Mitarbeitermotivation
Digitalisierung der Kanzlei
Digitalisierung wagen bedeutet, die eigene Komfortzone zu verlassen. Nicht nur für Führungskräfte, sondern auch für die Mitarbeiter. Werden digitale Lösungen und Legal Tech Anwendungen angeschafft, ist immer häufiger zu beobachten, dass diese nur zögerlich oder gar nicht genutzt werden. Die erfolgreiche Digitalisierung des Arbeitsplatzes funktioniert jedoch nicht ohne die Mitarbeit des gesamten Teams. Sind nicht alle bereit und motiviert, ihre Arbeitsprozesse und das eigene Mindset zu digitalisieren, ist eine erfolgreiche Umsetzung von Digitalisierungsprozessen nur schwer möglich. Die Durchsetzung von Veränderungen gegen die Widerstände der eigenen Mitarbeiter ist eine Kraftanstrengung, die auch mit dem Risiko des Scheiterns oder des Verlustes geschätzter Angestellter einhergehen kann. Wie also lässt sich das gesamte Team für die Digitalisierung der Kanzlei motivieren?
Im Überblick:
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1. Gründe für Widerstände
Wenn sich am Arbeitsplatz Widerstand gegen Veränderungen formiert, hat dieser selten einen fundamentalen Charakter. Am Anfang von Veränderungen steht vielmehr häufig die Angst vor dem Unbekannten: Angst vor neuen Arbeitsrealitäten, Angst vor der eigenen Obsoleszenz, Angst vor dem Druck, sich neu anpassen zu müssen und Angst vor der kritischen Auseinandersetzung mit den eigenen Gewohnheiten. Auch wenn diese Widerstände auf den ersten Blick wenig nachvollziehbar erscheinen – schließlich ist das moderne Arbeitsleben von dynamischen Veränderungen geprägt – so ist es unerlässlich, diese Ängste ernst zu nehmen. Besonders die Angst, selbst überflüssig zu werden, begründet oft Widerstände gegen Digitalisierungsprozesse. Dabei ist eine erfolgreiche Digitalisierung der Kanzlei erst die Grundlage, langfristig am Markt überleben zu können. Sie gefährdet also nicht den eigenen Arbeitsplatz, sondern sichert ihn vielmehr ab. Der Schlüssel, Offenheit für die Transformation der Arbeitsplätze zu schaffen, liegt also im Aufzeigen von ihrer Notwendigkeit und den Vorteilen für die eigene Arbeitsrealität.
2. Welche Arten der Motivation gibt es?
In der Motivationsforschung wird zwischen intrinsischer und extrinsischer Motivation unterschieden. Während intrinsische Motivation durch innere Faktoren wie Interesse oder Freude an einer Tätigkeit entsteht, ist die extrinsische Motivation von externen Faktoren abhängig. Wird ein nachhaltiger Veränderungsprozess in einem Unternehmen oder einer Kanzlei angestrebt, so sollte das Ziel die Förderung intrinsischer Motivation im Team für diese Veränderung sein. Nur so kann, ohne den konstanten Druck durch äußere Anreize Motivation schaffen zu müssen, eine Veränderung aufrechterhalten werden.
Wie aber lässt sich diese intrinsische Motivation erzeugen?
Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern konkret auf, welche positiven Auswirkungen die Digitalisierung der Arbeitsprozesse auf ihren Alltag haben kann. Digitalisierung knüpft heute üblicherweise an standardisierte und repetitive Prozesse an. Diese Prozesse zeichnen sich oft dadurch aus, dass ihre Repetition langweilt und zugleich viel Zeit in Anspruch nimmt. Entsprechend unbeliebt ist die Erledigung dieser Aufgaben. Mithilfe von Digitalisierung können diese unbeliebten, repetitiven Prozesse digital „ausgelagert“ werden. Die Folge ist mehr Zeit für kreativere oder fordernde Aufgaben und ein stärkerer Fokus auf die Bedürfnisse des Mandanten.
Zudem ermöglicht Digitalisierung die Konzentration auf das Wesentliche. Eine gut funktionierende Kanzleisoftware schafft Struktur und einen organisierten Arbeitsablauf. Termine, Wiedervorlagen, Fristen, Schriftverkehr werden automatisiert verwaltet. So bleibt auch hier mehr Zeit für den Fokus auf die Mandatsarbeit oder eröffnet die Möglichkeit sich im stressigen Alltag Freiräume nehmen zu können.
3. Vorurteile abbauen
Fördern Sie das Verständnis Ihrer Mitarbeiter für diese neue Arbeitsrealität. Bringen Sie beispielsweise Digitalisierungsskeptiker mit -befürwortern ins Gespräch. Ein Austausch auf Augenhöhe und das Aufzeigen der Vorteile von Digitalisierung auf kollegialer Ebene hilft beim Abbau dieser Vorurteile und fördert die Bereitschaft bei der digitalen Transformation mitzuwirken.
„Digitalisierung – das ist doch nur ein Trend“ oder „Das haben wir immer schon so gemacht – hat ja auch funktioniert“. Mit dieser Einstellung werden große Digitalisierungsprojekte gerne hinter vorgehaltener Hand belächelt. Mit den tiefgreifenden Veränderungen, die die digitale Transformation am Arbeitsmarkt schon jetzt bewirkt hat, ist jedoch klar: Digitalisierung ist kein Trend, es ist die Zukunft.
4. Mit gutem Beispiel vorangehen
Erfolgreiche Kanzleidigitalisierung funktioniert am besten von „oben nach unten“. So wie Sie und Ihre Führungskräfte die Avantgarde jeder internen progressiven Veränderung sind, müssen Sie auch beim Thema Digitalisierung mit gutem Beispiel vorangehen. Sehen Ihre Mitarbeiter erst die positiven Auswirkungen auf Ihren Arbeitsalltag, werden Widerstände und Vorurteile abgebaut und die Motivation, die Veränderungen im eigenen Alltag anzunehmen steigt. Binden Sie das Kanzleiteam außerdem in Digitalisierungsprozesse ein. Zur Förderung intrinsischer Motivation können Erfolgserlebnisse einen gewichtigen Beitrag leisten. Es bietet sich beispielsweise an, im Rahmen eines „Digitalisierungsgesprächs“ die individuellen Wünsche Ihrer Mitarbeiter im digitalen Transformationsprozess zu besprechen und einen daran orientierten Aktionsplan festzulegen. Wünscht sich ein Mitarbeiter mehr Autonomie oder einen besser strukturierten Arbeitsalltag, kann die Umsetzung dieser Bedürfnisse mithilfe neuer digitaler Prozesse in Aussicht gestellt werden. Eine enge Betreuung und das Festlegen erreichbarer Ziele lassen Erfolge messbar werden und fördern so die intrinsische Motivation.
Weitere Infos zur Kanzlei-Digitalisierung: Digitalisierung einer Kanzlei
5. Faktoren für extrinsische Motivation gezielt setzen
Während intrinsischer Motivation im langfristigen Transformationsprozess eine tragende Rolle zukommt, kann extrinsische Motivation besonders in den Anfängen helfen, den Transformationsprozess anzustoßen. Faktoren für extrinsische Motivation können hier beispielsweise Belohnungen für den Einsatz neu angeschaffter Legal Tech Produkte sein. Schulungen könnten in einen Betriebsausflug an einen attraktiven Seminarort ausgelagert werden. Besonderes Engagement für die digitale Transformation sollte in regelmäßigem Feedback anerkannt und belohnt werden. Die Möglichkeiten sind hier vielfältig. Entscheidend ist jedoch der gezielte Einsatz dieser Motivationsfaktoren. Wie schon zuvor betont, ist es wichtig, nachhaltige Veränderungen langfristig durch intrinsische Motivation zu steuern.
6. Learning by Doing
Innovation entsteht nicht über Nacht. Die digitale Transformation ist ein Prozess, dessen Ende nicht abzusehen ist. Folglich ist es auch nicht erforderlich, dass alle Mitarbeiter die neue Software oder den neuen Prozess sofort erfolgreich umsetzen. Bedingt durch die individuellen Bedürfnisse und Wissensstände, ist ein Klima der Offenheit essenziell für eine erfolgreiche Umsetzung. Trial-and-Error, Kritikoffenheit und Transparenz bilden die Grundlage für eine moderne Kanzleikultur. Daher sollte der Transformationsprozess von einem konstanten Dialog über Herausforderungen und Erfolge begleitet werden. Anhand dieses Dialoges können dann individuelle Anpassungen vorgenommen werden und bei Defiziten intensiver geschult werden. Diese Offenheit signalisiert den eigenen Mitarbeitern Vertrauen, was sich wiederum positiv auf die intrinsische Motivation auswirkt.
7. Fazit
Eine Kanzlei erfolgreich digital zu transformieren, ist Teamwork. Nur gemeinsam können Veränderungsprozesse erfolgreich umgesetzt werden. Dabei sind intrinsische, wie extrinsische Faktoren für die Mitarbeitermotivation von hoher Relevanz: Ängste vor Digitalisierung müssen ernst genommen, die Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes aufgezeigt werden. Der Transformationsprozess muss für eine erfolgreiche Umsetzung von einem konstanten Dialog und einem Klima der Offenheit begleitet werden. Schaffen Sie es, Ihre Mitarbeiter so für die Digitalisierung zu begeistern, werden sie die Veränderungen mittragen und erfolgreich umsetzen.
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Als Einzelanwältin bin ich für meine Mandanten am besten per E-Mail erreichbar. Dabei ist es sehr hilfreich, dass sich sämtliche Korrespondenz ganz einfach der jeweiligen Akte zuordnen lässt.
Häufig gestellte Fragen zur Mitarbeitermotivation
Die Digitalisierung einer Kanzlei scheitert dann, wenn die neuen, optimierten Arbeitsweisen nicht verstanden oder umgesetzt werden, wenn sie nicht im Alltag eines jeden Mitarbeiters etabliert werden. Gleichzeitig liegt der größte Widerstand gegen Digitalisierungsprozesse meist bei den Mitarbeitern, die aus ihren Routinen und gewohnten Abläufen herausgerissen werden. Um die Kanzlei trotzdem erfolgreich zu digitalisieren, muss diese Hürde daher überwunden werden, indem die Mitarbeiter bei der Hand genommen werden und zur Umstellung auf digitale Arbeitsweisen motiviert werden.
Es gibt zwei verschiedene Arten der Motivation: Intrinsisch und extrinsisch. Extrinsische Motivation, also die Motivation durch äußere Faktoren, erleichtert den Start und die Annahme des Digitalisierungsprojekts. Durch intrinschische Motivation, Motivation von innen, sorgt man für eine nachhaltige Entwicklung.
Intrinsische Motivation schafft man insbesondere dadurch, den Mitarbeiter aufzuzeigen, welche Vorteile die Digitalisierung der Kanzlei für sie persönlich hat. Vor allem werden monotone Arbeiten erleichtert und es bleibt mehr Zeit für die richtigen Aufgaben. Es ist wichtig, die Digitalisierung von oben nach unten zu leben und so zu Zeigen, wie auch die Führungspersönlichkeiten sich umstellen und von den optimierten Prozessen profitieren. Es sollte während der gesamten Entwicklung ein kritikoffenes Klima herrschen und die Meinungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter ernstgenommen werden.
Extrinsische Motivation kann sehr gezielt eingesetzt werden, um den Start des Digitalisierungsprozesses zu erleichtern. Faktoren für extrinsische Motivation können hier beispielsweise Belohnungen für den Einsatz neu angeschaffter Legal Tech Produkte sein. Schulungen könnten in einen Betriebsausflug an einen attraktiven Seminarort ausgelagert werden. Besonderes Engagement für die digitale Transformation sollte in regelmäßigem Feedback anerkannt und belohnt werden. Die Möglichkeiten sind hier vielfältig. Entscheidend ist jedoch der gezielte Einsatz dieser Motivationsfaktoren. Wie schon zuvor betont, ist es wichtig, nachhaltige Veränderungen langfristig durch intrinsische Motivation zu steuern.
