Cloud-Dienstleiter wie Google Drive oder Dropbox sind im privaten Alltag bekannt und beliebt. Doch was hat das mit dem Rechtsbereich zu tun?
„Alles dabei, immer und überall: Cloud Computing revolutioniert eine Branche nach der anderen. Anwendungsfelder finden sich überall, weshalb ein Ende des Höhenflugs nicht in Sicht ist. Längst wurde auch der Anwaltsmarkt erobert.“ Dies, sowie der folgende Artikel ist entnommen aus meinem Buch „Legal Tech – Die digitale Transformation in der Anwaltskanzlei“ (2018 erschienen im Rheinwerk Verlag, zu erwerben beim Rheinwerk Verlag oder auf Amazon). Nach der Einführung, haben wir uns im vorigen Beitrag mit Kanzlei-Software beschäftigt. Das bereits angeschnittene Thema der „Cloud“ werden wir heute vertiefen, erklären und auf die Anwaltschaft übertragen!
1. Einführung
Sicherlich haben Sie auch privat schon Kontakt mit diversen Cloud-Diensten gehabt.
So sind bei Privatanwendern insbesondere die Dienste von Dropbox und Google Drive beliebt. Bei beiden Services können Sie Ihre Daten in der jeweiligen Cloud speichern, um sie anschließend zum Beispiel unterwegs auf dem Smartphone wieder abzurufen. Das macht die betreffenden Daten zum einen sehr mobil. Zum anderen werden sie durch Systemabstürze oder beschädigte Festplatten nicht beeinträchtigt – Sie können Ihre Daten jederzeit wieder aus der Cloud herunterkopieren. Zusätzlich können Sie bestimmte Ordner aus Ihrer Cloud auch für andere Personen freigeben. Diese Personen sind dann berechtigt, die dort befindlichen Daten anzusehen, zu bearbeiten oder eigene hinzuzufügen. Welche Rechte diese Personen genau erhalten, lässt sich individuell und sehr detailliert einstellen. So könnte eine Person nur lesenden Zugriff erhalten, eine andere auch schreibenden.
2. Was ist eigentlich Cloud-Computing?
Cloud Computing beschreibt ein Modell zur Speicherung, Nutzung und Verarbeitung von Daten über ein Netzwerk. Das Hauptmerkmal von Cloud Computing ist, dass sich die betreffenden Daten nicht mehr an einem lokalen Ort befinden – zum Beispiel auf dem eigenen Rechner –, sondern ausgelagert werden. Der Zugriff auf die Daten erfolgt über das Internet oder ein anderes, beispielsweise firmeninternes Netzwerk. Durch diese Möglichkeit der Auslagerung von Ressourcen eröffnet sich eine Vielzahl von praktischen Möglichkeiten.
In den meisten Fällen können drei grundlegende Arten von Cloud Computing unterschieden werden:
- IaaS (Infrastructure as a Service) beschreibt das Zurverfügungstellen von IT-Infrastruktur, also Rechenleistung, Speicherkapazitäten und Netzwerken.
- Darauf baut PaaS (Platform as a Service) auf. Hier werden ganze Softwareumgebungen über die Cloud nutzbar gemacht. Das ermöglicht zum Beispiel die Entwicklung und Anwendung eigener Software.
- Die dritte Stufe ist SaaS (Software as a Service), womit die Bereitstellung von fertiger, nutzbarer Software gemeint ist.
Der Begriff der Cloud selbst kann in private und öffentliche Clouds unterteilt werden. Standardmäßig wird unter einer Cloud die sogenannte Public Cloud, also die »öffentliche« Cloud verstanden. Der Zugriff erfolgt über das Internet. An dem Merkmal der »Öffentlichkeit« wird auch ein Charakteristikum von Cloud Computing deutlich: Eine Cloud ist nicht für einen konkreten Nutzer angepasst. Vielmehr kann ein und dieselbe Cloud von vielen verschiedenen Nutzern gleichzeitig beansprucht werden. Die Private Cloud kommt vorwiegend in Großkonzernen zum Einsatz. Der Zugriff erfolgt nicht über das Internet, sondern über ein internes Netzwerk, das sogenannte Intranet.
Im privaten Bereich ist Cloud Computing längst fester Bestandteil des Internet-Alltags. Mit wenigen Klicks werden private Daten in der Cloud gespeichert. Per Internetzugang sind die Daten zu jeder Zeit und ortsunabhängig abrufbar. Als Endgerät können neben dem klassischen Desktop-Computer auch Laptops, Tablets und Smartphones genutzt werden. Das garantiert nicht nur die größtmögliche Flexibilität, sondern ermöglicht auch das Teilen der Daten mit Dritten ohne den Einsatz von externen Datenträgern.
Für Unternehmen bedeutet die Auslagerung von Daten zunächst eine deutliche Einsparung von Kapazitäten auf mehreren Ebenen. Große unternehmensinterne Rechen- und IT-Zentren können eingespart werden. Somit entfallen auch die Wartung der Hardware und die Sicherung sowie das regelmäßige Updaten der Software. Diese Aufgaben werden zusammen mit den betreffenden Daten an den Cloud-Anbieter ausgelagert.
Ein großer Vorteil von Cloud Computing ist, dass die Bereitstellung ebenso wie die
anschließende Abrechnung bedarfsabhängig erfolgt. Somit entstehen dem Unternehmen lediglich laufende Kosten, große Investitionen in umfangreiche IT-Zentren entfallen komplett. Das bedeutet gleichzeitig bessere Organisationsmöglichkeiten und mehr Flexibilität.
3. Die verschiedenen Typen im Überblick mit Anwendungsfeldern
Abstrakte Erklärungen lassen sich nur schwer merken. Aus diesem Grund haben wir im Folgenden noch ein paar praktische Anwendungsbeispiele für die verschiedenen Arten von Cloud Computing aufgelistet:
Infrastructure as a Service (IaaS)
Infrastruktur in diesem Sinne meint eine IT-Infrastruktur, die aus physischen Servern und der erforderlichen Software besteht. Ein Serverraum in einem Unternehmen ist zum Beispiel eine solche Infrastruktur. Die drei Arten von Cloud Computing
werden grafisch häufig als eine Pyramide dargestellt. IaaS nimmt dabei den untersten Platz in dieser Pyramide ein. Denn IaaS zeichnet sich dadurch aus, dass keine fertigen Lösungen angeboten werden, sondern schlicht fundamentale technische Komponenten, auf denen sich andere Dinge aufbauen lassen.
Sehr viele Unternehmen sind heutzutage auf eine funktionsfähige, regelmäßig gewartete und leistungsstarke IT-Infrastruktur angewiesen. Wenn ein Unternehmen diese Voraussetzungen nicht selbst erfüllen kann, stellen IaaS-Dienste gute Alternativen oder Ergänzungen dar. Aber nicht nur Unternehmen nutzen Cloud-Dienste mit IaaS-Geschäftsmodell. Die oben bereits genannten Beispiele Dropbox und Google Drive sind auch nichts anderes als Cloud-Dienste, die ihren Nutzern eine Server-Infrastruktur zur externen Lagerung von Daten anbieten.
Platform as a Service (PaaS)
Der mittlere Teil der Cloud-Pyramide, PaaS, ist IaaS gar nicht so unähnlich. Beide Geschäftsmodelle haben das Zurverfügungstellen einer bestimmten Art von Infrastruktur zum Gegenstand. Doch während IaaS auch Hardware in Gestalt von Servern zur Verfügung stellt, stehen bei PaaS rein virtuelle Umgebungen im Mittelpunkt. Diese Umgebungen werden primär von Entwicklern genutzt, um eigene Softwareanwendungen zu entwickeln, zu testen oder auch anzubieten. Anbieter derartiger Services sind beispielsweise der
Amazon-Dienst AWS Elastic Beanstalk oder SAP Cloud Platform . Die Nutzungsmöglichkeiten für Nicht-Entwickler sind begrenzt, weshalb Sie sich mit diesem Thema nicht näher auseinandersetzen müssen.
Software as a Service (SaaS)
Die Spitze der Pyramide, technisch wie logisch auf den anderen Cloud-Arten aufbauend, stellt SaaS dar. Hier geht es darum, komplette Anwendungen, also fertige Software, über die Cloud bereitzustellen, wie die bereits vorgestellte Cloud-Kanzleimanagement-Software Legalvisio oder der Dienst Office 365 von Microsoft. Im Gegensatz zu herkömmlicher Software muss bei SaaS nichts auf dem eigenen Computer installiert werden. Mitunter bedarf es eines sogenannten Clients, der ähnlich einem Browser als eine Art Eingangstür genutzt wird. In anderen Fällen genügt ein Internet-Browser allein, um Zugang zu der Cloud-Software zu erhalten. Die betreffende Software wird dann nicht mehr wie früher – etwa in Form einer CD – gekauft, sondern bloß zeitweise angemietet.
Die cloudbasierten Kanzleisoftwares sind SaaS-Dienste: Sie müssen nichts installieren und können von überall und mit jedem Endgerät auf die Software zugreifen. Natürlich erlauben die Kanzleisoftwares auch das Abspeichern von Daten und weisen damit Elemente des IaaS auf. Allerdings bieten die meisten Cloud-Anwendungen auch entsprechende Infrastruktur an, da SaaS nun mal auf IaaS aufbaut. Eine Abgrenzung ist mitunter schwierig.
4. Praktischer Nutzen für den Anwalt
»Alles schön und gut, aber was bringt mir das persönlich?«, werden sich jetzt sicherlich einige von Ihnen fragen. Zunächst einmal: Probieren Sie es doch einfach aus! Einer der Vorteile von Cloud Computing ist der unschlagbar einfache Einstieg. Da in der Regel alle erforderlichen Ressourcen in der Cloud liegen, können Sie jederzeit interessante Cloud-Dienste testen, ohne irgendwelche Bindungen einzugehen. Weder benötigen Sie leistungsstarke Hardware noch spezielle Endgeräte. Egal ob Sie mit einem Mac oder einem Windows-Rechner arbeiten – solange Sie Internet haben, funktioniert auch die Cloud-Software. Die Preismodelle der meisten Cloud-Dienste sind entsprechend flexibel ausgestaltet: kostenfreie Testversionen und monatliche Kündigungsmöglichkeiten sind Normalität. So etwa auch bei Legalvisio: Modelle sowie kostenloser Demotermin!
Cloud Computing ist auch deshalb so beliebt, weil sämtliche Ressourcen aus der
Cloud bedarfsabhängig beansprucht werden können. Sie müssen nur für so viel bezahlen, wie Sie auch tatsächlich nutzen wollen!
Die meisten Unternehmen sind auf eine umfangreiche Infrastruktur angewiesen. Bei
Bedarfsspitzen oder Serverausfällen kann es ganz schnell zu Beeinträchtigungen des
Betriebsablaufs kommen. Um das zu verhindern, wenden einige dieser Unternehmen viel Geld auf, um stets freie Kapazitäten bereitzuhalten, die die meiste Zeit überhaupt nicht gebraucht werden. Wirtschaftlicher sind Cloud-Lösungen: Ressourcen gibt es im Überfluss, bezahlt werden muss aber nur für das, was tatsächlich genutzt wird. Die Skalierbarkeit macht Cloud Computing daher zu einer wertvollen Technologie für die Wirtschaft.
Ihre persönliche Arbeit profitiert in den Bereichen Mobilität und Flexibilität von
Cloud Computing. Wo und wann Sie arbeiten, ist egal, da Sie aufgrund der Cloud
weder von starren Bürozeiten noch dem Büro selbst abhängig sind. Dadurch bieten
sich Alternativen zu der klassischen Arbeit zu festen Zeiten in einem festen Büro.
Home-Office beispielsweise profitiert enorm von Cloud-Lösungen. In Zeiten, in
denen vor allem die jüngeren Generationen sehr viel Wert auf eine angenehme
Work-Life-Balance legen, stellt das Home-Office auch für Kanzleien ein gutes Konzept dar, um für mehr Zufriedenheit der Mitarbeiter zu sorgen und sich als moderner, attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren.
Das bedeutet zwar nicht, dass das Home-Office die neue Normalität werden muss: Ein guter Zusammenhalt innerhalb der Kanzlei ist wichtig und basiert nicht zuletzt auf regelmäßigen sozialen Kontakten. Aber bereits ein (frei wählbarer) Home-Office-Tag pro Woche kann viel bewirken. Private Termine können besser gelegt werden, die Familie profitiert und subjektiven Befindlichkeiten kann besser Rechnung getragen werden.
Diese zunehmende Flexibilisierung der Arbeit wird als Entgrenzung bezeichnet und
lässt sich in allen Branchen beobachten. Cloud Computing stellt eine gute Lösung
dar, um den verstärkten Wunsch nach mehr Selbständigkeit und Flexibilität der Arbeitnehmer mit den Interessen der Arbeitgeber in einen angemessenen Ausgleich zu bringen.
5. Übersicht zur Reihe des
Legal-Tech-Buchs:
Diese Blogartikel sind entnommen aus meinem Buch „Legal Tech – Die digitale Transformation in der Anwaltskanzlei“, 2018 erschienen im Rheinwerk Verlag, zu erwerben beim Rheinwerk Verlag oder auf Amazon.
- zweiter Beitrag: Kanzlei-Software,
- dritter Beitrag: Cloud-Computing,
- vierter Beitrag: Digitale Work-Flows/Sekretariat,
- fünfter Beitrag: Praxis-Special: Leitfaden.
