Kanzleiautomatisierung: so gehts!
In vielen Kanzleien ist der Automatisierungs-Grad noch sehr gering. Statt der eigentlichen Arbeit nachzugehen, werden vielerorts noch Aktenstapel geschleppt und Mandanten mit standardisierten Nachrichten persönlich informiert. Dass dieser Ansatz langfristig nicht von Erfolg gekrönt ist, liegt auf der Hand. Aber wie gehe ich bei der Automatisierung meiner Kanzlei vor? Was bringt mir ein automatisierter Workflow? Und geht juristische Automation denn überhaupt?
Inhaltsverzeichnis
1. Wie beginne ich mit der Automatisierung?
2. Herausforderungen bei der Automatisierung bewältigen
3. Konkrete Handlungsschritte für mehr Automatisierung
4. Praktische Vorteile durch die Automatisierung der Anwaltskanzlei
5. Kanzleisoftware als Rückgrat der Automatisierung
6. Implementierung
Wussten Sie schon, dass nach einer Umfrage von JUVE fast 90% der Anwälte der Meinung sind, dass Legal Tech eine Rolle in ihrer täglichen Arbeit spielen wird? Kanzleiautomatisierung bringt Zeit- und Geldersparnis mit sich. Lernen auch Sie die Funktionen der cloudbasierten Anwaltssoftware Legalvisio kennen und überzeugen Sie sich selbst von den Automatisierungsmöglichkeiten der Kanzlei-Arbeit!
Wie beginne ich mit der Automatisierung?
Um zu verdeutlichen, was Automatisierung in einer Anwaltskanzlei bewirken kann, starten wir mit einer einfachen These: Vor allem kleineren und mittelständischen Kanzleien treibt das Thema Automatisierung Angstschweiß auf die Stirn. Dabei haben gerade diese Kanzleien sehr gute Chancen, was die Thematik anbelangt. Warum? Die Entscheidungswege sind kurz, der Aufwand verhältnismäßig gering und der Innovationssprung groß. Gute Voraussetzungen also, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Um einen Einstieg in die Angelegenheit zu finden, unterscheiden wir zunächst zwischen interner und externer Automatisierung der Kanzlei.
Für den Start eignet es sich, das Augenmerk auf interne Abläufe und Prozesse zu legen. Hierunter fallen Terminvergabe, Aktenorganisation oder Zeiterfassung. Die Standardisierung interner Prozesse führt nicht nur zu finanziellen Einsparungen. Sie steigert die Effizienz und entlastet die Anwälte immens. Das verbreitete Vorurteil, Automatisierung substituiere Mitarbeiter und Anwälte ist ein Trugschluss. Vielmehr kann man sich mehr auf die eigentliche Kernarbeit konzentrieren und stupides abarbeiten wiederkehrender Aufgaben reduzieren.
Externe Automatisierung beinhaltet vornehmlich die Eroberung neuer Geschäftsfelder. Das ist häufig der zweite, weil aufwendigere Schritt. Beispielsweise können über (teil-)automatisierte Angebote auf der Website Leads und damit langfristig Mandanten gewonnen werden. Ein simples Beispiel für externe Automatisierung ist die Ermittlung von Schadensersatzansprüchen, die in einfacher Form automatisiert erfolgen kann.
Herausforderungen bei der Automatisierung bewältigen
Nicht selten sperren sich Kanzleien vor tiefgreifenden Veränderungen in der Arbeitsweise. Dem zugrunde liegen vor allem zwei Dinge:
- Analoge Denkmuster: Noch immer gibt es bei Kolleginnen und Kollegen stark ausgeprägtes analoges Denken. Die veralteten Denkmuster sind ein Hauptgrund für das Ausbremsen von Innovation, Digitalisierung und Optimierung.
- Angst vor Kosten und aufwändigen Veränderungsprozessen: Die Angst vor hohen Kosten und zeitaufwändigen Veränderungen ist der zweite einschneidende Faktor, der viele von Innovationssprüngen abhält.
Wie du in diesem Beitrag erkennst, sind die blockierenden Denkmuster in der Regel unberechtigt. Wichtig ist es, den Kollegen durch Workshops, Erklärungen und Schulungen die „Angst“ vor den Neuerungen zu nehmen und aufzuzeigen, welch massive Erleichterungen Technologie mit sich bringen kann.
Konkrete Handlungsschritte für mehr Automatisierung
Nachdem wir Zweifel aus dem Weg geschafft haben und gesehen haben, wie wir grundsätzlich an die Thematik herangehen, willen wir nun beispielhaft ein paar konkrete Teilbereiche beleuchten, in denen Automatisierung von besonderem Mehrwert sein kann.
Dokumentenerstellung
Fundament für die automatisierte Dokumentenerstellung ist eine Dokumentendatenbank. In der Datenbank müssen grundlegend wichtige Dokumententypen wie Vollmachten oder Verträge sein, die für dein anwaltliches Arbeiten von Relevanz sind. Dafür braucht es entsprechende Vorlagen, die durch standardisierte Klauseln ausgefüllt bzw. umgeändert werden können (sog. „Document-Assembly“). Um die automatisierte Dokumentenerstellung zu perfektionieren, eignet sich eine entsprechende Software, die nicht nur die Erstellung, sondern auch die nachfolgende Verwaltung der Dokumente gewährleisten kann. Dies ist der erste Schritt zu einer Prozessautomatisierung der Anwaltskanzlei!
Wiederkehrende Textbausteine
Ein anderer Großteil anwaltlichen Arbeitens ist das Erstellen von Briefen oder Schriftsätzen. Dabei sollte in Zukunft gelten: Niemals dasselbe zweimal schreiben! Für typische Anfragen von Mandaten kannst du standardisierte Schriftsätze bereithalten und Textbausteine zusammenfügen. Die Textbausteine sollten dabei in einem passenden Textbausteinprogramm verwaltet werden. Im besten Fall ist die Antwort sogar dahingehend automatisiert, dass relevante Dokumente automatisch mit den passenden Textbausteinen versehen und an die Mandanten weitergeleitet werden.
Terminplanung und -erstellung
Auch in diesem Bereich liegen die Vorteile von Automatisierung auf der Hand. Optimierungsmöglichkeiten beginnen hier bei mittlerweile gängigen Tools, wie z.B. Doodle, in denen eine zeitliche Abfrage aller Meetingpartner den bestmöglichen Termin herausfindet. Darüber hinaus gibt es enorm praktische Tools, bei denen der Mandant beispielsweise online einen Termin mit dir vereinbaren kann. Die Synchronisierung des Kalenders findet dabei passende Zeiten für ein Meeting heraus. Nach erfolgreicher Buchung wird der Termin deinem Kalender hinzugefügt und der Mandant erhält eine automatische Bestätigung mit anschließender Terminerinnerung.
Praktische Vorteile durch die Automatisierung der Anwaltskanzlei
Besonders in diesen Bereichen lässt sich viel Zeit und damit Geld durch Automatisierung sparen:
– Kanzleiorganisation (Mitarbeitermanagement etc.),
– Postverwaltung (Eingang sowie Ausgang),
– automatisierte Dokumentenerstellung,
– allgemeine Mandatsbearbeitung insb. Kommunikation,
– Aktenmanagement
Kanzleisoftware als Rückgrat der Automatisierung
Um Automatisierungsprozesse bestmöglich umzusetzen, eignet sich selbstverständlich die passende Software. Kanzleimanagement-Software, wie die von Legalvisio bietet eine ganze Reihe an Features, die zur Prozessautomatisierung und -optimierung beitragen.
Durch die Digitalisierung von Kanzleiakten ist das Vergessen von Akten adé. Die digitale Cloudspeicherung macht den Zugriff auf alle Akten vollständig unabhängig davon, wo du dich befindest.
Es steht ein wichtiges Meeting an und von einem Teilnehmer, der noch nicht in der Konferenz ist werden vergeblich die Kontaktdaten gesucht. Die Software von Legalvisio, die alle Kontaktdaten speichert und für berechtigte Personen zugänglich macht, verhindert ein solches Szenario.
„Wer war denn zuständig dafür, die Fristverlängerung für das Verfahren zu beantragen?“ Mangelhafte Absprache kann, insbesondere bei Fristeinhaltungen, verheerende Konsequenzen haben. Umso praktischer ist es, dass das Dashboard von Legalvisio Transparenz in Sachen Aufgaben und Terminen schafft.
Durch die Nachverfolgung der Zahlungshistorie einzelner Mandanten in der Software können unlukrative Mandate herauskristallisiert werden. Gleichzeitig bietet die Legalvisio-Kanzleibuchhaltung einen hervorragenden Überblick über den kanzleiinternen Haushalt.
Implementierung
Implementieren lässt sich die Software ist übrigens ganz einfach. Weil Legalvisio cloudbasiert funktioniert, ist noch nicht mal eine Hardware notwendig. In wenigen Minuten ist die Software auf den Endgeräten der Kanzleimitarbeitenden installiert und der Startschuss für die Automatisierung gegeben.
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