„Kennen Sie die Tätigkeit Ihres Sekretariats? Was machen Ihre Mitarbeiter morgens als Erstes? Wie sieht deren Tagesablauf aus? Was passiert mit einer Verfügung, sobald Sie diese an Ihr Sekretariat geschickt haben? Ohne Beteiligung des Sekretariats ist die Digitalisierung der Kanzlei zum Scheitern verurteilt. Durch Kanzleisoftware und andere Legal Techs ändert sich zuerst und vor allem die Arbeit des Sekretariats.“ Dies, sowie der folgende Artikel ist entnommen aus meinem Buch „Legal Tech – Die digitale Transformation in der Anwaltskanzlei“ (2018 erschienen im Rheinwerk Verlag, zu erwerben beim Rheinwerk Verlag oder auf Amazon). Nach der Einführung, haben wir uns im zweiten Beitrag mit Kanzlei-Software und im letzten Beitrag mit Cloud-Computing beschäftigt. Heute geht es um digitale Work-Flows und die schrittweise Digitalisierung des Sekretariats!
1. Allgemeines
Ähnlich wie die Anwälte haben auch die Mitarbeiter im Sekretariat eine Agenda, die
es über den Tag abzuarbeiten gilt. Diese Agenda ist idealerweise mit der Kanzleisoftware verknüpft, sodass die einzelnen Punkte nicht manuell, sondern automatisch als Reaktion auf bestimmte Ereignisse (wie Verfügungen oder E-Mails) erstellt werden.
Der Tag beginnt dann in der Regel mit der Abarbeitung der nach Dienstschluss eingegangenen E-Mails vom Vortag. Sobald das erledigt ist, wird der aktuelle Tag angegangen. In der Regel beginnt das Sekretariat seinen Arbeitstag etwa eine Stunde früher als die Anwälte. Auf diese Weise erfolgt ein Teil der täglichen Organisation bereits früh am Morgen. Dadurch werden Kapazitäten für den Rest des Tages geschaffen, denn dann fungiert das Sekretariat als ständige Schnittstelle zwischen Anwaltschaft, Mandantschaft und Dritten: Verfügungen werden abgearbeitet, Termine koordiniert und Anfragen beantwortet. Da Art und Umfang der einzelnen Aufgaben stark variieren kann, stellt die zentrale Agenda stets einen hilfreichen Überblick über den eigenen Arbeitstag dar.
2. Eingehende Post vorbereiten
Wichtig für jede Kanzlei dürfte die Funktion des Postbeauftragten sein. Diese
Person ist für die gesamte eingehende Post zuständig. Zwar dürfte die Menge an
Briefpost mit zunehmender Digitalisierung des Rechtsverkehrs in Deutschland abnehmen, ganz wegzudenken ist sie jedoch nicht. Der Postbeauftragte nimmt die neue Post entgegen, sortiert und verteilt sie auf die jeweils zuständigen Sekretariate.
Bis ein Schriftstück aus der Post als Teil der E-Akte beim zuständigen Anwalt ankommt, bedarf es jedoch einer Reihe von Zwischenschritten, die wiederum teilweise automatisiert werden können. Alle diese Schritte können zentral von einem Postbeauftragten übernommen bzw. überwacht werden: Zunächst wird die Post geöffnet und mit einem Eingangsstempel versehen. Anschließend sollte stets eine Fristenkontrolle erfolgen. Sobald das erledigt ist, startet der Digitalisierungsprozess mithilfe des Scanners.
3. Scannen in die E-Akte
Sobald ein Schriftstück vollständig digitalisiert ist, kann es vom Postbeauftragten unter Angabe des Aktenzeichens an die E-Akte gesendet werden. Kanzleisoftwares haben für die Zuordnung neuer Dokumente verschiedene Lösungen, sodass sich die diesbezügliche Arbeit des Postbeauftragten auf ein Minimum beschränkt. In der Regel genügt die Angabe eines Aktenzeichens. Alle Dokumente, die von der Kanzleisoftware nicht zugeordnet werden konnten, werden entweder gemeldet oder finden sich an einem zentralen Auffangort zur weiteren Verarbeitung. Verloren geht nichts. Sobald eine E-Akte durch Hinzufügen eines neuen Dokuments aktualisiert wurde, bekommt der zuständige Anwalt bzw. dessen Sekretariat eine entsprechende Meldung über seine Agenda.
Hierbei gibt es etwa bei Legalvisio die Möglichkeit, besondere Trennblätter beim Einscannen zu verwenden, sodass automatisch bestimmte Seiten zu einem PDF zusammengefügt und nach Belieben sogar direkt an einem bestimmten Ort in der E-Akte gespeichert werden. So spart man sich das lästige Bearbeiten und Zusammenfügen von PDFs schon direkt beim Einscan-Vorgang!
Die nun nicht mehr gebrauchten Papier-Dokumente dürfen natürlich nicht einfach geschreddert werden. Falls parallel noch Papier-Akten oder zumindest überblicksartige Handakten geführt werden, können die Dokumente dort abgelegt werden. Sofern ausschließlich die E-Akte genutzt wird, können alle Papier-Dokumente umgehend archiviert werden.
4. Automatische Schriftsätze
Die Digitalisierung betrifft auch Teilbereiche der Sekretariatsarbeit. So lassen sich etwa sehr viele Schreiben mit der entsprechenden Software in einem Bruchteil der früher benötigten Zeit bewältigen. Ein Beispiel: Der Fristverlängerungsantrag. Wenn das Sekretariat die Bitte eines Anwalts um Beantragung einer Fristverlängerung erhält, wird das mit wenigen Klicks erledigt: Die notwendigen Adressdaten hält die Kanzleisoftware bereit. Entsprechende Anschreiben werden häufig vollautomatisch generiert. Der Inhalt des Schreibens besteht aus einem vorgefertigten Textbaustein (siehe für Legalvisio Abbildung an der Seite).
Folglich muss nur noch der korrekte Baustein ausgewählt werden, zum Beispiel »Fristverlängerung wegen hohem Arbeitsaufkommen« oder »Fristverlängerungsantrag wegen Urlaub«. Der Versand erfolgt selbstverständlich ebenfalls automatisch aus der Kanzleisoftware heraus. Die Alternative – Antrag erstellen, ausdrucken, unterschreiben lassen, wieder einscannen und abschicken – erscheint nach einiger Zeit in der digitalisierten Kanzlei undenkbar.
5. Wie setze ich die Digitalisierung um?
Wie so vieles ist auch der Wandel vom klassischen zum digitalisierten Sekretariat in
weiten Teilen eine reine Gewöhnungssache. Anfangs mag die Arbeit etwas schleppend gehen und nicht jeder Mitarbeiter wird sich sofort zurechtfinden. Aber nach einiger Zeit stellt sich die Routine ein und selbst die Skeptiker finden sich mit dem neuen System ab. Wichtig ist, dass alle in den Plan miteinbezogen werden. Das Sekretariat müssen Sie ebenso in diesen Prozess einbeziehen wie Ihre Anwaltskollegen. Kommunizieren Sie offen, was Sie planen und wie Sie sich die Umsetzung vorstellen. Gleichzeitig sollten Sie Bedenken und Vorschläge ernst nehmen und in Ihre Überlegungen einbeziehen.
Nicht nur Anwälte müssen mit der Kanzleisoftware arbeiten. Ein Großteil der Funktionen betrifft ausschließlich die Sekretariatsarbeit. Es ist daher sinnvoll, Ihr Sekretariat bereits in die Entscheidungsfindung einzubeziehen. Nutzen Sie Testversionen und Probemonate, und lassen Sie Ihr Sekretariat mit den verschiedenen Kanzleisoftwares arbeiten. Sammeln Sie Feedback, insbesondere Verbesserungsvorschläge und Probleme, und diskutieren Sie diese sofern möglich mit dem Hersteller. Selbstverständlich sollte das Sekretariat an etwaigen Schulungen teilnehmen. Bei Legalvisio kennen wir die anfänglichen Herausforderungen, sodass Sie einen unverbindichen und kostenfreien Demotermin buchen können, um sich die Software zuerst einmal überhaupt anzusehen.
6. Was gibt es sonst noch zu beachten?
Eine wichtige Umstellung, an die sich das Sekretariat gewöhnen muss, besteht darin, dass viele Handlungen endgültig und unumkehrbar sind. Auf Knopfdruck werden Schriftsätze und E-Mails versandt – ohne eine Möglichkeit zur Korrektur.
Wenn also der Inhalt nicht stimmt, der Schriftsatz unfertig ist oder gar die falsche Adresse eingetragen wurde, kann das sehr unerfreuliche Folgen haben. Auch hierfür können Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden – viele Softwares bieten diese auch standardmäßig an. In Betracht kommen Pop-up-Fenster mit Warnungen oder eine erforderliche Bestätigung durch den zuständigen Sachbearbeiter. Einige E-Mail Programme, wie etwa Outlook, ermöglichen darüber hinaus den zeitversetzten Versand von E-Mails. Unter gewissen Voraussetzungen sind sogar Rückruf und Überschreiben von bereits gesendeten, aber ungelesenen E-Mails möglich.
Mit der Etablierung der E-Akte wird in Ihrer Kanzlei erheblich weniger Papier benötigt. Abgesehen von den positiven Auswirkungen auf die Umwelt und auf das Aktenchaos, das dann hoffentlich der Vergangenheit angehört, dürften auch die Schreibtische leerer werden. Das gefällt nicht jedem, denn Papier hilft vielen Menschen dabei, Ordnung zu schaffen und einen Überblick zu behalten. Es kann daher kontraproduktiv sein, die Umstellung von Papier auf digitale Daten zu abrupt durchzuführen. Es sollte Ihren Mitarbeitern freistehen, gewisse Dokumente jederzeit auszudrucken.
Die Arbeit mit der Kanzleisoftware und anderen Legal Techs sollte in der gesamten Kanzlei einheitlich sein. Das gilt auch dann, wenn in Ihrer Kanzlei mehrere Sekretariate für unterschiedliche Anwälte existieren. Nur auf diese Weise kann gewährleistet werden, dass Ausfälle unproblematisch kompensiert und neue Mitarbeiter effektiv angelernt werden können. Zudem sind das Verständnis und der Austausch unter den Mitarbeitern besser, wenn keine wesentlichen Abweichungen in den Arbeitsabläufen herrschen. Ein verbindlicher Leitfaden für alle Mitarbeiter ist daher sehr empfehlenswert. Dann steht den Vorteilen der Digitalisierung nichts mehr im Wege!
7. Übersicht zur Reihe des
Legal-Tech-Buchs
Diese Blogartikel sind entnommen aus meinem Buch „Legal Tech – Die digitale Transformation in der Anwaltskanzlei“, 2018 erschienen im Rheinwerk Verlag, zu erwerben beim Rheinwerk Verlag oder auf Amazon.
- zweiter Beitrag: Kanzlei-Software,
- dritter Beitrag: Cloud-Computing,
- vierter Beitrag: Digitale Work-Flows/Sekretariat.
- fünfter Beitrag: Praxis-Special: Leitfaden
