Migration von Software
Was ist Migration von Software? Wie bereite ich mich bestmöglich darauf vor? Welche Kosten kommen auf mich zu und wie viel Zeit muss ich für den Migrationsprozess einplanen? Und welche Vor- und Nachteile birgt ein Wechsel der Kanzleisoftware? Wir beantworten die wichtigsten Fragen und erklären, worauf bei einem Wechsel der Kanzleisoftware geachtet werden sollte.
Im Überblick:
- Was bedeutet Migration im Zusammenhang mit Software?
- Wie bereiten Sie sich bestmöglich auf einen Wechsel vor?
- Wie teuer ist der Wechsel sowie die Nutzung neuer Software?
- Wie viel Zeit nimmt der Migrationsprozess in Anspruch?
- Warum den Aufwand betreiben? Vorteile eines Wechsels
- Birgt ein Wechsel auch Nachteile und Risiken?
- Häufig gestellte Fragen zu Migration von Software
Was bedeutet Migration im Zusammenhang mit Software? Wie funktioniert der Prozess?
Software-Migration ist der Prozess der Umstellung von einer Software zu einer anderen. Ziel der Migration ist dabei, dass alle Prozesse in der neuen Umgebung genauso funktionsfähig sind wie vorher in der alten Umgebung. Im Fall der Kanzleisoftware bedeutet Migration technisch gesehen, dass alle Akten, Aktenzeichen, Termine, Fristen etc. aus den Zuordnungsbereichen der alten Anwendung in die Datenstruktur der neuen Software konvertiert werden. Dafür müssen die Daten zunächst zu dem neuen Softwareanbieter gelangen. Sind alle Daten bei dem neuen Softwareanbieter, kann dieser sie in die Anwendungsstruktur integrieren und die neue Software kann genutzt werden.
Wie bereiten Sie sich bestmöglich auf einen Wechsel vor?
Die Vorbereitung ist das A und O. Je gründlicher Sie sich vorbereiten, desto nachhaltiger die Wahl der neuen Kanzleisoftware. Nehmen Sie sich genug Zeit und holen Sie sich in Ihrer Kanzlei mehrere Meinungen ein. Denn die richtige Wahl kann allen viel Zeit und Arbeit ersparen, eine weniger passende Wahl wirkt eher kontraproduktiv. Die folgenden vier Schritte führen Sie zu einer selbstbestimmten, nachhaltigen und individuellen Lösung.
Hier können Sie weiterlesen, wie man seine Kanzlei digitalisiert: Checkliste: Tipps zur Digitalisierung einer Kanzlei
Wie teuer ist der Wechsel sowie die Nutzung neuer Software?
Die Kosten für die Migration sind von Fall zu Fall unterschiedlich und hängen von verschiedenen Faktoren ab. Solche sind beispielsweise das zu konvertierende Datenvolumen und die zur Verfügung stehende Zeitspanne für den Softwarewechsel. Generell gilt: je weniger Zeit für den gesamten Migrationsprozess zur Verfügung gestellt wird, desto teurer wird er. Ein weiterer Faktor ist die Art der ursprünglichen Software, denn es gibt zwei Arten von Ausgangssoftwares, die jeweils unterschiedliche Arbeitsschritte für die Migration erfordern. Die eine hat eine bereits integrierte Downloadfunktion und deshalb ist die Datenübertragung technisch einfacher, die andere besitzt eine solche Funktion nicht, weshalb der Export schwieriger ist und mehr Arbeit bedeutet, weil verschiedene Datenformate konvertiert werden müssen. Die Kosten für die Softwarenutzung sind von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich, wobei es auch unterschiedliche Tarifmodelle gibt.
Wie viel Zeit nimmt der Migrationsprozess in Anspruch?
Das ist abhängig von dem zu übertragenden Datenvolumen. Generell gilt: Je mehr Daten umziehen sollen, desto länger dauert der Migrationsprozess. Zeit gespart werden kann beispielsweise dadurch, dass bestimmte Daten nicht mit zu dem neuen Softwareanbieter wechseln. Es kann jedoch innerhalb von kurzer Zeit mit der neuen Software gearbeitet werden, da zuerst die aktuellen Akten in das neue System integriert werden.
Warum den Aufwand betreiben? Vorteile eines Wechsels
Es gibt mittlerweile viele verschiedene Anbieter von Kanzleisoftware. Es lohnt sich, nicht die Erstbeste zu nehmen, denn die jeweiligen Anbieter haben unterschiedliche Eigenschaften in ihre Software eingebaut und so passt die eine Lösung gegebenenfalls individuell besser als die andere. Vielleicht existiert mittlerweile sogar eine Lösung, die wie auf ihren Kanzleialltag zugeschnitten ist.
Weitere Features sind, dass jederzeit auf die wichtigsten Kontaktinformationen der Kanzleimitarbeiter zugegriffen werden kann und es ein zentrales Dashboard gibt, auf dem Verfügungen und Termine jederzeit transparent und übersichtlich eingerichtet und überprüft werden können. Mit der integrierten Legalvisio-Kanzleibuchhaltung können darüber hinaus alle Einnahmen und Ausgaben mit aktuellen Kontoständen einfach eingesehen werden.
Ein Wechsel kann durch die effiziente Nutzung digitaler Tools wertvolle Zeit und Energie sparen. Beispielsweise durch die Automatisierung der Geschäftsprozesse, effektiver gestalteterer Zusammenarbeit und mehr Flexibilität durch cloudbasiertes Arbeiten. Diese Fortschrittlichkeit macht Ihre Kanzlei auch für jüngere Generationen zu einem attraktiven Arbeitgeber.
Birgt ein Wechsel auch Nachteile und Risiken?
Den Kunden ist es am wichtigsten, dass sämtliche Daten und Akten umziehen. Die größte Sorge ist, dass Daten womöglich verloren gehen. Tatsächlich werden bei dem Migrationsprozess jedoch alle zum Arbeiten wichtigen Daten mitgenommen, der Rest verbleibt auf dem alten Speichermedium oder wird gelöscht. Der Migrationsprozess dauert insgesamt eine Weile, weil es unter Umständen unterschiedliche Dateiformate gibt. Man könnte denken, dass der Wechsel also durch zeitlichen Verzug nachteilig ist. Dadurch, dass bei Legalvisio zuerst die aktuellen Akten in die neue Software umziehen, kann ohne großen Zeitverzug weitergearbeitet werden.
„Meine Mitarbeiter wollen sich nicht umgewöhnen, weil das so viel Zeit und Aufwand bedeutet.“ Solche Aussagen kommen im Zusammenhang mit Digitalisierung und neuen Technologien oft auf und es kann tatsächlich etwas dauern, bis sich in die neue Software eingearbeitet wurde und der Effekt durch effizienteres Arbeiten zeigt. Ein Tipp: Integrieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess des Umstiegs auf eine neue Software, lassen Sie sie mitreden und sich in die Vorteile der Nutzung eindenken. So wird Ihr Projekt auch zu dem Projekt der Mitarbeiter.
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Als Einzelanwältin bin ich für meine Mandanten am besten per E-Mail erreichbar. Dabei ist es sehr hilfreich, dass sich sämtliche Korrespondenz ganz einfach der jeweiligen Akte zuordnen lässt.
Häufig gestellte Fragen zur Migration von Software
Software-Migration ist der Prozess der Umstellung von einer Software zu einer anderen. Ziel der Migration ist dabei, dass alle Prozesse in der neuen Umgebung genauso funktionsfähig sind wie vorher. Im Fall der Kanzleisoftware bedeutet Migration technisch gesehen, dass alle Akten, Aktenzeichen, Termine, Fristen etc. aus den Zuordnungsbereichen der alten Anwendung in die Datenstruktur der neuen Software konvertiert werden.
Die Vorbereitung läuft in vier Schritten ab:
1. Alle Anforderungen der eigenen Kanzlei aufstellen, am besten mit Abstufungen nach Wichtigkeit und unabhängig von den zur Verfügung stehenden Angeboten.
2. Sich über die vorhandenen Anbieter informieren und am besten in einem Demotermin die Softwares ausprobieren.
3. Nach der Entscheidung kommt die Migrationsplanung mit dem Softwareanbieter, in der das zu integrierende Datenvolumen und die Datenformate ausgewertet werden. Gegebenenfalls wird eine Probemigratin vorgenommen.
4. In einer selbstständigen Vorbereitung werden Daten wie alte Buchungssätze und Rechnungen aussortiert, da sie nicht mit umziehen müssen.
Je nach Einzelfall sind die Migrationskosten unterschiedlich hoch. Faktoren, die die Höhe beeinflussen, sind beispielsweise das zu konvertierende Datenvolumen, die zur Verfügung gestellte Zeitspanne für den Softwarewechsel und die Art der ursprünglichen Software.
Auch die Zeitspanne variiert von Kanzlei zu Kanzlei. Faustregel: Je mehr Daten umziehen sollen, desto länger dauert der Migrationsprozess. Es kann jedoch verhältnismäßig schnell mit der neuen Software losgearbeitet werden, da zuerst die aktuellen Akten konvertiert werden.
Mittlerweile gibt es viele verschiedene Anbieter, die auf unterschiedliche Funktionen spezialisiert sind. So kann heutzutage eine individuelle Lösung gefunden werden. Durch eine passende Software kann die Effizienz von Abläufen gesteigert werden, wodurch Zeit und Geld gespart wird.
Die Angst, dass Daten bei dem Umzug verloren gehen, ist nicht begründet. Alle wichtigen Daten ziehen restlos um, die alten werden nicht mehr gebraucht aber es gibt immer auch ein Sicherheitsbackup. Eine weitere Sorge ist, dass sich die Mitarbeiter nur langsam in die Arbeit mit der neuen Software einfinden. An dieser Stelle ist ein gemeinsamer Wille wichtig und mit der richtigen Vorbereitung findet man einen Softwareanbieter, der einem bei dem Umstieg unter die Arme greift.