Legal-Tech-Buch: Praxis-Special

Der folgende Leitfaden ist entnommen aus meinem Buch „Legal Tech – Die digitale Transformation in der Anwaltskanzlei“ (2018 erschienen im Rheinwerk Verlag, zu erwerben beim Rheinwerk Verlag oder auf Amazon). Nach der Einführung, haben wir uns im zweiten Beitrag mit Kanzlei-Software, im dritten Beitrag mit Cloud-Computing und im letzten Beitrag mit der Digitalisierung des Sekretariats beschäftigt. Heute jedoch etwas ganz besonderes: Der Praxis-Leitfaden der Kanzlei WBS zum Umgang mit E-Akten! Diesen Leitfaden haben wir eingeführt, damit einheitliche Arbeitsweisen entstehen, die nicht nur für Ordnung sorgen, sondern etwa auch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Stellen oder das Anlernen neuer Mitarbeiter erleichtert. Hier ist nun ein kleiner Ausschnitt zu sehen, von den zahlreichen Praxis-Tipps im Buch:

Zur Optimierung der kanzleiinternen Workflows ist es zwingend erforderlich, dass
sich alle Mitarbeiter an dieselben Regeln halten und nach einem identischen Schemavorgehen.
Ab einer bestimmten Kanzleigröße kommen Sie nicht umhin, eine ähnliche Anleitung zu erstellen. Wir haben den WBS-Leitfaden dergestalt überarbeitet und verallgemeinert, dass Sie darauf aufbauen und eigene Punkte unproblematisch hinzufügen können.

Die Screenshots sind für ein besseres Verständnis der Arbeitsvorgänge hilfreich – sofern Sie also eine andere Kanzleisoftware als die in der Kanzlei WBS verwendete Software Legalvisio nutzen, sollten Sie die Screenshots entsprechend anpassen.

Aktenanlage

1. Die Verfügung zur Aktenlage erfolgt durch den Anwalt per E-Mail über Outlook.
2. Als Aktenstandort wird die E-Akte angegeben (siehe Abbildung 1)

3. Nach der Aktenanlage muss die »Akten-Anlage-Verfügung« nebst gegebenenfalls weiteren E-Mails und Anhängen sortiert an das Archiv übersandt werden. Hier gibt es Folgendes zu beachten:
   • Einzelne Seiten, die gegebenenfalls ein Dokument bilden, müssen als PDF-Datei zusammengepflegt werden (hierzu kann das Programm »PDF24« genutzt werden), sodass die PDF-Datei am Ende vollständig in Legalvisio zu finden ist.
     INFO: PDF24 kann auch Bilddateien in PDF-Dateien umwandeln.
   • Dateien müssen getrennt werden, wenn mehrere Dokumente in einer Datei enthalten sind. (Hierzu kann ebenfalls das Programm PDF24 genutzt werden.)
   • Mandantenfragebögen, Vollmachten und Vergütungsvereinbarungen sollten jeweils als einzelnes Dokument in Legalvisio zu finden sein.
   • Die Dateien, die in ZIP-Ordnern übersandt werden, müssen auf den Desktop oder in einen Ordner extrahiert werden und in Legalvisio über den Dokumenten-Upload hochgeladen werden.
   • INFO: Es können mehrere Dateien gleichzeitig hochgeladen werden! Zur Markierung mehrerer Dokumente die »Strg«-Taste gedrückt halten.)
4. Wenn in der Akten-Anlage-Verfügung weitere E-Mails (dies betrifft insbesondere E-Mails, welche vorab zwischen Anwalt und potenziellen Neumandanten geführt wurden) als Anlage beigefügt sind, müssen diese separat geöffnet und an das Archiv geschickt werden. Anderenfalls wird die E-Mail in Legalvisio nicht korrekt dargestellt.
5. Die Schriftsätze müssen auf Fristen kontrolliert werden!
6. Fristen müssen dann in Legalvisio notiert werden.
7. Über den Legalvisio-Aktenvermerk wird sodann eine E-Mail an die Postbeauftragte übersandt:
   Liebe XXX,
   bitte notiere für […] die folgenden Fristen / die folgende Frist:
   VF:
   FA:
8. Nach der Aktenanlage erhält der sachbearbeitende RA einen Legalvisio-Aktenvermerk:
   NEUE E-AKTE ANGELEGT!
   (gegebenenfalls mit Fristeninformation)
   Alternative: Der RA erhält seine Akten-Anlage-Verfügung per E-Mail unter Angabe
   des Aktenzeichens im Betreff und des Archivs im CC zurück.
9. Als Letztes wird in Legalvisio eine entsprechende Wiedervorlage notiert – dies kann von Sekretariat zu Sekretariat variabel gehandhabt werden. Hier ein paar Beispiele:
   • WV 1 Tag nach Aktenanlage: Erstvorlage – neue Akte
   • WV 1 Woche nach Aktenanlage: Allg. WV
   • WV 1 Woche an das Sekretariat: VV / ORIGINAL VM / MFB da?
   • Es ist wichtig, dass gewährleistet wird, dass die E-Akte zeitnah auf der Agenda des Sachbearbeiters auftaucht. Daher ist es sinnvoll, immer direkt eine WV mitzuverfügen.

Verfügungen

Verfügungen seitens der Anwälte erfolgen entweder per Outlook oder per Legalvisio-Aktenvermerk.

• Beispiel – per Outlook:
  Wichtig ist hier, dass immer das Archiv im CC sowie das Aktenzeichen korrekt in
  der Betreffzeile stehen und alle relevanten Anlagen der E-Mail beigefügt sind (siehe Abbildung 2).

• Beispiel – per Legalvisio:
  Vermerke werden innerhalb der jeweiligen E-Akte erstellt und ausgewählten Mitarbeitern zugeordnet (siehe Abbildung 3). Falls die zugehörigen Dokumente noch nicht per Outlook in die Akte gelangt sind, ist ein Upload über die E-Akte selbst möglich.

Wiedervorlage

1. Es ist wichtig, dass immer eine WV in Legalvisio notiert wird. So ist gewährleistet, dass die E-Akte nicht untergeht.
2. Hier sollte regelmäßig (eventuell alle zwei Wochen bzw. alternativ einmal im Monat) über das Legalvisio-Tool Akten ohne Wiedervorlage geprüft werden, ob es Akten ohne Wiedervorlage gibt (siehe Abbildung 4).

E-Mail-Agenda

Das Sekretariat erhält täglich automatisch über Legalvisio die E-Mail-Agenda seines jeweiligen Anwalts per E-Mail im CC. So haben alle tagesaktuell einen Überblick über alle Wiedervorlagen, Gerichtstermine und Fristen.
Die Übersendung der E-Mail-Agenda kann über unseren Anwalt mit Administratorrechten eingestellt werden.

Monatliche Abarbeitung der Timesheets-Listen

Bei der monatlichen Abarbeitung der Timesheets-Listen führen verschiedene Wege zum Ziel.

Variante 1:

1. Die Timesheets-Listen werden – wie gehabt – zum 1. eines Monats ausgedruckt
   und den Sekretariaten vorgelegt.
2. Das Sekretariat ruft die entsprechende Akte auf, die abgerechnet werden soll.
3. Über den Export in Legalvisio die Zeiteinheiten in Word öffnen.
4. Sodann das Dokument über Datei • Freigeben • E-Mail • als Anlage senden.
5. Daraufhin öffnet sich eine Outlook-E-Mail. Hier müssen der entsprechende Anwalt, das Archiv und der korrekte Betreff (Name des Mandanten und das Aktenzeichen) ergänzt werden (siehe Abbildung 5).

6. Der Anwalt bearbeitet die Timesheets per Word mit einer anderen Farbe (siehe Abbildung 6).

7. Sodann schickt der Anwalt das überarbeitete Dokument über Datei • Freigeben • E-Mail • Als Anlage senden an das Sekretariat und an das Archiv zurück.

Variante 2:

1. Die Timesheets-Listen werden zum 1. eines Monats ausgedruckt und den Sekretariaten vorgelegt.
2. Die Listen werden den jeweiligen Anwälten vorgelegt, die händisch ihre Abrechnungsvorschläge eintragen.
3. Der Anwalt reicht die Liste an das Sekretariat zurück.
4. Das Sekretariat rechnet die Liste nach und nach ab.
5. Die Liste wird nach erfolgter und vollständiger Abrechnung an eine eigens für die
   Timesheets-Listen angelegte Akte per E-Mail übersandt.

Variante 3:

1. Die Timesheets-Listen werden zum 1. eines Monats als Word-Datei per Outlook an
   die Sekretariate rundgemailt.
2. Die Sekretariate leiten die Word-Datei mit einem entsprechenden Anschreiben an
   die jeweiligen Anwälte weiter.
3. Die Anwälte verfügen in einer anderen Farbe in der Word-Datei ihre Abrechnungsvorschläge und schicken die überarbeitete Word-Datei im Anschluss an das Sekretariat zurück.
4. Das Sekretariat rechnet die Liste nach und nach ab.
5. Die Liste wird nach erfolgter und vollständiger Abrechnung an eine eigens für die
   Timesheets-Listen angelegte Akte per E-Mail übersandt.

Rechnungen

Die Rechnungen werden mit digitaler Unterschrift erstellt.

1. Die Rechnung wird über Legalvisio erstellt und mit digitaler Unterschrift ausgefertigt. Das hat den Vorteil, dass die Rechnungen in der Regel schneller gezahlt werden – oft innerhalb von 1 bis 2 Tagen nach Rechnungserhalt.
2. Die Rechnung wird einmal für die Buchhaltung ausgedruckt.
3. Die Rechnungen können in Legalvisio mit den folgenden Textbausteinen übersandt werden:
   • Rechnung an Mdt.
   • Rechnung an RSV.
4. Sonderregelungen mit den Mandanten müssen individuell vom jeweiligen Sekretariat beachtet und ausgeführt werden.

Posteingänge

Hier können Sie wieder wählen.

Variante 1:

1. Posteingänge werden dem Sekretariat vorgelegt.
2. Das Sekretariat prüft den Posteingang und notiert diesen entsprechend.
3. Der Anwalt verfügt den Posteingang per Legalvisio-Aktenvermerk oder per Outlook.
4. Das Sekretariat führt die Verfügung aus und sortiert den Posteingang sodann im Sekretariat X in den Ablagekasten für den jeweiligen Tag ein (siehe Abbildung 7).
5. Jeder Stapel hat hier ein tagesaktuelles Deckblatt.
6. Mit Ablauf der Woche werden die Ablagekästen geleert und die Dokumente nach ihrem Eingangsdatum archiviert.

Variante 2:

1. Posteingänge werden dem Sekretariat vorgelegt.
2. Das Sekretariat prüft den Posteingang auf Fristen und Termine und notiert diese
   entsprechend.
3. Das Sekretariat versendet den Posteingang über das Tool intern senden an den
   Anwalt und dieser verfügt den Posteingang sodann über (Outlook oder) einen Legalvisio-Aktenvermerk.

Ich hoffe, dieser Ausschnitt aus dem Leitfaden konnte Ihnen zeigen, wie eine eventuelle Strukturierung der Arbeitsschritte mit der E-Akte aussehen könnten. Natürlich war dies nur ein kleiner Teil, aber man sieht, dass es gar nicht immer so kompliziert sein muss. Gerade nach ein paar Tagen der praktischen Umsetzung gehen die Schritte einem in Fleisch und Blut über und man fragt sich irgendwann, wie man davor zurecht kam!

Übersicht zur Reihe des

Legal-Tech-Buchs

Diese Blogartikel sind entnommen aus meinem Buch „Legal Tech – Die digitale Transformation in der Anwaltskanzlei“, 2018 erschienen im Rheinwerk Verlag, zu erwerben beim Rheinwerk Verlag oder auf Amazon.

• Einführung,

• zweiter Beitrag: Kanzlei-Software,

• dritter Beitrag: Cloud-Computing,
• vierter Beitrag: Digitale Work-Flows/Sekretariat.