Wieso ist eine vernetzte und clevere Software in einer Kanzlei überhaupt sinnvoll? Reichen nicht die eigentlichen digitalen Tools wie Word, E-Mail und das beA? Wieso sollte ich als Kanzlei die Investition in eine richtige Kanzleisoftware tätigen, wenn ich doch schon lange in meinen Prozessen mit digitaler Unterstützung arbeite?
Die Antwort ist: Nicht nur für die Arbeit in der Kanzlei an sich ist es unverzichtbar, vernetzte Software zu benutzen! Ein aufgeräumter, alles vereinender digitaler Arbeitsraum hält mehr bereit als die ohnehin schon wichtigen Vorteile.
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1. Die offensichtlichen Vorteile
Oft scheint die Legal-Tech-Debatte fast schon eine ständige Wiederholung von bestimmten Worten wie „Effizienz“, „Zeitersparnis“, „Kostenersparnis“ und „Digitalisierung führt zu vereinfachten Prozessen“ geworden zu sein. Doch falsch ist das eigentlich ist. Für Beteiligte mit etwas Verständnis für das Thema ist dies sicher ein reines Buzzword-Throwing, doch dürfen die Begriff nicht an Bedeutung verlieren, je öfter sie wiederholt werden. Denn es ist eben ein gutes Argument für vernetzte Software, dass nun etwa die digital angelegte Akte direkt und ohne Umwege mit dem kanzleiinternen Kommunikationsmittel oder gar mit dem externen E-Mail-Programm vernetzt ist. Anstelle von eingescannten Dokumenten als Anhang oder immerhin bearbeitbaren PDFs ist die digitale Akte meist der Dreh- und Angelpunkt für die Vernetzung mit verschiedensten Schnittstellen.
2. Der Dreh- und Angelpunkt
Eine Vernetzung ist die Verknüpfung mehrerer Punkte durch geradlinige Wege. Im Gegensatz zu halbherzig hergestellten Verknüpfungen einiger Punkte geht es gerade um die gewisse Komplexität, die hierdurch abgedeckt werden kann. Zum Beispiel mit der digitalen Akte an sich als Mittelpunkt eines Netzes bedeutet dies, dass von ihr und auch zu ihr diverse, bzw. alle nötigen Wege zu den sonstigen Anwendungen bestehen. Ist die digitale Akte angelegt funktioniert sie bei Legalvisio angelehnt an die Papier-Akte auf einem Schreibtisch, sodass sie intuitiv bearbeitet werden kann. Bekomme ich Informationen auf digitalem Weg eingereicht, kann ich etwa E-Mails direkt in die digitale Akte leiten, so wie etwa Briefe in den physischen Aktenordner geheftet werden würden. Möchte ich die Akte oder individuell ausgewählte Auszüge von ihr versenden tue ich dies auch mit effizient wenigen Klicks. Hier zahlt sich die Vernetztheit aus: Wenn ich meine Anwendungen einzeln und nur für sich stehen lasse, muss ich bei jeder Nutzung selbst die Verbindung herstellen, was Arbeit und Zeitaufwand bedeutet.
3. Was gibt es denn überhaupt zu vernetzen?
Nun stellt sich vielleicht die Frage, ob denn wirklich von einer Vernetzung gesprochen werden kann, wenn ich zwei bis drei Anwendungen miteinander zusammenfügen kann. Der spezielle Nutzen ergibt sich tatsächlich erst dadurch, dass in der alltäglichen Kanzleiarbeit unterschiedlichste Komponenten in einem Arbeitsprozess zusammenarbeiten. Dies können verschiedene Mitarbeiter sein, die über eine vernetzte Software komfortabel zusammen an einer Akte arbeiten können, ohne dass jeder sich einen Ordner auf dem Desktop erstellt und jeweils die neueste Version per Mail verschickt und downgeloaded wird. Natürlich gilt dies für mehrere Anwälte pro Mandat, aber auch für die tägliche Zusammenarbeit von Sekretariat und Anwaltschaft. Aber auch bei einem Anwalt alleine sind stets verschiedene Schnittstellen betroffen, wie eben die Kommunikation mit dem Mandanten, die Bearbeitung von Dokumenten mit eventuell auch noch verschiedenen Programmen, der Austausch mit dem Gericht, Fristenübersichten oder die Abrechnung und ein Überblick über die Finanzen samt Zahlungserinnerungen und Zeiterfassung.
4. Die weniger bekannten Nebeneffekte
Es überrascht niemanden, dass durch die Vernetzung dieser Prozesse die Zugriffsmöglichkeit auf die verschiedenen Komponenten vereinfacht wird. So werden nicht etwa nur Sekunden gespart, sondern es wird ein work flow aufgebaut, der sich durch Effizienz und Zeitersparnis bemerkbar macht. Doch auch die Effekte auf die eigene Arbeitsmoral sind zwar nicht so leicht zu messen wie die Kostenersparnis, doch sind sie nicht zu unterschätzen. Ein aufgeräumter digitaler Arbeitsraum im Gegensatz zu Daten-Kuddelmuddel oder Blätter-Chaos macht die Arbeit leichter und um einiges angenehmer.
Schließlich führt die kompetente Arbeitsweise auf digitaler, clever vernetzter Art auch bei dem Mandanten zu dem Gefühl, auf die heutzutage bestmögliche und schnellste Art betreut zu werden, während er selbst komfortabel und einfach wie nie die notwendigen Teile zur Bearbeitung des Mandats beisteuern kann.
5. Die Details machen den Unterschied
Darüber hinaus ist etwa das Onboarding von neuen Mitarbeitern bei einer kanzleiweiten Nutzung einer vernetzten Software erheblich leichter. Themen wie Home-Office oder mobile Arbeit etwa auf dem Weg zum Gericht werden leicht gemacht durch die intuitive Erreichbarkeit aller Arbeitsschritte auf eine vernetzte Art. Übersichten und Kontrolle von Mandaten sowie die Buchführung werden durch verschiedene automatische Erfassungen vereinfacht. Die individuelle anpassbare Vergabe von Rechten führt zu zugeschnittenen Softwarelösungen, die jedoch durch die Cleverness der Software stets weiterverändert und angepasst werden können. Und schlussendlich ist selbst der Start in die Digitalisierung im kleineren Rahmen durch vernetzte Software leichter, als durch verschiedene einzelne Lösungen, die in Handhabung und Anwendung unterschiedlich und nicht aufeinander abgestimmt sind. Vernetzt bedeutet nicht für den Anwender kompliziert, sondern konträr dazu die Ermöglichung von Ordnung und dem Ende von verwirrendem E-Kuddelmuddel oder gar noch Papier-Chaos.
