter. Anstelle von Aktenbergen sollten alle Dokumente digital auf Computer und Tablet verfügbar sein. Diese lassen sich dann mit der entsprechenden Software auch nach Stichworten durchsuchen und kategorisieren.
.
Handlungsempfehlungen:
Das Vorhandensein einer modernen Infrastruktur ist hierfür Grundvoraussetzung:
- Anschaffung von Tablets und leistungsfähigen Computern
- schnelles Internet
- ggf. Einrichtung einer kanzleieigenen Cloud via NAS-Server oder die Nutzung entsprechender zertifizierter Online-Dienste
.
2. Verwende ich eine moderne Kanzleisoftware?
Um den sofortigen und uneingeschränkten Zugriff auf die erforderlichen Akten zu haben ist es sinnvoll auch die notwendige Kanzleisoftware geräteübergreifend zu implementieren. Diese gibt es traditionell als auf dem Endgerät installierte On-Premise-Anwendung, oder auch als rein browserbasiertes Programm. Der große Vorteil letzterer Variante ist die geräte- und betriebssystemunabhängige Zugriffsmöglichkeit ohne die Notwendigkeit einer vorigen Installation oder einer teuren Systempflege.
Im Markt für browserbasierte Kanzleisoftware haben sich mittlerweile einige attraktive Anbieter etabliert. So auch die Bonner Legalvisio GmbH. 2016 in Kooperation mit der Kölner Kanzlei Wilde Beuger Solmecke (WBS) gegründet, wurde sie von Anwälten für die Bedürfnisse moderner Anwälte entwickelt. Neben dem geräteunabhängigen, browserbasierten Zugriff auf digitale Akten ermöglicht sie eine benutzerfreundliche Termin-, Fristen- und Kontaktverwaltung, digitalisiert und automatisiert verschiedene Prozesse und bietet einen schnellen Überblick zu den Kennzahlen der Kanzlei wie offenen Rechnungen, Zeiterfassung und Umsätzen. Sämtliche Daten werden außerdem sicher auf C5 zertifizierten Servern gespeichert.
Eine gute Kanzleisoftware bietet auch die Möglichkeit repetitive Arbeitsabläufe zu automatisieren. So gibt es schon heute Anwendungen, die Ihnen automatisiert Schriftsätze erstellen, Dokumente analysieren oder per Chatbot bei Mandanten relevante Daten erfassen oder Anliegen vorsortieren. Die mit diesen Prozessen verbundenen Effizienzgewinne liegen auf der Hand.
.
3. Bin ich gewappnet gegen Cyberattacken?
Neben der Schaffung einer digitalen Infrastruktur ist auch deren Absicherung gegen Cyberattacken Grundpfeiler einer modernen digitalen Kanzlei. Immer häufiger werden Anwälte Opfer von Cybercrime. Die Behebung der Folgen solcher Angriffe ist nicht nur teuer, sondern geht in der Regel auch mit einem erheblichen Reputationsschaden einher. Wie können Sie sich also effektiv vor derartigen Attacken schützen?
Zunächst muss zwischen den gängigen Herangehensweisen an Cyberkriminalität differenziert werden:
.
Handlungsempfehlungen:
Um sich gegen diese Arten von Cybercrime zu schützen, müssen eine Vielzahl von Maßnahmen ergriffen werden:
Aktivieren Sie 2-Faktor-Authentifizierugen.
Klicken Sie nie auf Links in dubiosen E-Mails oder öffnen ihre Anhänge. Erkundigen Sie sich vorher beim Absender, soweit dieser Ihnen bekannt ist nach der E-Mail
Überprüfen Sie auch die Ziel-URL eines Links: Betrüger versuchen oft einen Link serös aussehen zu lassen, indem sie an die Domain ihrer eigenen Website Kürzel bekannter Anbieter anhängen. z.B. https://betrügerischewebsite.de/meinehausbank.de
Nutzen Sie Schulungen für Cybersecurity und versenden Sie regelmäßig Phishing-Training-E-Mails
.
4. Biete ich eine mandantenfreundliche Onlinepräsenz?
Abschließend sei auch eine Überprüfung und ggf. die Optimierung der eigenen Onlinepräsenz erwähnt. Mit zunehmender Relevanz der eigenen Website sowie des Auftritts auf Bewertungsportalen und ggf. Social-Media bei der Auswahl eines Rechtsanwalts müssen diese regelmäßig auf ihre Aktualität und Design überprüft und gepflegt werden. Hier sind Nutzerfreundlichkeit und Übersichtlichkeit das oberste Gebot.
.
Stellen Sie sich daher folgende Fragen:
- Welchen Eindruck macht meine Website beim ersten Besuch, fühle ich mich angesprochen – und würde ein Mandant sich (optisch) angesprochen fühlen?
- Erfährt er alle relevanten Informationen über die Kanzlei und den Umfang des Beratungsportfolios innerhalb weniger „Klicks“?
- Fühle ich mich angemessen repräsentiert?
- Hier empfiehlt sich auch der Vergleich zum Internetauftritt Ihrer Kollegen, um die Aktualität ihrer Onlinepräsenz fundierter einschätzen zu können.
Unter dem Aspekt der Nutzer- bzw. Mandantenfreundlichkeit ist außerdem die Einfachheit der Kontaktaufnahme nicht zu unterschätzen. Im Zuge der vergangenen zwei Corona-Jahre ist es fast selbstverständlich geworden Meetings online abzuhalten. Häufig sind es besonders die kürzeren Kontakte und Besprechungen, die sich leicht auf digitale Kommunikationswege auslagern lassen können. Erweitern Sie hier Ihr Beratungsangebot auch auf digitale Kontaktmöglichkeiten über die Zeit der Pandemie hinaus. Damit bieten Sie Ihren Mandanten ein breiteres, effizientes und einfacher zugängliches Angebot Ihrer Dienstleistungen und sparen möglicherweise selbst noch Zeit dabei.
.
5. Fazit
Die digitalisierte Kanzlei lässt sich nicht über Nacht erschaffen. Vielmehr ist es ein umfangreicher Prozess, der je nach Größe und Bedarf Wochen, Monate und auch Jahre dauern kann. Nichtsdestotrotz: der Umfang dieser Aufgabe ist im Vergleich zu ihrer Notwendigkeit, den Effizienzsteigerungen und den Wettbewerbsvorteilen angemessen. Nehmen Sie bei dieser Aufgabe keine reaktive, passive Rolle ein. Gestalten Sie aktiv mit und implementieren Sie die nötigen Prozesse frühzeitig. Dann kann es nur Gewinner geben: Sie und Ihre Mandantschaft.
